68. Добавление таблицы

Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать.

Создание таблицы в режиме таблицы     В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.). Приложение Access автоматически задает тип данных для каждого поля в зависимости от вводимых данных.

1. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.

Приложение Access создаст базу данных с пустой таблицей с именем «Таблица1» и откроет эту таблицу в режиме таблицы. При этом будет выделена первая пустая ячейка столбца Добавить поле.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Если столбец Добавить поле не отображается, возможно, вместо режима таблицы выбран режим конструктора. Чтобы переключиться в режим таблицы, в области переходов дважды щелкните таблицу. В приложении Access появится предложение сохранить новую таблицу, а затем произойдет переключение в режим таблицы.

2. На вкладке Таблица в группе Поля и столбцы щелкните Новое поле.

В приложении Access отображается область Шаблоны полей со списком обычно используемых типов полей. Если дважды щелкнуть или перетащить одно из этих полей в таблицу, будет добавлено поле с этим именем и заданы соответствующие типу этого поля значения свойств. При необходимости эти свойства можно затем изменить. Необходимо перетащить это поле в область таблицы, содержащую данные — появится вертикальная линия вставки, указывающее место вставки поля.

3. Чтобы добавить данные, начните их вводить в первую пустую ячейку или вставьте данные из другого источника (описание см. в разделеКопирование данных из другого источника в таблицу Microsoft Access).

4. Для переименования столбца (поля) дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя.

Рекомендуется присваивать полям значимые имена, чтобы при просмотре области списка полей было понятно, что содержится в каждом поле.

5. Для перемещения столбца сначала щелкните его заголовок, чтобы выделить столбец, а затем перетащите столбец в нужное место.

Кроме того, можно выбрать сразу несколько смежных столбцов, а затем одновременно перетащить их в новое место. Чтобы выбрать несколько последовательно расположенных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.

Создание таблицы в режиме конструктора     В режиме конструктора сначала создается структура новой таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой метод, например вставку или импорт.

1. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Конструктор таблиц.

2. Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Если столбцы Имя поля и Тип данных не отображаются, возможно, вместо режима конструктора выбран режим таблицы. Чтобы переключиться в режим конструктора, в области переходов щелкните таблицу правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Режим конструктора . Будет предложено ввести имя для новой таблицы, а затем произойдет переключение в режим конструктора.

3. При желании можно ввести описание для каждого поля в столбцеОписание. Это описание будет отображаться в строке состояния, когда в режиме таблицы курсор будет находиться в данном поле. Это описание также отображается в строке состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые создаются путем перетаскивания этого поля из области списка полей, и любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера отчетов или мастера форм.

4. Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:

   • Нажмите кнопку Microsoft Office  , а затем выберите командуСохранить или нажмите сочетание клавиш CTRL+S.

5. Чтобы добавить данные, переключитесь в режим таблицы начните их вводить, щелкнув первую пустую ячейку. Данные также можно вставить из другого источника (описание см. в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Microsoft Access).

69. В БД Microsoft Access вычисляемые поля могут быть созданы в запросе, форме или отчете. Вычисляемые поля используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов, Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля объектов базы данных Access вводят Выражения. Выражения - это формулы аналогичные формулам Excel, но только вместо ссылок на ячейки в них используются имена полей. Ввод выражений возможен как вручную, так и с помощью Построителя выражений. Выражения могут содержать следующие элементы:

· идентификаторы (имя поля и элемента управления, которые заключаются в квадратные скобки);

· операторы (арифметические, логические, сравнения и другие операторы);

· функции (готовые формулы, которые состоят из имени и аргумента, помещенного в круглые скобки)

· константы (элементы, которые не изменяются в Выражении, например Null, Истина, Ложь);

· значения (например, значения даты и времени, численные положительные или отрицательные значения).

70. Подпись поля - содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете ( данная надпись может и не совпадать  с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения).

71. При проектировании и создании новой базы данных разрабатываются одна или несколько таблиц и поля (столбцы) для каждой таблицы, а затем для каждого поля задается тип данных. Например, если требуется хранить даты и время, выбирается тип данных «Дата/время». Если требуется хранить имена и адреса, для одного или нескольких полей задается тип данных «Текстовый» и т. д.

В Office Access 2007 предусмотрено 10 разных типов данных (в предыдущих версиях Access их было девять), и каждый тип имеет свое назначение. В приведенной ниже таблице перечислены типы данных, показано, какие данные хранит поле каждого типа, а также описаны ограничения, налагаемые каждым типом.

