Основы менеджмента (конспективный курс лекций)
1. Введение. Основные понятия.
1.1. Понятие “организация”
Организация (от позднелатинского organizo – сообщаю стройный вид , устраиваю) – объединение индивидов в единое целое для совместного труда. Это слово часто употребляют еще как:
совокупность процессов и действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;
внутренняя упорядоченность автономных частей целого.
Понятие применимо к биологическим, социальным и техническим объектам. Примеры организаций:
промышленные или малые предприятия;
фирмы, компании, корпорации, конгломераты;
заводы;
автоматизированные или автоматические производства;
подразделения предприятий (цеха, отделы, секции и др.);
группы исполнителей каких-либо работ;
системы управления и др.
Хозяйственные организации должны иметь свою миссию.
Миссия раскрывает предназначение и смысл существования организации. Она должна быть сформулирована предельно четко, ясно и содержаться в учредительных документах.
1.2. Организация как большая открытая система
Система – объединение частей в целое, свойства которого могут отличаться от свойств входящих в нее частей. Любую организацию можно назвать системой.
Системы бывают открытыми и закрытыми.
Открытая система – это система, питающаяся извне какой-либо энергией или ресурсами.
Закрытая система имеет имеет источник энергии (ресурсов) внутри себя. Примеры закрытых систем: работающие часы с внутренним источником энергии, работающая автомашина, самолет, автоматическое производство со своим собственным источником энергии и т.д.
Примеры открытых систем: калькулятор или радиоприемник с солнечной батареей (энергия поступает извне), промышленное предприятие, завод, фирма, компания и др.
Очевидно, что последние не могут существовать автономно, необходимо снабжение, сбыт, работа с потенциальными покупателями и т.д. Именно по этому организацию, работающую на рынке, можно назвать большой открытой системой.
1.3. Свойства больших систем
Неаддитивность. Большие системы, как правило, неаддитивны, эффект от деятельности таких систем непостоянен во времени и не всегда равен алгебраической сумме эффектов частей в нее входящих. Например, прибыль промышленной фирмы при прочих равных внешних условиях постоянно меняется в зависимости от эффективности работы, входящих в нее дивизионов-заводов. Эффективность работы последних при одинаковой формальной структуре организации и стимулировании труда может быть разная из-за качества персонала, стиля руководства, личных взаимотношений и т.д. Другой пример. В большинстве случаев эффективность работы группы из 7 человек выше, чем из 17. Многие психологи считают, что рабочая группа (руководитель плюс исполнители, взаимодействующие между собой) должна иметь оптимальный численный состав. Они называют это законом “7 плюс-минус 2”. Т.е. рабочая группа с точки зрения эффективности и оперативности руководства, взаимодействия членов и экономии средств должна иметь численность не менее 5 и не более 9 человек.
Эмерджентность – несовпадение цели организации с целями входящих в нее частей. Цель большой системы, как правило, в чем-то не совпадает с целями подсистем в нее входящих. Например, цель корпорации – максимум прибыли при минимуме расходов на рабочую силу. Цель подсистемы “персонал” обратный – получение максимума оплаты за свой труд при минимуме затрат своей энергии. Умение сглаживать такие протеворечия – искусство руководителей. Другой пример – система “государство”. Цель- собрать максимум налогов. Цель подсистемы “народ” – максимум своих собственных доходов при минимуме налогов. Видно, что цели не совпадают. Очевидно, что при необоснованно большом повышении ставок налогов, население начнет “укрывать” свои доходы, а у государства налоговая база будет уменьшаться.
Синергичность (от греч. synerqeia- сотрудничество, содружество) – однонаправленность действий, интеграция усилий в системе, которая приводит к усилению (умножению) конечного результата. Например, опытный спортсмен преодолевая планку на большой высоте, толкая штангу, выполняя сложные фигуры на коньках, оптимально согласовывает все свои движения мышц и получает лучший результат. В управлении организацией синергичность означает сознательную однонаправленную деятельность всех членов коллектива (подразделений) на общую цель. Многие фирмы тратят огромные средства на поиск источников увеличения синергии. В более общем плане говорят о науке синергетике, изучающей законы упорядоченности и самоорганизации частей системы из состояния хаоса. Повышать синергию в организации необходимо в первую очередь с помощью грамотной работы с персоналом. Необходимо знать психологию и социальную структуру работающих (образование, возраст, пол, национальность, семейное положение и т.д.), их этику, взгляды, нравы и обычаи, традиции и культуру. В соответствии с этим и строить систему
управления организацией.
