5 Практикум по Microsoft Excel
5.1 Основные приемы ввода, редактирования и форматирования информации
Цель работы: Изучить основные приемы ввода, редактирования и форматирования данных на рабочем листе.
Задание 1 Способы перемещения по листу
Перемещения по листу осуществляются с помощью клавишей перемещения курсора ←, ↑, →, ↓; полос прокрутки и специальных комбинаций клавишей, таких как:
Ctrl + Home — переход в начало листа к ячейке А1;
Ctrl + End — переход к ячейке диагонально противоположной ячейке А1 в заполненном блоке;
Ctrl + стрелка — переход к краю текущей заполненной области данных или ближайшей заполненной ячейке в направлении стрелки.
Назначение клавишей перемещения курсора Home, PgUp, PgDn такое же, как и в текстовом процессоре Word.
Для получения справки о клавишах перемещения следует:
Нажать клавишу F1.
В появившейся области задач в поле Поиск ввести текст «Специальные возможности».
В появившемся списке разделов поиска выбрать Клавиши быстрого вызова и функциональные клавиши Excel.
В списке сочетаний клавишей для различных целей выбрать необходимое для работы сочетание.
Задание 2 Выделение фрагментов документа (листов и их элементов), ввод информации, редактирование и форматирование данных.
Выделение листов
Листы выделяют с использованием их ярлыков.
У выделенного листа цвет ярлыка ярче, чем у остальных листов. Выделенным всегда является текущий лист.
Для выделения нескольких рядом расположенных листов щелкните мышью по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише Shift щелкните мышью по ярлыку последнего листа из группы.
Для выделения нескольких произвольно расположенных листов щелкните мышью по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише Ctrl щелкайте мышью по ярлыкам необходимых листов.
Для выделения всех листов книги щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку любого листа и в контекстном меню выберите команду Выделить все листы.
При выделении нескольких листов в заголовке окна Microsoft Excel после имени файла появляется текст [Группа].
Для снятия выделения с группы листов щелкните мышью по ярлыку любого листа, не входящего в нее. Если выделены все листы книги, щелкните мышью по ярлыку любого листа. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку любого выделенного листа и в контекстном меню выбирать команду Разгруппировать листы.
Выделение элементов листов
Хотя бы одна ячейка на листе всегда выделена. Эта ячейка обведена толстой линией. Одиночный выделенный фрагмент листа также обведен толстой линией. Ячейки выделенного фрагмента затенены, кроме одной, как правило, самой левой верхней ячейки. Цвет шрифта, цвет заливки и рамок ячеек при выделении не изменяются
Для выделения элементов листа можно использовать мышь или клавиши клавиатуры или и то и другое одновременно.
Для выделения одной ячейки достаточно навести на нее указатель мыши в виде белого креста и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.
Для выделения диапазона смежных ячеек необходимо навести указатель мыши в виде белого креста на крайнюю ячейку выделяемого диапазона, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные ячейки. При описании диапазона смежных ячеек указывают через двоеточие левую верхнюю и правую нижнюю ячейки, например, А1:С12.
Для выделения нескольких несмежных ячеек нужно выделить первую ячейку, а затем каждую следующую – при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. Точно так же можно выделить и несколько несмежных диапазонов. Первый диапазон выделяется обычным образом, а каждый следующий – при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. При описании диапазона несмежных ячеек указывают через точку с запятой каждый диапазон, например, А1:С12; Е4:Н8.
Для выделения столбца листа достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца. Для выделения нескольких смежных столбцов необходимо навести указатель мыши (в виде вертикальной черной стрелки, направленной вниз) на заголовок столбца, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные столбцы. При выделении несмежных столбцов следует выделить первый столбец или диапазон столбцов, а затем каждый следующий столбец или диапазон столбцов выделять при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.
Строки на листе выделяют аналогично столбцам. Для выделения строки достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку строки. Для выделения нескольких смежных строк необходимо навести указатель мыши в виде горизонтальной черной стрелки, направленной вправо, на заголовок строки, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные строки. При выделении несмежных строк нужно выделить первую строку или диапазон строк, а затем каждую следующую строку или диапазон строк выделять при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.
