Копирование структуры таблицы

Если нужно создать в базе данных таблицу, похожую на некоторую другую таблицу, то напрашивается прием, который широко применяется в Windows - скопировать таблицу-оригинал в буфер обмена, а затем вставить ее в другую базу данных. При вставке нужно выбрать один из вариантов:

• скопировать только структуру таблицы (будет создана пустая таблица);

• скопировать структуры и данные (произойдет копирование выделенных записей таблицы);

• добавить данные в таблицу (произойдет добавление в уже существующую таблицу записей из буфера обмена).

1. Откройте окно базы данных и установите курсор на таблицу Единицы. Нажмите правую кнопку мыши и скопируйте таблицу в буфер обмена. Щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте окна базы данных и выберите из контекстного меню операцию Вставить. Укажите имя новой таблицы Вариант1 и выберите пункт вставить структуру. Будет создана пустая таблица со структурой, идентичной структуре таблицы Единицы.

2. Еще один раз щелкните правой кнопкой мыши по пустому полю окна базы данных и выберите операцию Вставить. Создайте таблицу Вариант2 с данными из буфера обмена. Откройте и просмотрите таблицы Вариант1 и Вариант2.

3. Действуя аналогично, добавьте в таблицу Вариант1 записи таблицы Единицы. Просмотрите полученный результат, а затем удалите таблицы Вариант1 и Вариант2.

Экспорт структуры таблицы и записей в другую базу данных

Для экспорта структуры таблицы в другую базу данных следует выбрать на вкладке Внешние данные инструмент Дополнительно. В отрывшемся списке выбратьБаза данных Access.

4. Экспортируйте структуру таблицы Единицы в базу данных Рабочая под именем Вариант1, а затем экспортируйте структуру и данные в базу данных Рабочая под именем Вариант2. Просмотрите экспортированные таблицы, а затем удалите их.

Следующие операции экспорта выполняйте в свою папку на диске.

5. Экспортируйте таблицу Единицы в рабочую книгу MS Excel.

6. Экспортируйте таблицу Единицы в формате RTF (Rich Text Format) – MS Word.

7. Экспортируйте таблицу Единицы в текстовый файл с полями фиксированной длины.

8. Экспортируйте таблицу Единицы в текстовый файл с разделителями.

9. Экспорт таблицы Единицы в DBF-файл сделать нельзя, так как имена полей заданы буквами русского алфавита. В учебных целях проведите следующий эксперимент. Скопируйте таблицу под именем EDIZM, откройте ее в режиме конструктора и запишите имена полей латинскими буквами. Длина имени не должна превышать 10 символов. Проверьте, что в таблице есть данные. Экспортируйте таблицу в формате dBASE IV.

10. Экспортируйте таблицу Единицы в HTML-документ.

11. Вызовите Проводник и проверьте наличие всех экспортированных файлов в вашей папке. Текстовые файлы откройте программой Блокнот, а файл DBF - при помощи MS Excel.

12. Файл RTF откройте процессором MS Word. Если он будет иметь "нечитабельный" вид, следует повторить операцию экспорта, установив предварительно при просмотре таблицы в MS Access шрифт, например, Arial Cyr.

96

Способы создания форм

Формы создаются на основе таблиц или на основе запросов несколькими способами, причем в разных версиях Access техника создания форм отличается. Так, в Access-2003 формы создавались при помощи Мастера и/или при помощи Конструктора. Эти способы в несколько видоизмененном виде остались и в Access-2007, но в новой версии СУБД появились и другие инструменты, которые упрощают создание форм. Данное задание рассчитано на выполнение в среде Access-2007.

На практике удобнее всего сочетать разные приемы разработки форм: например, первоначально целесообразно создать ее каким-либо способом, например, при помощи мастера, а затем при помощи конструктора доработать ее до требуемого вида.

В режиме конструктора существует огромное количество приемов работы, которые дают возможность расширить функциональность форм и позволяют придать форме привлекательный и удобный вид. Изучить их все сразу не представляется возможным, поэтому в данном задании процесс изучения материала построен по принципу «от простого - к сложному». Первоначально нужно сделать одну из самых простых форм и научиться использовать ее для просмотра, ввода, корректировки данных в таблице, чтобы понять, для чего нужны формы. Затем нужно освоить ряд режимов Конструктора формы. Далее нужно будет создавать все более сложные формы, осваивая новые и новые приемы работы с ними.

97Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Форма предоставляет возможности для:

· ввода и просмотра информации базы данных

· изменения данных

· печати

· создания сообщений

98

Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы. Давайте создадим с помощью конструктора форму для таблицы Список.