Мультипликативность - умножение эффекта в системе за счет каких-либо управляющих действий или стихийных процессов. Например, в фирме быстро внедрили в производство “ноу-хау”. Прибыль резко пошла параболически вверх, фирма приобрела положительную репутацию на рынке, стала получать инвестиции и расширяться, увеличивать объемы и номенклатуру выпускаемой продукции. В дальнейшем по мере усложнения организационной структуры в этой фирме стал расти бюрократический аппарат, оперативность реагирования на новые потребности рынка и внешние условия среды стал падать, фирма стала быстро (мультипликативно) терять свои завоевания. Таким образом видно, что мультипликативность может быть положительной и отрицательной. При отрицательной мультипликативности деструктивные процессы в организации быстро нарастают. Система стремиться к состоянию хаоса и постепенно саморазрушается. Положительную мультипликативность в системе обеспечить сложнее. Положительной мультипликативности способствуют следующие факторы: относительная простота организации (и ее системы управления), соответствие коммуникационной структуры организации стоящим целям и задачам, качество персонала. Когда деструктивные процессы в организации начинают нарастать очень важно не суетиться, не принимать быстрых и часто опрометчивых решений, а попытаться подстроиться под ход деструктивного процесса, понять его драмматургию и смысл. Очень важно чувствовать время, когда необходимо принимать ответственные решения. Опытные руководители обладают этим качеством.
Устойчивость работы системы. Устойчивость может быть нарушена при необоснованном усложнении или упрощении организационной структуры. Накопленный опыт управления показывает, что для повышения устойчивости работы чаще приходится устранять излишние звенья или подсистемы управления и значительно реже – добавлять новые. Внешние факторы (например, инфляция, спрос, взаимотношения с партнерами и государством) также влияют на устойчивость работы. Для повышения устойчивости работы необходимо быстро перестраивать коммуникации организации под новые цели и задачи.
Адаптивность – способность приспосабливаться к новым внешним условиям работы, саморегулироваться и восстанавливать устойчивость работы. Адаптивные организации часто имеют органическую структуру – каждый субъект управления (подразделение, рабочая группа, работник) могут взаимодействовать с каждым, например
Централизованность – свойство системы быть руководимой из какого-то единого центра. Все части организации в этом случае руководствуются командами из центра и пользуются заранее определенными правами. Живые организмы, например, функционируют под руководством центральной нервной системы. В коллективе централизованность осуществляет руководитель, лидер, менеджер; на предприятиях – администрация, аппарат управления; в стране – государственный аппарат. При излишней усложнении системы или невозможности единого руководства из центра, последний отдает часть своих властных полномочий автономиям, происходит децентрализация управления.
Обособленность – стремление к автономности, изолированности тех или иных систем. Обособленность проявляется при решении вопросов распределения ресурсов и властных полномочий частей большой организации, конгломератных объединений, централизации и децентрализации управления. Протеворечия целей и интересов, распределение прибылей между частями целого способствуют обособлению. Часто наблюдаются процессы обособления персонала в неформальные группы на основе личных связей, симпатий, общих взглядов и черт характера, близкого уровня образования, этнической принадлежности, возраста, должностного положения и т.д. Процессы обособления частей системы являются малоизученными и представляют интерес для исследователей.
Совместимость – свойство взаимоприспособляемости и взаимоадаптивности частей системы. На уровне государства как большой системы возникают проблемы совместимости национальной экономики с экономиками регионов, отраслей. В России, например, регионы-доноры, имеющие в своем распоряжении лучшие природные ресурсы или высокоэффективные производства вынуждены отдавать в центр большую часть прибылей (налогов) и обеспечивать, таким образом, выживаемость нерентабельных регионов на Севере, Сибири, Дальнем Востоке. Силы отталкивания в этом случае не способствуют интеграции, ведут к различным противоречиям и конфликтам. На уровне предприятий также могут возникать противоречия интересов организации с интересами ее подразделений. Часто приходится забирать большую часть прибылей от рентабельно работающих подразделений и отдавать их на развитие в слабые подразделения. Если конфликтов в долгосрочной перспективе не возникает (все подразделения могут оказаться в невыгодной ситуации), можно говорить о хорошей совместимости работы. В обратном случае необходимо перестраивать организацию, менять “правила игры”, систему ресурсного распределения. Проблемы совместимости в больших системах должны решаться с помощью централизованных механизмов, преодолевающих силы отталкивания, или механизмов адаптации, превращающие силы отталкивания в силы сближения. О психологической совместимости членов коллектива и рабочих групп написано также много различных книг.
Свойство “обратных связей” – фундаментальное свойство в больших системах. Сущность обратных связей заключается в том, что информация (ресурсы, энергия) с выхода системы (или входящих в нее подсистем) поступает на вход этой системы (или подсистем в нее входящих). Для производственной системы принцип обратных связей работает следующим образом. Выходная информация, например, показатели хозяйственной деятельности под действием различных обстоятельств постоянно варьируются во времени, далее происходит их анализ и сравнение с поставленными целями (вход системы). По результатам сравнения принимаются управленческие решения, корректирующие работу системы (если это необходимо). В результате обеспечивается адаптивность системы (приспособление ее к новым условиям работы) и оперативность (гибкость) ее управления. Обратные связи могут выполнять и негативную роль в системах. Например, в подсистеме “персонал” размер вознаграждения влияет на затраченные трудовые усилия и полученные результаты. Если вознаграждение за труд будет несоизмеримо с усилиями, то система начнет саморазрушаться, мотивация в процессе труда начнет падать, результаты труда (объем продукции, ее качество) также снижаться.
