5. Субординація та організаційні схеми пр-підрозділів

За змістом своєї діяльності і колом розв'язуваних завдань функці­ональна підсистема паблик рілейшнз (відділ ПР) повинна підпоряд­ковуватися безпосередньо вищому керівництву організації. Однак часто бувають випадки, коли вона підпорядковується одному з функціональних підрозділів, наприклад рекламному, маркетинговому, юридичному або службі з управління персоналом. Така підпорядко­ваність позбавляє підсистему паблик рілейшнз її основної функції: розробника, популяризатора та інтерпретатора соціальної місії, по­літики і програм діяльності організації, спрямованих на зв'язок із громадськістю.

Тому, виходячи з того, що принципи політики, загальна стратегія організації формуються вищим керівництвом, робота відділу паб­лик рілейшнз повинна насамперед підпорядковуватися безпосеред­ньо тим, хто керує організацією в цілому: президенту компанії, ви­конавчому директору і т. д. Вкрай важливо (як уже зазначалося), щоб керівник ПР-підрозділу входив до складу керівної команди ор­ганізації як один із заступників виконавчого директора. Він може займати, наприклад, крісло віце-президента, заступника директора і т. д. із питань паблик рілейшнз.

Наведемо декілька прикладів загальних організаційних схем, по­ширених у сучасній практиці менеджменту (Див.: [58, Р. 68, 69]).

Схема 1 визначає місце служби паблик рілейшнз у структурі най­простішої системи управління функціонального типу.

Схема 1. Служба ПР у структурі найпростішої системи управління

На схемах 2, 3, 4 подано приклади функціональної структури ПР-підрозділу невеликої, середньої і великої за розміром організації

Схема 2. ПР-підрозділ організації невеликого розміру

Схема 3. ПР-вІдділ організації середнього розміру

Схема 4. ПР-департамент великої організації

Схема 5. Служба зв’язків із громадськістю банку «Чейз Манхеттен бенк»

Схема 5 ілюструє побудову служби зв'язків (комунікації) з громад­ськістю відомого американського банку «Чейз Манхеттен бенк». Ко­мунікаційні операції з різними групами громадськості здійснює тут велика група фахівців різного профілю, загальна кількість яких ста­новить 100 штатних одиниць (Див.: [100, Р. 155]).

І, нарешті, схема 6 відображає організаційну структуру Бюро гро­мадських справ Державного департаменту США.

Помічник Держсекретаря з питань громадських справ/спікер Держдепартаменту

Заступник спікера Старший заступник помічника Держсекретаря Заступник помічника Держсекретаря

Офіс виконавчого директора Адміністративне управління, загальна відповідальність за кадри, ресурси менеджменту, загальні служби та інформаційні системи

Офіс комунікацій із громадськістю Друковані та аудіовізуальні матеріали, листи і звернення громадськості. Служба громадської інформації, аналіз промов. Моніторинг теленовин.

Офіс зв’язків з пресою Обідні брифінги для преси, координація новин і релізів із питань зовнішньої політики, взаємодія з питань преси з виконавчим офісом Президента

Офіс аналізу громадської думки і планування Планування пріоритетних питань, розробка стратегії, аналіз громадської думки і засобів масової інформації

Офіс програм для громадськості Конференції, брифінги, оратори, семінари вчених для керівників дипломатичного корпусу, взаємодія з недержавними організаціями

Офіс архівної служби Підготовка офіційних протоколів дипломатії США, спеціальний історичний аналіз, участь у діяльності з розсекречування документів

Схема 6. Структура Бюро громадських справ Деждепартаменту США

Схема 8. Структура апарату Верховної Ради України

Схема 9. Структура апарату Кабінету Міністрів України

Для порівняння наведемо приклади з практики створення окре­мих підрозділів у державних органах України, що певною мірою по­чинають виконувати функції паблик рілейшнз (схеми 7, 8, 9).

Основний недолік цих підрозділів вітчизняних державних установ, на нашу думку, полягає в тому, що вони нерідко віддалені від вищого керівника, не входять до складу «керівної команди», виконують лише «заплановані» інструментальні функції.

Наприклад, у структурі апарату Адміністрації Президента України (див. схему 7) прес-служба (традиційна прес-посередницька функція) підпорядкована Главі Адміністрації Президента України (АПУ). Крім то­го, багато ПР-функцій покладено на Головне управління внутрішньої політики, підпорядковане одному із заступників Глави АПУ. Тобто, крім віддаленості від вищого керівництва, у даному випадку помітно й істот­не розосередження ПР-функцій у структурному відношенні, що може призвести і нерідко призводило в минулому до суперечливості інформа­ції, що надходить від Адміністрації Президента України. Важливим кро­ком у поліпшенні такого стану справ можна вважати дедалі активнішу участь Глави Адміністрації Президента України в комунікаційній роботі. Особливого ґатунку недоліки властиві структурі апарату і секрета­ріату Верховної Ради України (див. схему 8). У цій структурі ПР-функції (відповідно до безпосередніх службових обов'язків) фактично покладені на ряд відділів і прес-службу, що підпорядковуються керів­никові секретаріату. Тут знову ж таки, з одного боку, дані підрозділи виявляються істотно віддаленими від керівництва Верховної Ради Ук­раїни. З іншого боку, ці служби швидше обслуговують діяльність Вер­ховної Ради України як законодавчої гілки влади, ніж відповідають за зв'язки з громадськістю власне апарату Верховної Ради України.

Що стосується Кабінету Міністрів України (див. схему 9), то тут прес-служба порівняно з попередніми прикладами найбільше набли­жена до керівництва (Прем'єр-міністра України). Однак вона знову ж таки виконує швидше прес-посередницьку функцію. Більш змістовна робота в цьому відношенні останнім часом покладається на Урядового (тепер Державного) секретаря Кабінету Міністрів України, а також управлін­ня з питань місцевих держадміністрацій і органів місцевого самовря­дування, міжнародного співробітництва, взаємодії з Верховної Радою України і громадсько-політичними організаціями.