Выбор полей для индексирования

В основном требуется индексировать поля, для которых часто осуществляется

поиск, сортировка или поля, объединенные с полями из других таблиц в

запросах. Однако иногда при использовании индексов действие замедляется,

например, при добавлении запросов составные индексы должны обновляться.

Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. Нельзя индексировать поля

с типом данных поле МЕМО, гиперссылка или объект OLE. Для остальных полей

индексирование используется, если выполняются следующие условия.

· Поле имеет текстовый, числовой, денежный тип или тип даты/времени.

· Не нужно осуществлять поиск значений в поле.

· Не нужно осуществлять сортировку значений в поле.

· Не нужно осуществлять сортировку различных значений в поле. Если

поле содержит много одинаковых значений, то применение индекса незначительно

ускорит работу запросов.

Составные индексы

Если предполагается, что сортировка или поиск двух и более полей одновременно

будет часто выполняться, можно создать составной индекс. Например, если для

одного и того же запроса часто устанавливается критерий для полей «Имя» и

«Фамилия», то для этих двух полей имеет смысл создать составной индекс.

При сортировке таблицы по составному индексу сначала осуществляется

сортировка по первому полю, определенному для данного индекса. Если в первом

поле содержатся записи с повторяющимися значениями, то сортировка

осуществляется по второму полю, определенному для данного индекса, и так

далее.

Предполагаемые действия

Определение индекса для одного поля

Определение составного индекса

Просмотр и редактирование индексов

84.

85. В ряде случаев поле может включать лишь определенные значения, которые иногда содержатся в заранее заданном списке, а иногда – в самом поле, вместе с произвольно вводимыми данными. Бывают ситуации, когда ввод данных можно упростить и ускорить за счет использования подстановок – ввода понятий, уже содержащихся в определенных полях, например элементов списков. В качестве таких списков могут служить таблица, запрос в этой же или другой базе данных или список, созданный пользователем для многократного применения.

Рассмотрим создание подстановки на следующем примере. В сформированную перед этим таблицу (см. рис. 3.20) надо ввести новое поле Фирмы. Оно должно заполняться за счет подстановки значений из таблицы Фирмы, которая содержится в той же базе данных.

Для создания подстановок используется мастер подстановок. Запустить его можно:

• в режиме конструктора таблиц;

• в режиме таблицы.

88.

Как удалить поле из таблицы? Какие здесь возможны проблемы?

Для удаления поля из таблицы необходимо

1. В области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши таблицу и выбрать команду Конструктор.

2. В бланке таблицы выбрать поле, которое требуется удалить, и нажать клавишу DEL.

3. Закрыть и сохранить таблицу.

Если поле является частью одной или нескольких связей, удаление не представляется возможным. В данном случае в окне схемы данных требуется удалить все связи этого поля.

89.

Что понимают под операциями импорта и экспорта объектов?

В Access под "импортом" понимается однократный перенос данных в Access без подключения к ним.

Из одной базы данных Access в другую можно экспортировать таблицу, запрос, форму, отчет, макрос или модуль. При экспорте объекта Access создает копию объекта в конечной базе данных.

Невозможно экспортировать часть объекта. Например, невозможно экспортировать выделенные в представлении поля или записи. При необходимости копирования части объекта вместо экспорта скопируйте и вставьте эту часть.

90.

Из каких файлов можно импортировать данные в таблицы?

Импорт в Access осуществляется из:

Другой файл Microsoft Access

Импорт или связывание таблиц из другого файла Microsoft Access

Текстовый файл

Импорт или связывание текстового файла с разделителями и текстового файла с фиксированной длиной записей

Электронная таблица

Импорт или связывание данных из электронных таблиц

Веб-страница

Импорт и связывание (только для чтения) таблиц и списков HTML

Windows SharePoint Services

Импорт данных из списка Microsoft Windows SharePoint Services или связь с ними

База данных SQL или другой источник данных ODBC

Импорт и связывание таблиц базы данных SQL или данных из других источников данных ODBC

Почтовая программа

Импорт и связывание данных из Microsoft Outlook или Microsoft Exchange

Другая база данных

Импорт базы данных Microsoft Works

Импорт и связывание файлов dBASE

Импорт и связывание таблиц Paradox

Страница доступа к данным

Импорт страницы доступа к данным из файла Microsoft Access

Данные в формате XML

Импорт данных и схем из файла XML

91.

В чем особенность импортирования данных из электронных таблиц?

Перед тем, как приступить к импорту или связыванию, необходимо убедиться, что данные в электронной таблице расположены в соответствующем табличном формате, что каждое поле (столбец) таблицы содержит значения одного типа и что все строки таблицы состоят из одних и тех же полей.

Если импорт выполняется из рабочей книги Microsoft Excel версии 5.0 или более поздней, то можно импортировать данные из одного листа рабочей книги. Нельзя импортировать данные из других файлов многолистных электронных таблиц, например, из рабочих книг Microsoft Excel версии 4.0. Чтобы импортировать данные из таких файлов, нужно сначала сохранить каждый их лист в отдельном файле.

Примечания

Можно импортировать или связать как все данные электронной таблицы, так и данные из именованного диапазона ячеек. Хотя для импортируемых в Microsoft Access данных обычно создается новая таблица, можно также добавить данные в существующую таблицу, если заголовки столбцов электронной таблицы совпадают с именами полей таблицы-приемника.

Microsoft Access пытается присвоить импортируемым полям подходящий тип данных, но результаты следует проверить, чтобы убедиться, что каждое поле получило правильный тип. Например, поле телефонных номеров или почтовых индексов может быть импортировано в базу данных Microsoft Access как числовое поле, но должно быть заменено в Microsoft Access на текстовое поле, поскольку его данные не должны использоваться в вычислениях. Следует проверить и настроить значения свойств полей, например определяющих форматирование.

92.

В чем особенность импортирования данных из текстовых файлов? Какие здесь возможны варианты?

Перед тем как приступить к импорту или связыванию данных из текстового файла с разделителями или из текстового файла с фиксированной длиной записей, необходимо убедиться, что каждое поле этого файла содержит данные одного типа и что все строки содержат одинаковые поля.

Возможны варианты:

-Импорт данных источника в новую таблицу в текущей базе данных

-Добавить копию записей в конец одной из таблиц

-Создать связанную таблицу в для связи с источником данных

Примечания

Можно добавить данные в существующую таблицу, если первая строка текстового файла совпадает с именами полей таблицы.

Если все записи текстового файла с фиксированной длиной записей имеют одну и ту же длину, то присутствие в середине строки вставленных разделителей строк (например знаков возврата каретки и перевода строки) не приведет к возникновению ошибок. Однако если длина записей неодинакова, то вставленные знаки разделителей строк интерпретируются Microsoft Access как знаки окончания записей.

93.

Что понимают под связыванием (присоединением) таблиц?

Установление связей в Access дает возможность автоматически соединять данные из разных таблиц. Таким образом,  обеспечивается целостность базы данных.  

Процесс установки связей между таблицами называют построением схемы базы данных. Для установления связей между двумя таблицами необходимо определить в каждой из них поля для этого связывания. Эти поля не обязательно могут иметь одинаковые имена, но должны содержать однотипные данные.

94.

Как импортировать данные из другой базы данных MS Access?