1. В окне базы данных дважды щелкните на значке Создать форму в режиме конструктора. В окне конструктора присутствуют пустая форма с разметочной сеткой, вертикальная и горизонтальная линейки, помогающие позиционировать объекты (рис. 18.3). Неотъемлемым атрибутом конструктора форм является пацель инструментовПанель элементов, помогающая добавлять элементы формы. Новую форму необходимо связать с источником данных — таблицей Список.

Рис. 18.3. Конструктор форм базы данных Access

2. Щелкните в пустой области конструктора и выберите в контекстном меню командуСвойства.

3. На вкладке Данные окна диалога свойств формы (рис. 18.4) щелкните на стрелке поля Источник записей.

Примечание Любой элемент формы имеет контекстное меню, в котором есть команда Свойства. Выбор такой команды открывает окно свойств, подобное окну свойств формы. Вкладка Макет содержит параметры форматирования объекта. Вкладка Данные — описание источника данных, различные ограничения и условия, накладываемые на данные поля. Вкладка Событияпозволяет писать функции отклика на различные события (например, перемещение мыши на объект). Параметры, не вошедшие в первые три группы, размещаются на вкладке Другие. Вкладка Все обеспечивает одновременный доступ ко всем параметрам.

4. Выберите в раскрывшемся списке пункт Список.

5. Закройте окно свойств. В конструкторе форм появится небольшое окно со списком полей источника записей (таблицы Список). Это окно помогает добавлять элементы управления формы. Его можно скрывать или выводить на экран с помощью кнопкиСписок полей. Сейчас нужно добавить в форму три области ввода для трех полей таблицы.

6. Поместите указатель на пункт Дата окна Список, нажмите кнопку мыши и перетащите этот пункт в область формы. Access создаст элемент управления типа поле, а также подпись.

Рис. 18.4. Окно свойств формы базы данных Access

7. Проделайте аналогичную операцию для пунктов Описание и Код_Контакты, расположив поля примерно так, как показано на рис. 18.5. Любой объект формы можно выделить щелчком мыши, при этом вокруг него появляется габаритная рамка с боковыми и угловыми маркерами масштабирования объекта. В левом верхнем углу объекта появляется большой квадрат, за который можно перетаскивать объект в пределах формы.

8. Щелчком выделите подпись Описание. Затем еще раз щелкните на ней, чтобы перейти в режим редактирования. Замените имеющийся текст на Описание контакта.

9. Захватите правый боковой маркер поля Описание мышью и растяните рамку поля до правого края формы.

Рис. 18.5. Добавление полей в форму базы данных Access

10. При необходимости, ухватившись за маркер перемещения мышью, подвигайте поле Описание.

11. Повторите процедуры шагов 8-10 для всех трех полей. Разместите их и настройте подписи в соответствии с рис. 18.6.

Рис. 18.6. Готовая форма базы данных Access

12. Чтобы привести оформление новой формы в соответствие с форматом формы, созданной в предыдущем упражнении, щелкните на кнопке Автоформат панели инструментов.

13. Выберите в списке открывшегося окна диалога пункт Камень и щелкните на кнопкеОК. Access приведет фон формы, оформление, цвет и шрифт полей в соответствие с выбранным шаблоном.

14. Щелчком на кнопке Вид перейдите в режим редактирования данных. В форму будет выведено содержимое первой записи таблицы Список. Обратите внимание, что поле с подписью Фамилия имеет такой же список подстановки, который был настроен для поля Код_Контакты таблицы Список на предыдущем занятии. Структура списка подстановки была перенесена в форму в процессе перетаскивания поля на шаге 7.

15. Закройте окно формы.

16. В появившемся окне диалога введите в качестве имени новой формы слово Список и щелкните на кнопке ОК.

Теперь форма Список появится на вкладке Формы окна базы данных.

Примечание Чтобы одновременно переместить поле вместе с его подписью, тащите объект за тело подписи (но не за маркер перемещения).

 

99

Панель инструментов Формы (Forms) по умолчанию скрыта от пользователя, как и многие другие панели. Чтобы вызвать ее, следует щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном месте в области панелей инструментов и из появившегося списка выбрать Формы (Forms). Есть и другой способ: в меню Вид (View) выберите команду Панели инструментов (Toolbars) и в раскрывшемся списке доступных панелей найдите и кликните по панели Формы (Forms).

 

 

На этом скриншоте я обозначил те кнопки, о которых дальше пойдет речь.

 

1. Текстовое поле. Эта кнопка служит для вставки в шаблон документа текстовых полей различного типа. Это может быть собственно сам текст, число, дата, время или поле формул (вычисления).

