4.4 Автоматизация расчетов с персоналом по оплате труда.

Прикладные программы автоматизации учета труда и зара­ботной платы (УТ3П) появились одними из первых при автома­тизации бухгалтерских задач. Основными предпосылками для этого послужили большая трудоемкость сбора, регистрации и обработки информации, сложность выполняемых расчетов, раз­нообразие форм входной и выходной информации. Варианты реализации задач автоматизации УТ3П могут быть разными ­от создания отдельного модуля в рамках интегрированного па­кета до разработки самостоятельной программы, реализующей механизм передачи проводок в раздел сводного учета.

Особенности учета зарплаты в сельскохозяйственных орга­низациях требуют использования дополнительных модулей. Все расчеты выполняются последовательно и в строгом соот­ветствии с трудовым законодательством. При настройке систе­мы в параметры закладываются действующие ставки налогов и взносов.

В ОАО «Вилейский райагросервис» используется программа по УТЗП «Заработная плата». Главное меню включает следующие разделы: «Ведение справочной информации», «Ввод исходной информации», «Расчет заработной платы», «Технологические операции», «Сервисные функции».

Автоматизация комплекса задач УТ3П в программе «Заработная плата» предусматривает использование следу­ющих справочников: «Справочник подразделений», «Ведение словарей» «Справочник сотрудников», «Коды начислений и удержаний», «Справочник входимости», «Календарь рабочих дней», «Постоянные доплаты и удержания », «Информация о детях», «Поиск сотрудников».

Данные справочника «Сотрудники» являются основой всей базы данных по заработной плате. В нем каждому сотруднику присваивается уникальный табельный номер, проставляются личные данные (дата рождения, паспортные реквизиты, до­машний адрес, льготы по налогам, отметка о членстве в профсо­юзе, дата принятия на работу, номер лицевого счета в сбербанке, оклад или тарифная ставка, вид оплаты, код затрат).

Из справочника кодов начислений и удержаний задается перечень видов постоянных начислений и удержаний. Начисления и удержания по каждому работнику (лицевые счета) за 12 предшествующих месяцев хранятся в системе в от­дельных файлах, участвуют в расчетах сумм отпускных, боль­ничных, премий по итогам работы за год, перерасчетах и т.д.

Раздел «Ввод исходной информации» выполняет следующие функции: ввод разовых доплат и удержаний, ввод листков нетрудоспособности, больничные совместителей, ввод сумм по нарядам, ввод табеля планируемого времени, ввод табеля рабочего времени, ввод начислений по заданному коду, ввод удержаний по заданному коду, ввод дополнительного заработка для подоходного налога. Система «Заработная плата» предусматривает расчет по­временной заработной платы, премий, доплат, авансов, удер­жаний из заработной платы сотрудников, Ф3П. Ведется учет всех видов заработной платы по сотрудникам организации, а также в разрезе структурных подразделений с автоматичес­ким формированием проводок и получением платежных и свод­ных документов. Расчет может осуществляться по каждому работнику, по отобранной группе работников либо организации в целом на ос­новании набора алгоритмов расчета. В этом разделе обрабатывается вся информация по начислениям и удержаниям без расчета налогов, взносов, алиментов, штрафов и почтовых сборов.

Расчет налогов производится в разделе «Расчет заработной платы», который состоит из следующих функций: начисление аванса, начисление премии и приработка, начисление индексации, начисление индексации детских пособий, удержание налогов, просмотр лицевых счетов, печать документов, отпускные в календарных днях. При помощи функции «Печать документов» можно распечатать следующие выходные документы: ведомость на выплату заработной платы, ведомость на перечисление заработной платы в сбербанк, лицевые счета, все виды сводных ведомостей, расчетные листки, своды для планового отдела, расчетные ведомости и т.д (Приложения 28-32).

С помощью раздела «Технологические операции» можно выполнить перемещение сотрудников из одного подразделения в другое, удалить исходную информацию, удалить лицевые счета, настроить таблицы налогообложения, настроить принтеры.

Программа «Заработная плата» является не очень удобной, так как набор каждого шифра начислений и удержаний производится полностью по всем работникам подразделения в один этап. Более удобно было бы обрабатывать в один этап информацию по каждому работнику по всем шифрам начислений и удержаний. Это позволило бы сократить количество технических ошибок при наборе информации и время на проверку информации. Также неудобством является то, что счета учета затрат проставляются в справочнике сотрудников и заработная плата по работнику полностью за каждый месяц относится на один счет затрат. Это целесообразно только для административно-управленческого персонала и для работников, выполняющих работы для одной службы. В связи с тем, что работники других подразделений могут в течении месяца выполнять работы другим службам и на сторону, нету возможности отнести заработную плату на другие счета затрат. Эту работу приходиться выполнять вручную, что требует дополнительных затрат времени.