Для выделения
всех ячеек листа необходимо один раз
щелкнуть левой кнопкой мыши по
прямоугольнику левее заголовков столбцов
.
С выделенными элементами листа можно производить различные манипуляции: удалять, перемещать, копировать, добавлять новые и производить форматирование. Эти действия выбираются из контекстного меню.
Изменение ширины столбца или строки происходит при наведении курсора мыши на границу в заголовке столбца/строки, при этом курсор принимает форму двунаправленной стрелки. В этот момент при нажатой левой кнопки мыши можно перетаскивать границу столбца/строки до нужной ширины/высоты или дважды щелкнуть мышью по границе. При перетаскивании границы всплывающая подсказка показывает текущую ширину столбца или высоту строки.
Можно настроить режим видимости выделенных строк или столбцов с помощью команд Главная|Ячейки|Формат|Скрыть /отобразить или соответствующими командами контекстного меню.
Форматирование выделенных фрагментов листа определяет способ представления чисел, шрифт, вид границ и заполнения, защиту. Для того чтобы отформатировать ячейку, следует:
Выделить ячейку.
Открыть диалоговое окно Формат ячеек (из контекстного меню или Главная|Ячейки|Формат|формат ячеек).
На соответствующих вкладках выбрать нужное представление числа, шрифт, вид границ и заполнения ячеек.
Общие правила ввода данных
Данные можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул.
Ввод и редактирование информации в ячейке осуществляется несколькими способами:
1 способ:
Выделить ячейку, сделав ее текущей. С
началом ввода данных с клавиатуры в
текущей ячейке появляется мерцающий
курсор, наличие которого свидетельствует
о том, что ячейка готова к приему
информации. Ввод завершается либо
нажатием любой клавиши — Tab, Enter
или перемещения курсора, либо щелчком
мыши в строке формул по значку ввода
данных
или за пределами текущей ячейки.
2 способ: Активировать ячейку двойным щелчком мыши и начать ввод информации. Завершается ввод так же, как и в первом случае.
3 способ: Выделить ячейку и щелкнуть мышкой в строке формул. В строке формул появляется мерцающий курсор. Ввести с клавиатуры нужную информацию. Завершение ввода такое же.
При вводе информации первыми двумя способами для редактирования в процессе ввода можно использовать только Backspace. При вводе третьим способом информацию можно редактировать обычным образом: перемещать курсор влево и вправо, вставлять или удалять символы и даже выполнять форматирование.
Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Esc или кнопку Отмена (крестик) в строке формул.
Одни и те же данные можно ввести одновременно в несколько различных ячеек одного листа. Для этого следует выделить ячейки, в которые необходимо ввести данные (не обязательно смежные), ввести данные и нажать клавиши Ctrl + Enter или, при нажатой клавише Ctrl, щелкнуть по кнопке Ввод в строке формул.
Форматирование чисел
Вводимая в ячейку
информация отображается в строке формул,
которая расположена выше названий
столбцов и правее значка
.
Вид введенной в ячейку информации
зависит от формата, назначенного этой
ячейке. С более подробной информацией
о формате и типе данных можно познакомиться
в п. 3.4 данного пособия.
Отображение чисел в ячейке и строке формул могут не совпадать. В строке формул показывается вся введенная информация, а информация, видимая в ячейке, зависит от размера числа и формата ячейки.
Если вместо числа в ячейке появляются символы #####, то это значит, что ширина ячейки недостаточна для отображения числа в данном формате. При этом хранимое значение числа не меняете. Если сделать такую ячейку активной, то в строке формул можно увидеть то число, которое в ней хранится. Чтобы число отображалось правильно, нужно просто увеличить ширину столбца, дважды щелкнув мышью по его границе.
Для быстрого присвоения некоторых числовых форматов можно использовать кнопки группы Число вкладки Главная (Рис. 5.1.);
Во внутреннем представлении Excel даты и время суток хранятся как числа. Внешнее представление времени или даты зависит от числового формата, назначенного ячейке. По умолчанию значения даты и времени (как и числа) выравниваются в ячейке по правому краю.
