4.2 Организация внутрихозяйственного контроля на предприятии по формированию и использованию фонда оплаты труда.

Внутрихозяйственный контроль - один из важнейших видов экономического контроля. Систематически осуществляемый в пределах своей компетенции руководителем и специалистами предприятия, он позволяет вовремя выявить отклонения в выполнении планов, факты хищений и злоупотреблений, если они имели место. Такой контроль осуществляется, как правило, без особого контрольно- ревизионного аппарата и требует незначительных расходов, поэтому он наиболее эффективен.

В системе управления предприятия внутрихозяйственный контроль играет двойственную роль: функции управления (контроль за темпами роста производительности труда, оплаты и т.д.); элемента управленческой экономической работы (контроль норм выработки, требования качества, выполнением объемом работ и т. д.).

Объект внутрихозяйственного контроля – это то, что подлежит проверке; под субъектом подразумевают должностных лиц, службы, проверяющие тот или иной объект.

Внутрихозяйственный контроль направлен на повышение эффективности предприятия, на борьбу с бесхозяйственностью, расхищениями, злоупотреблениями и нарушениями.

Практика свидетельствует, что в КСУП «Ботвиново» должным образом налажен внутрихозяйственный контроль.

Директор предприятия, утверждает должностные инструкции соответствующих работников предприятия, устанавливает каждому лицу, звену аппарата управления круг контролируемых вопросов. Он следит за выполнением субъектами контроля контрольных функций, принимает необходимые меры к нерадивым работникам и обоснованно решает другие вопросы, связанные с осуществлением контроля.

На предприятии разрабатываются должностные инструкции т.е. распределение обязанностей между работниками (Приложение ?).

Это необходимо для контрольности в работе подчиненных, а также, чтобы не дублировались функции разных должностных лиц.

Велика роль главного бухгалтера предприятия, который, имеет право второй подписи документов, обеспечивает систематический контроль за рациональным, экономным использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Совместно с руководителями других подразделений главный бухгалтер обязан тщательно контролировать: правильность установления должностных окладов; соблюдение инструктивных указаний директивных органов о порядке проведения инвентаризации статей баланса и отражение ее результатов в учете и другое.

Значительный объем работ по внутрихозяйственному контролю возлагается на работников службы учета - центральной бухгалтерии. Функции контроля они осуществляют по основным направлениям деятельности непосредственно на стадиях оформления и приемки первичных документов, а также их отражение в учебных регистрах.

Субъектами внутрихозяйственного контроля является также главный экономист и работники планово- экономической службы, осуществляющие систематическое наблюдение за правильностью применяемых норм выработки и сдельных расценок, договорных цен и тарифов и т.д.

Важную роль в осуществлении внутрихозяйственного контроля играют руководители структурных подразделений - бригадиры, которые систематически следят за выполнением заданий по производству продукции.

Большую работу выполняют ревизионные комиссии, осуществляющие контроль за хозяйственной и финансовой деятельностью правления и отдельных должностных лиц.

Объекты и субъекты тесно связаны между собой и взаимообусловлены. Так эффективность использования тракторного парка зависят от умелых действий бригадиров тракторных (тракторно- полеводческих) бригад; правильная организация оплаты труда предполагает недопущение приписок работ руководителями структурных подразделений.

Главный бухгалтер предприятия требует от руководителей бригад, а в необходимых случаях и от руководителя предприятия принимал меры к повышению эффективности использования средств и проведения мероприятий по усилению контроля за правильностью применения норм и нормативов.

Для участия в ревизиях и проверках привлекаются специалисты предприятия, а при необходимости - и квалифицированные работников сторонних организаций.

В КСУП «Ботвиново» разработана конкретная программа внутрихозяйственного контроля за формированием и использованием средств на оплату труда, которая предусматривает подробный перечень проверяемых вопросов, сроки проверки и фамилии исполнителей.

Проверяющим надо знать систему первичного учета труда и его оплаты, порядок сводки и группировки первичных документов. Учет выполненных работ, отработанного времени на предприятии осуществляют руководители бригад.

Первичными документами являются: книжка бригадира по учету труда и выполненных работ, учетный лист тракториста- машиниста и другие. Учет использования рабочего времени ведется в табелях.

При ревизии и проверках обращают внимания на соответствия документов по учету затрат труда и его оплаты типовым, которые позволяют лучше контролировать эти показатели.

Необходимо обосновать планирования и использования фонда заработной платы (оплаты труда) по целевому назначению, затем приступить к проверке организации табельного учета рабочего времени, правильности применения дополнительной оплаты труда и премий.

Проверяют обоснованность установления стоимости продукции исходя из нормы производства.

Нормативы (расценки) рассчитываются в Унитарном предприятии по каждому виду работы (Приложения ???).

Более подробно рассмотрим контроль расчетов по оплате труда в следующем подразделе работы.

5.3 Общий порядок проведения ревизии на предприятии.

Ревизия представляет собой контрольное изучение ранее произведенных хозяйственных операций с точки зрения их законности, достоверности и экономической целесообразности.

Ревизия по времени осуществления относиться к последующему контролю и проводиться путем сплошной и выборочной проверки совершенных хозяйственных операций по данным первичных документов, записей в учетных регистрах и отчетности. Она объединяет в себе фактический и документальный контроль, что позволяет наиболее полно и глубоко проверить результаты производственной и хозяйственной деятельности предприятия, эффективность использования находящихся в их распоряжении материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

В отличии от других способов хозяйственного контроля ревизия имеет четкий правовой статус, определяющий границы ее распространения, сроки проведения, права и обязанности лицу, проводящих ревизию, и должностных лиц, деятельность которых проверяется, порядок оформления и рассмотрения результатов ревизии.

Ревизионная работа состоит из таких этапов, как подготовка к ревизии; организация и непосредственное проведение ревизии на объекте; оформление результатов ревизии; реализация материалов ревизии; контроль за выполнением решений, принятых по результатом ревизии.

В соответствии со сроками, предусмотренными планом, руководитель ревизующего органа заблаговременно назначает приказом комплексную или некомплексную ревизию деятельности предприятия. На основании приказа каждому члену ревизионной группы выписывается командировочное удостоверение с указанием цели командировки или специальное удостоверение.

По прибытию на ревизуемое предприятие руководитель ревизионной группы предъявляет руководителя предприятия приказ о проведении ревизии.

После этого производиться проверка кассовой наличности (инвентаризация кассы). При отсутствии кассира помещение кассы опечатывается.

Руководитель ревизуемого предприятия издает распоряжение, в котором указывается о том, что работники обязаны предъявить по требованию ревизора денежные средства и товарно-материальные ценности для их фактической проверки, а также первичные документы, учетные регистры, отчеты, сметы, служебную переписку и другие документы, давать в устной и письменной форме необходимые объяснения и справки: своевременно принимать необходимые меры для устранения выявленных недостатков и нарушений и т.д. При проведении комплексной ревизии руководитель предприятия созывает совещание с руководителями отделов, служб и структурных подразделений, на котором руководитель ревизионной группы представляет всех ее членов, сообщает о цели, задачах и программе ревизии.

Ревизор оповещает работников предприятия о начавшейся ревизии и ее сроках. Для этого на доске объявлений вывешивается объяснение о проведении ревизии, месте нахождения и времени работы ревизора.

Проведению документальной ревизии предшествует обследование предприятия. Для этого ревизионная группа изучает размещение аппарата управления, структурных подразделений, места хранения оборудования и т.п.

Ревизионное обследование является первым этапом проверки непосредственно на месте, и оно позволяет членам ревизионной группы установить недостатки в работе предприятия и отдельных его служб.

Во время обследования предприятия руководитель ревизионной группы решает, где и какие ценности следует подвергнуть контрольной инвентаризации.

Контрольные инвентаризации проводятся, как правило, в начале ревизии. Вместе с тем они широко применяются и в ходе ее осуществления, когда выявляются те или иные нарушения, недостатки или расхождения в документальных данных и возникает необходимость в использовании данного приема фактического контроля.

До начала проведения документальной ревизии следует ознакомиться с состоянием бухгалтеркого учета. Если имеются отставание в учете, то руководитель ревизионной группы (ревизор) совместно с руководителям и главного бухгалтера реквизируемого предприятия должен наметить мероприятия по его ликвидации. Одновременно с этим следует выслать всем поставщикам и покупателям, прочим дебиторам и кредиторам извещение о проводимой ревизии с просьбой сообщить о состоянии расчетов и имеющихся претензиях к ревизуемому предприятию.

После проведения подготовительной организационной работы на предприятии ревизор приступает к непосредственной ревизии, в ходе которой используются способы и приемы документального и фактического контроля.

Для систематизации материалов ревизии ревизор имеет рабочую тетрадь, в которой регистрируются вскрытые факты нарушений, злоупотреблений и другие недостатки в работе предприятия.

Результаты комплексной ревизии предприятия оформляются актом (Приложение ?). Акт составляется ревизорам. В нем излагаются результаты изучения всех вопросов, которые были поставлены в программе ревизии.