Название типа	Назначение
Текстовый	Текст длиной до 255 символов
Поле MEMO	Текст длиной до 65 000 символов
Числовой	Числа различных форматов
Дата/время	Дата и/или время
Денежный	Денежные значения различных форматов
Счетчик	Счетчик, который автоматически увеличивается на единицу с добавлением каждой новой записи
Логический	Величины, способные принимать только два значения: да/нет или 1/0
Поле объекта OLE	Поля, позволяющие вставлять рисунки, звуки и данные других типов
Гиперссылка	Ссылки, дающие возможность открывать объект Access (таблицу, форму, запрос и т. п.), файл другого приложения или web-страницу

72.

ТИП ДАННЫХ	ХРАНИМЫЕ ДАННЫЕ	ОГРАНИЧЕНИЯ
Текстовый	Алфавитно-цифровые данные (текст и числа)	Может храниться до 255 знаков.
Поле МЕМО	Алфавитно-цифровые данные (текст и числа)	Может храниться до 2 ГБ данных (предельный размер для всех баз данных Access) при программном заполнении полей. Помните, что добавление 2 ГБ данных приводит к замедлению работы базы данных. При вводе данных вручную в поле и в любой элемент управления, связанный с этим полем, можно ввести и просмотреть максимум 65535 знаков. При создании баз данных в файлах формата Office Access 2007 поля с типом данных «Поле МЕМО» поддерживают также форматирование текста. Дополнительные сведения см. в статьяхФорматирование данных в строках и столбцах, Ввод или изменение данных в элементе управления или столбце, который поддерживает формат RTF и Добавление, изменение или удаление полей MEMO.
Числовой	Числовые данные	В полях с типом данных «Числовой» используется параметр Список полей, управляющий размером значения, которое может содержать поле. Размер поля можно задавать равным 1, 2, 4, 8 или 16 байтам. Дополнительные сведения о полях с типом данных «Числовой» см. в статье Добавление, создание и удаление поля, хранящего числовые значения.
Дата/время	Значения даты и времени	Приложение Access хранит все значения даты и времени в виде 8-байтовых целых чисел с двойной точностью. Дополнительные сведения об использовании полей с типом данных «Дата/время» см. в статье Вставка, создание и удаление поля, хранящего значения даты.
Денежный	Денежные данные	Данные хранятся в виде 8-байтовых чисел с точностью до четырех знаков после запятой. Этот тип данных используется для хранения финансовых данных и в тех случаях, когда значения не должны округляться.
Счетчик	Уникальные значения, создаваемые приложением Access при введении новой записи	Данные хранятся в виде 4-байтовых значений; обычно используются в первичных ключах. Дополнительные сведения о первичных ключах см. в статье Добавление, определение, изменение и удаление первичного ключа.
Логический	Логические данные («истина» или «ложь»)	Используется -1 для всех значений «Да» и 0для всех значений «Нет».
Поле объекта OLE	Изображения, документы, диаграммы и другие объекты из приложений Office и других программ Windows.	Может храниться до 2 ГБ данных (предельный размер для всех баз данных Access). Помните, что добавление 2 ГБ данных приводит к замедлению работы базы данных. Поля с типом данных «Поле объекта OLE» создают растровые изображения исходных документов или других объектов, а затем отображают их в полях таблиц и элементах управления форм или отчетов в базе данных. Чтобы в Access выводились эти изображения, необходимо, чтобы на компьютере, использующем базу данных, был зарегистрирован OLE-сервер (программа, поддерживающая этот тип файлов). Если для данного типа файлов OLE-сервер не зарегистрирован, отображается значок поврежденного изображения. Такая проблема бывает связана с некоторыми типами изображений, чаще всего с форматом JPEG. Как правило, в ACCDB-файлах вместо типа данных «Поле объекта OLE» используется тип «Вложение». Поля с таким типом данных более рационально используют место для хранения и не имеют ограничений, связанных с отсутствием зарегистрированных OLE-серверов. Дополнительные сведения об использовании вложений см. в последней строке данной таблицы и в статье Вложение файлов в записи базы данных.
Гиперссылка	Веб-адреса	Может храниться до 1 гигабайта данных. Это могут быть ссылки на веб-узлы, на узлы или файлы интрасети или локальной сети, а также на узлы или файлы локального компьютера.
Вложение	Файлы любого поддерживаемого типа	Новая функциональная возможность ACCDB-файлов Office Access 2007. В записи базы данных можно вкладывать изображения, файлы электронных таблиц, документы, диаграммы и другие файлы поддерживаемых типов точно так же, как в сообщения электронной почты. Можно также просматривать и редактировать вложенные файлы в зависимости от параметров, заданных разработчиком базы данных для поля с типом данных «Вложение». Эти поля дают большую свободу действий, чем поля с типом данных «Поле объекта OLE», и более рационально используют место для хранения, поскольку не создают растровые изображения исходного файла. Дополнительные сведения об использовании вложений см. в статье Вложение файлов в записи базы данных.

73,74. В Office Access 2007 предусмотрено несколько вариантов добавления поля даты/времени в новую или существующую таблицу: