5. Составление плана мониторинга

(См. Таблицу контроля за исполнением целей и задач программы) – завершающий этап планирования усилий по мониторингу/контролю деятельности. В плане мониторинга должны быть описаны следующие элементы:

• Цели («Эффект»), задачи («Результат»), непосредственные результаты («Выход»), деятельность (планируемые мероприятия), необходимые ресурсы («Вход») сформулированные в форме ожидаемых результатов;

• Показатели достижения результатов для каждой из указанных выше категорий. Описание каждого показателя должно содержать:

1. согласованное определение всех терминов, которые могут толковаться по-разному;

2. единицу измерения;

3. точку отсчета и целевое значение;

4. источник или источники данных;

5. метод или методы сбора данных;

6. периодичность или сроки сбора данных;

7. ответственных за сбор данных;

8. ответственных за анализ данных;

9. пользователей информации.

• Примерную смету расходов на осуществление мониторинга.

Приведенная ниже таблица позволяет обобщить получаемые данные и оперативно отслеживать прогресс в реализации запланированной деятельности и достижении запланированных результатов. В дополнение к таблице и плану обычно разрабатывается инструкция по мониторингу, которая описывает, кто, как, когда и каким образом собирает, обрабатывает и использует необходимую для своевременного принятия решений информацию. Часто в инструкции содержится также пояснение, почему были выбраны именно такие показатели для контроля за достижением желаемых результатов.

В заключение хотелось бы отметить, что разработка системы контроля – дело творческое и сугубо индивидуальное. Готовых рецептов нет – есть только набор инструментов, которые нужно использовать исходя из масштабов деятельности организации, имеющихся ресурсов, требований доноров, квалификации сотрудников и т.п. Основной принцип этой работы – принцип «необходимо и достаточно». Чем проще система, тем легче ее использовать.

ТАБЛИЦА КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ЦЕЛЕЙ И ЗАДАЧ ЗАПЛАНИРОВАННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ	ПОКАЗАТЕЛИ ВЫПОЛНЕНИЯ	БАЗОВЫЙ ПЕРИОД (До начала деятельности)	ПЕРИОД ПЛАНИРУЕМОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
			ПЕРИОД 1		ПЕРИОД 2		ПЕРИОД 3
			План	Факт	План	Факт	План	Факт
Цель	1. 2.
Задача 1	1. 2.
Непосредственный результат 1	1. 2.
Деятельность 1	1. 2.
Ресурсы 1	1. 2.
Задача 2	1. 2.
Непосредственный результат 2	1. 2.
Деятельность 2	1. 2.
Ресурсы 2	1. 2.

Пошаговая схема стратегических изменений (John M. Bryson. Strategic Planning for Public and Nonprofit Organizations: A Guide to Strengthening and Sustaining Organizational Achievement. Jossey-Bass Publishers, 1995. Стр. 24-25)

Тенденции макросреды: - политические - экономические - социальные - технологические - образовательные - экологические

Группы, от которых зависят ресурсы: - клиенты - доноры - члены - местные жители - власти - поставщики услуг

Конкуренты: - характер конкуренции Партнеры: - характер партнерства

4А. Внешняя среда

2. Распоряжения

1. Первоначальное соглашение «Планирование планирования»

5. Стратегические вопросы - прямой подход - целевой подход - подход «видение» успеха - косвенный подход

3. Миссия / ценности, определенные заинтересованными лицами

Ресурсы: - сотрудники - информация - финансы - знания и технологии - оргкультура и пр.

Процессы: - стиль руководства - внутренние коммуникации - методы принятия решений, достижения целей, поддержания связи с клиентами и пр.

Практическая работа: - показатели - результаты - история деятельности

6. Формулировка стратегии

7. Внесение изменений в план и стратегию

8. Описание будущего организации («видение успеха»)

9. Реализация

10. Оценка процесса разработки стратегии и планирования

Заинтересованные лица: -внешние - внутренние

4Б. Внутренняя среда

Стратегическое планирование

Менеджмент

Возможности и угрозы

Силы и слабости

NB: Цифры на схеме указывают порядок действий.

О РГАНИЗАЦИЯ И КООРДИНАЦИЯ.