Акт состоит из вступительной (общей) и результативной (*исследовательской) частей. Во вступительной части указываются: полное наименование документа (акта), даже и место его составления; основание для проведения ревизии (дата и номер приказа о назначении ревизии, название организации, издавшей приказ), ее начало и окончание; состав ревизионной группы; наименование ревизуемого предприятия и период производственной и хозяйственно- финансовой деятельности, за который проводилась ревизия и т. д. Если в ревизуемом периоде произошла смена руководящих работников, в акте указывается фамилия лица, занимавшего ранее должность и время его работы, а также фамилия лица, назначенного на должность и дата назначения. Далее приводятся сведения предыдущей ревизии (кем проведена и за какой период деятельности предприятия).

Здесь также указывается, что ревизия произведена с ведома руководителя предприятия и в присутствии главного бухгалтера.

После этого приводятся краткие данные о ревизуемом хозяйстве, его организационной структуре в виде деятельности. Указываются также способы документальной проверки, какие операции (кассовые, банковские и т.д.) проверены сплошным способам, а какие – выборочным. В последнем случаи отмечают периоды, выбранные для проверки. Здесь также приводятся способы проведения инвентаризаций. Заканчивается вступительная (общая) часть акта стереотипной фразой «настоящей ревизией установлено следующее…», после чего следует изложение результативной (исследовательской) части.

Каждая ревизия- это отдельное самостоятельное исследование ревизора (группы ревизоров). В акте ревизии излагается результаты этого исследования.

Следовательно, построение и содержание акта зависят от результатов ревизии, поэтому дать какие- то конкретные рекомендации о его содержании для всех случаев и всех предприятий невозможно.

В акт ревизии должны включаться всесторонние проверенные и документально обоснованные факты нарушений, злоупотреблений, бесхозяйственности, порчи и недостач, излишнего списания материальных ценностей и т. д.

Вскрытые ревизией факты злоупотреблений, незаконного расходования средств и другие нарушения, включенные в акт ревизии, должны подтверждаться подлинными документами, копиями документов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справками, расчетами, ведомостями, аналитическими таблицами, объяснениями и т.д. Подлинные документы прилагаются к акту ревизии в тех случаях, когда они являются и средством преступления и доказательством совершенного злоупотребления.

В случаи обнаружения недостач, растрат, злоупотреблений и других недостатков материально-ответственные лица предоставляют ревизору письменные объяснения, которые прилагаются к основному акту ревизии.

Все приложения к основному акту ревизии обязательно нумеруются. В конце акта ревизии необходимо перечислить все приложения к нему.

В отдельном разделе акта излагается выполнение решений по результатам предыдущей ревизии.

Руководитель ревизионной группы, составив акт ревизии, до его перепечатки обязан ознакомить с ним руководителя предприятия и главного бухгалтера. Все замечания или возражения должны быть тщательно проверены ревизором, и в случаи необходимости вносятся изменения, дополнения или уточнения в черновой вариант акта.

Составив акт ревизии, руководитель ревизионной группы передает его на подпись руководителю предприятия и главному бухгалтеру. Если у них имеются возражения, они излагают их в объяснительной записке, и перед их подписями в акте ревизии делается запись: «Объяснения по акту ревизии прилагаются».

Акт ревизии, как правило, составляется в трех экземплярах, а при необходимости передачи материалов ревизии соответствующим органам (следственным и др.) плюс по одному экземпляру в каждый адрес. При вручении руководителю реквизируемого предприятия акта ревизии берется расписка, данная им на первом экземпляре акта: «Один экземпляр акта комплексной ревизии со всеми перечисленными в нем приложениями получил» (подпись и дата).

Результаты комплексной ревизии осуждаются на производственном совещании или собрании рабочих и служащих. Протокол обсуждения результатов проведенной ревизии прилагается к основному акту.

Ведущим ревизорам централизованного контрольно- ревизионного управления при комитете по сельскому хозяйству и продовольствию Гомельского облисполкома на основании приказа по управлению № 543 от 09.09.2004 года была проведена документальная проверка финансово-0 хозяйственной деятельности КСУП «Ботвиново» за период с 1 марта 2003 го по 1 сентября 2004 года.

Ревизия проводилась с ведомо директора КСУП «Ботвиново» Левковца В.М. в присутствии главного бухгалтера Макаренко В.И. по результатом ревизии был составлен Акт (Приложение ?).

Акт ревизии был обсужден в коллективе работников бухгалтерии и главных специалистов КСУП «Ботвиново».

Важным направлением совершенствования деятельности ревизоров является разработка обоснованных критериев оценки их работы. Для этого необходимо разработать систему показателей полноты, своевременности и оперативности выполнения работы, при этом целесообразно обеспечить единство совокупности показателей, их сравнимость.

Таким образом, подбор и расстановка кадров ревизоров, повышения их уровня знаний играют решающую роль в совершенствовании организации контроля и ревизии на сельскохозяйственных предприятиях.