Рис. 5.1. Элементы группы Число
При вводе даты можно пользоваться символами «.», «/», «-». Например: даты 1.2.09 и 1/2/ 09 и 1 -2-09 будут автоматически распознаны как 1 февраля 2009 года и отображены в соответствии с установками Windows.
Разделителем в отображении времени служит двоеточие. Например, 17:30.
Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, следует вставить пробел между датой и временем (01.02.01 17:30).
Любая комбинация букв и цифр, которая не воспринимается как число, трактуется Excel как текст. Если вводимый текст не помещается по ширине ячейки, то его отображение распространяется на свободные ячейки, расположенные справа от ячейки с текстом. Но если ячейка справа от текущей оказывается заполненной какой-либо информацией, то она «заслоняет» текст и при отображении он будет обрезан по границе текущей ячейки. Как и для чисел, сделать ширину столбца соответствующей самому длинному тексту можно двойным щелчком по правой границе столбца.
Текст в ячейке можно разместить в несколько строчек. Чтобы это выполнить существует несколько способов:
Для перевода строки внутри текста в ячейке надо нажать Alt+Enter, при этом высота строки будет автоматически увеличена до нужных размеров.
Сделать активной ячейку с переносимым текстом и нажать на кнопку Объединить и поместить в центре
вкладки Главная, группы Выравнивание.В диалоговом окне Формат ячеек во вкладке Выравнивание установите флажок Переносить по словам.
Задания для индивидуальной работы
Задание 1
Выделите Лист1 и Лист2.
Выделите все листы рабочей книги.
Выделите ячейки А2:А15. Выделите ячейки А4:F4. Выделите ячейки А2:Е6 и А11:Е15.
Выделите строку 8. Выделите строки 2:12. Выделите строки 2:7 и 11:14.
Выделите столбец В. Выделите столбцы В:D. Выделите столбцы A:B и F:G.
Выделите все ячейки листа.
Выделите ячейки и диапазоны, как указано на Рис. 5.2.
Рис. 5.2. Выделение смежных и несмежных диапазонов
Задание 2
Выделите ячейки А2:А15 и введите в них одновременно свою фамилию.
Выделите ячейки А2:Е6 и А11:Е15 и введите в них одновременно свое имя.
Введите одновременно в ячейку А30 Листа1, Листа2 и Листа3 свою фамилию и имя. Просмотрите результат.
Введите одновременно в диапазон ячеек Н2:Н10 Листа1, Листа2 и Листа3 свою фамилию и имя. Просмотрите результат.
Введите одновременно в диапазон ячеек D2:А11 и К9:М15 Листа1, Листа2 и Листа3 свою фамилию и имя. Просмотрите результат.
Выделите любую ячейку таблицы. Введите число 12345,6789. Вызовите Диалоговое окно Формат ячеек. В диалоговом окне перейдите на вкладку Число. Просмотрите, как выглядит введенное число в разных форматах.
Выделите любую ячейку таблицы. Введите число 12,678912345. Вызовите Диалоговое окно Формат ячеек. В диалоговом окне перейдите на вкладку Число. Просмотрите, как выглядит введенное число в разных форматах.
Выделите любую ячейку таблицы. Введите число 12345678,91234. Вызовите Диалоговое окно Формат ячеек. В диалоговом окне перейдите на вкладку Число. Просмотрите, как выглядит введенное число в разных форматах.
Выделите любую ячейку таблицы. Введите число 12345,91234. Вызовите Диалоговое окно Формат ячеек. В диалоговом окне перейдите на вкладку Число. Просмотрите, как выглядит введенное число в разных форматах.
Выделите любую ячейку таблицы. Введите число 12,678912345. Уменьшите разрядность с помощью команд группы Число.
Выделите любую ячейку таблицы. Введите число 12,6. Увеличьте разрядность с помощью команд группы Число.
Выделите любую ячейку таблицы. Введите число 12678912345. Установите формат с разделителем с помощью команд группы Число.