По умолчанию щелчок по этой кнопке приводит к вставке в шаблон текстового поля типа Обычный текст (Regular text), то есть любые текстовые данные (текст, цифры, пробелы, символы). Для того, чтобы изменить тип поля, необходимо либо дважды щелкнуть на самом поле, либо щелкнуть на кнопкеПараметры поля формы (Form Field Options). Откроется диалоговое окно, как на скриншоте:

 

 

В поле Текст по умолчанию (Default Text) вы можете ввести образец текста, чтобы пользователь смог сразу же понять, что именно ему следует вводить в это поле.

 

Поле Максимальная длина (Maximum length) позволяет ограничить количество вводимых пользователем символов.

 

Поле Формат текста (Text format) предлагает установить определенное форматирование вводимого текста.

 

Очень важно не забыть установить галочку в опции разрешить изменения (Fill-in Enabled), если предполагается вводить или изменять данные в этом поле.

 

И было бы неплохо, если бы пользователь при выделении или введении данных в текстовое поле мог получить подсказку: для чего служит и что вводить в это поле. Отчасти эту задачу решает Справка для текстового поля. Правда реализация такой подсказки довольно неудобна и не очевидна для пользователя. Не каждый смотрит в строку состояния (внизу) или догадается нажать клавишуF1.

В диалоговом окне Параметры текстового поля внизу вы можете видеть кнопкуТекст справки (Add Help Text). Нажав на нее, вы увидите другое диалоговое окно:

 

 

Здесь вы можете ввести ваш текст справки, который будет отображаться для пользователя в строке состояния и/или по нажатию клавиши F1.

 

Как я уже говорил выше, вы можете вместо текста выбрать иной тип данных: число, дату, время или формулу. Все это доступно в раскрывающемся списке Тип(Type).

Вы можете спросить, а чем тип поля Обычный текст отличается от типа поля Числа? Ведь оба типа позволяют вводить цифры.

Это так. Но тип поля Числа допускает ввод только цифр. ш вы можете выбрать специальный формат вводимого вами числа, например, денежный формат.

 

2. Флажок. Элемент Флажок (Check Box Form Field) используется в основном для всякого рода анкет, бланков, где требуется отмечать галочкой соответствующие опции. Для этого поля также доступны различные параметры по щелчку на кнопке Параметры поля формы (Form Field Options).

 

3. Поле со списком. Вставка Поля со списком (Drop-Down Form Field) позволяет пользователю выбирать какие-либо данные (заранее введенные вами) из раскрывающегося списка. Чтобы ввести эти данные, необходимо либо дважды щелкнуть по полю или щелкнуть на кнопке Параметры поля формы (Form Field Options), что приведет к открытию диалогового окна с доступными опциями для этого поля.

 

4. Нарисовать таблицу и Добавить таблицу. Эти кнопки по своему назначению аналогичны одноименным командам в меню Таблица (Table). На панели инструментов ФОРМЫ эти кнопки находятся для удобства пользователя, если необходимо поля формы вставлять в ячейки таблицы.

 

5. Добавить рамку. Эта кнопка позволяет вставить в ваш шаблон документа рамку. Рамка обычно выглядит как отдельный блок на странице. Он может обтекаться текстом со всех сторон или располагаться сбоку от текста. Это своеобразный контейнер для текста или для тех же полей.

 

6. Затенение полей формы. Затенение полей формы (светло-серым фоном) позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить. При печати оно не отображается.

 

7. Очистить поле формы. При нажатии на эту кнопку происходит очистка (удаление) всех введенных данных в полях формы.

 

8. Защита формы. После того, как вы создали свой шаблон документа, вам необходимо оградить неизменяемые данные в документе от случайного изменения или удаления и запретить пользователю вносить любые изменения в документ, кроме вставки данных в определенные поля. Для этих целей и служит эта специальная кнопка - Защита формы (Protect Form). Щелкните на ней. C этого момента при создании документа на базе этого шаблона пользователь сможет вводить данные только в затененные текстовые поля.

100

Для создания заставки в Access необходимо создать форму и добавить в нее рисунки и текст, которые должны отображаться при запуске базы данных. Кроме того, можно добавить кнопку закрытия, позволяющую пользователю закрыть эту форму. Затем в диалоговом окне «Параметры запуска» задается имя этой формы, так что Access автоматически открывает ее при каждом запуске базы данных.

Шаги отображения формы при запуске базы данных см. в разделе справки Открытие формы или страницы доступа к данным при запуске.

101. Чтобы  добавить фоновый рисунок в форму Access необходимо открыть диалоговое окно Свойства кнопочной формы,  которое можно открыть несколькими способами. Рассмотрим один из способов: откройте окно Свойства, щелкнув правой кнопкой  мыши на кнопочной форме, и в контекстном меню выберите команду Свойства. Откроется окно Рисунок: Picture на вкладке Макет.