5.2. Общая характеристика системы внутрихозяйственного контроля расчетов с персоналом по оплате труда.

Устойчивое финансовое положение организаций является необходимой предпосылкой эффективной их деятельности в условиях формирования рыночных отношений. Для этого следует обеспечить рациональное использование всех имеющихся видов ресурсов. Важную роль в решении этой задачи играет внутрихозяйственный контроль.

Внутрихозяйственный контроль выступает как самостоятельная функция управления внутри предприятия, отличается глубиной и точностью, поскольку осуществляется там, где находится центр тяжести управления. Субъектами этого вида контроля являются финансовая, бухгалтерская, юридическая и другие функциональ­ные службы предприятий и организаций в пределах определенных полномочий и имеющейся компетенции. Внутрихозяйственный контроль должен осуществляться на предприятии в соответствии с утвержденными Положениями о функциональных отделах (структурных подразделениях субъекта хозяйствования), а также с имеющимися функциональными обязанностями специалистов отделов предприятий и организаций. Главное назначение внутрихозяйственного контроля - непрерывное наблюдение за эффективностью финансово-хозяйственной, снабженческо-сбытовой и производственной деятельности, обеспечение сохранности денежных средств и материальных ценностей, устранение причин и условий, порождающих бесхозяйственность и хищения.

Внутрихозяйственный контроль способствует своевременному выявлению и устранению факторов, причин и условий, которые не способствуют эффективному ведению производства и достижению поставленной цели. Он помогает скорректировать деятельность субъектов хозяйствования и их структурных подразделений, дает возможность установить, какие именно службы и отделы организации, а также направления ее деятельности не способствовали достижению намеченных целей и повышению результативности работы.

Задачами внутреннего контроля является:

1. Существование или возникновение – в системе внутреннего контроля следует исключить возможность отражения в бухгалтерском учете и отчетности несуществующих операций активов и пассивов;

2. Авторизация (разрешенность) – система контроля должна включать процедуру получения разрешения по наиболее важным операциям у уполномоченных лиц, что позволит обеспечить исполнение лишь тех операций, на которые имеются разрешение руководителя;

3. Полнота – все операции, имевшие место в отчетном периоде, а также существующие активы и пассивы необходимо правильно отразить.

4. Оценка – система внутреннего контроля должна предотвратить ошибки в оценке активов и обязательств, подсчете и записи сумм по операциям в документах и учетных регистрах;

5. Точность – для правильности составления бухгалтерской отчетности операции и остатки по счетам надо точно записать в соответствии с планом счетов клиентов;

6. Контроль активов – система внутреннего контроля должна обеспечить уверенность в том, что активы организации поддерживаются в соответствующем состоянии, доступ к материальным и нематериальным активам, надлежащим образом контролируется

На первом этапе внутрихозяйственный контроль в ОАО «Полоцкий агросервис» осуществляет руководитель организации. Он следит за выполнением субъектами контроля своих функций, принимает необходимые меры к нерадивым работникам и обоснованно решает другие вопросы, связанные с осуществлением контроля.

Велика роль главного бухгалтера предприятия, который, имеет право второй подписи документов, обеспечивает систематический контроль за рациональным, экономным использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Совместно с руководителями других подразделений главный бухгалтер обязан тщательно контролировать: правильность установления должностных окладов; соблюдение инструктивных указаний директивных органов о порядке проведения инвентаризации статей баланса и отражение ее результатов в учете и другое.

Значительный объем работ по внутрихозяйственному контролю возлагается на бухгалтера по оплате труда. Функции контроля он осуществляет по основным направлениям деятельности непосредственно на стадиях оформления и приемки первичных документов, а также их отражение в учетных регистрах.

Субъектами внутрихозяйственного контроля является также главный экономист и работники планово- экономической службы, осуществляющие систематическое наблюдение за правильностью применяемых норм выработки и сдельных расценок, договорных цен и тарифов и т.д.

Кроме выше перечисленных, ОАО «Полоцкий агросервис» внутрихозяйственный контроль осуществляется и ревизионной комиссией, состав которой избирают на заседании Общего собрания акционеров. По результатам данного заседания составляется протокол (прил. 29). Поря­док избрания и число членов ревизионной комиссии определяется уставом акционерного общества. В ревизионную комиссию могут быть избраны только члены акционерного общества, которые не являются лицами, служебная деятельность которых подвергается проверке ревизионной комиссией.

Председателя же избирают непосредственно на заседании ревизионной комиссии, в результате которого также составляется протокол (прил. 30). Председатель и члены ревизионной комиссии, не оправдавшие доверия членов акционерного общества, могут быть отозваны досрочно по решению общего собрания.

На ревизионную комиссию в ОАО «Полоцкий агросервис» возложены следующие задачи:

- контроль за соблюдением устава акционерного общества, правил внутреннего распо­рядка, законности договоров и хозяйственных операций;

- контроль за сохранностью имущества, расходованием денежных средств и товарно-материальных ценностей, правильностью учета, отчетности и расчетов с ра­ботниками предприятия;

- контроль за своевременным рассмотрением администрацией и должностными лицами жалоб и заявлений членов акционерного общества.

Ревизионная комиссия проводит ежегодно ревизии хозяйственно-финансовой деятельности акционерного общества, периодически проверяет хозяйственную деятельность внутрипроизводственных подразделений и дает свое заключение по годовому отчету предприя­тия. В этом заключении в краткой форме ревизионная комиссия из­лагает целевой характер использования средств в процессе уставной деятельности предприятия и подтверждает реальность важнейших показателей годового отчета. Источниками данных для подготовки такого заключения служат план производственно-социального раз­вития, записи по соответствующим счетам бухгалтерского учета и формам годового отчета, материалы текущих и годовой ревизий и проверок.

Ревизионная комиссия имеет право:

проверять правильность использования и сохранность продук­ции, материально-технических и денежных средств, зданий, сооружений и другого имущества;

требовать необходимые для проверки документы от должностных лиц; принимать участие в ревизиях и проверках хозяйственно-финансовой деятельности, проводимых контролирующими органами;

принимать жалобы и заявления от работников на неправильные действия должностных лиц и принимать по ним необходимые меры;

при выявлении растрат, хищений и других злоупотреблений че­рез орган управления акционерным обществом принимать меры по взысканию причиненного ущерба и привлечению виновных лиц к ответственности;

вносить по результатам ревизий и проверок предложения на рассмотрение общего собрания акционеров.

На основании выше изложенного можно сделать вывод о том, что ревизионная комиссия в ходе своей деятельности может выносить на повестку дня проверку деятельности любого работника бухгалтерии, не является исключением и бухгалтер по оплате труда. Так, 20 апреля 2006 года проходило заседание ревизионной комиссии, в результате был составлен протокол (прил.31). На повестку дня выносились следующие вопросы: проверка правильности начисления отпускных и пособия по временной нетрудоспособности. В ходе проверки не было выявлено отклонений от установленных законодательством норм.

Результаты деятельности ревизионной комиссии наиболее полно освещаются в ее отчете (прил. 32).

Организация деятельности ревизионной комиссии в ОАО «Вилейский райагросервис», как и самого внутрихозяйственного контроля находится, на наш взгляд, не на должном уровне. Во-первых, на предприятии не разрабатываются должностные инструкции работников, обеспечивающие равномерность нагрузки учетного аппарата в течение месяца и позволяющие более эффективно осуществлять контроль за их деятельностью. Во-вторых, не особо эффективно осуществляет свою деятельность ревизионная комиссия, поэтому ее работа на Общем собрании акционеров признана удовлетворительной.

Мы согласны с мнением В.И. Евдокимович, что по значимости для внутрихозяйственного контроля на первое место следует поставить прием документации. Вторым для контроля по значению приемом является инвентаризация, включающая проверку всех статей баланса. Большое контрольное значение имеет закономерная связь между синтетическими счетами и открытыми в их развитие аналитическими счетами, между синтетическими счетами и главной книгой субъекта хозяйствования, а также между главной книгой и балансом. Все указанные связи служат усилению внутрихозяйственного контроля, необходимого для получения достоверной информации для управления. А также с мнением В.В. Бурцева, согласно которому ключевым условием успешного функционирования системы внутрихозяйственного контроля организации является соблюдение принципов эффективности – основных правил, охватывающих контрольную деятельность в целом. Автор выделяет десять принципов, среди которых принцип ответственности, сбалансированности, постоянства, разделения обязанностей и др.

Для организации работы службы внутрихозяйственного контроля важно четко определить сферу ее деятельности. Этого можно достигнуть, по мнению Г. Шостик, разработав в организации Положение о службе внутрихозяйственного контроля, которое позволит закрепить ее структуру, задачи, функции и др. Мы присоединяемся к мнению автора и предлагаем разработать данное положение (прил. 33).