Выделите любую ячейку таблицы. Введите число 1267,8912345. Установите денежный формат с помощью команд группы Число.
Выделите любую ячейку таблицы. Введите число 126745. Установите денежный формат с помощью команд группы Число.
Выделите любую ячейку таблицы. Введите число -1267,45. Вызовите Диалоговое окно Формат ячеек. В диалоговом окне перейдите на вкладку Число и установите формат отрицательного числа, выделенного красным цветом.
Выделите любую ячейку таблицы. Введите число 1267,8912345. Вызовите Диалоговое окно Формат ячеек. В диалоговом окне перейдите на вкладку Число и установите числовой формат с разделителем и двумя знаками после запятой.
Перейдите на Лист2 и в ячейку В2 введите время.
В ячейку В3 одновременно введите дату и время.
Введите в любую ячейку число 1.2. Вызовите Диалоговое окно Формат ячеек. В диалоговом окне перейдите на вкладку Число и просмотрите возможные способы представления даты. Почему такая запись автоматически распознается как дата?
Введите в любую ячейку число 12.5. Вызовите Диалоговое окно Формат ячеек. В диалоговом окне перейдите на вкладку Число и просмотрите возможные способы представления даты. Почему такая запись автоматически распознается как дата?
Введите в любую ячейку число 29.12. Вызовите Диалоговое окно Формат ячеек. В диалоговом окне перейдите на вкладку Число и просмотрите возможные способы представления даты. Почему такая запись автоматически распознается как дата?
Введите в любую ячейку число 2/5. Вызовите Диалоговое окно Формат ячеек. В диалоговом окне перейдите на вкладку Число и просмотрите возможные способы представления даты. Почему такая запись автоматически распознается как дата?
Введите в любую ячейку число 33/35. Вызовите Диалоговое окно Формат ячеек. В диалоговом окне перейдите на вкладку Число и просмотрите возможные способы представления даты. Почему такая запись автоматически не распознается как дата?
В любую ячейку введите дату 1.09. Отобразите ее в форматах «дд.ммм.гг» и «дд. мм. гггг». Почему при отсутствии явного указания года он считается текущим?
В ячейку В10 введите текст «Лабораторная работа». В ячейку С10 введите текст «Значение параметра». Виден ли полностью текст ячейки В10? Проверьте, не изменился ли текст в этой ячейке. Для расширения столбца В по размеру текста дважды щелкните на правой границе столбца в строке заголовков.
В ячейку В11 введите текст «Форматирование символов». В ячейку С11 введите свою фамилию. Виден ли полностью текст ячейки В11? Проверьте, не изменился ли текст в этой ячейке. Для расширения столбца В по размеру текста дважды щелкните на правой границе столбца в строке заголовков.
В ячейку В12 введите текст «Языки и региональные стандарты». В ячейку С12 введите текст «Панель управления». Виден ли полностью текст ячейки В12? Проверьте, не изменился ли текст в этой ячейке. Для расширения столбца В по размеру текста дважды щелкните на правой границе столбца в строке заголовков.
В ячейки А20, А21, А22 введите соответственно слова Word, Excel, Access. В ячейки В20, В21, В22 введите числа 45, 863, 904. Обратите внимание на характер выравнивания.
В ячейки А23, А24, А25 введите соответственно слова Windows 2000, Windows XP, Windows Vista. В ячейки В23, В24, В25 введите числа 2368, 47863, 192054. Обратите внимание на характер выравнивания.
В ячейку А26 введите текст «Лабораторная работа». Измените текст в ячейке на «Лабораторная работа полностью выполнена» первым способом редактирования.
В ячейку А27 введите текст «Операционная система». Измените текст в ячейке на «Операционная система - это программное обеспечение» вторым способом редактирования.
В ячейку А28 введите текст «Операционные системы». Измените текст в ячейке на «Операционные системы выполняют две основные функции» третьим способом редактирования.
В ячейку А30 введите текст «Операционные системы выполняют две основные функции». Для отображения каждого из слов выберите свое семейство шрифта (Arial, Times, Courier, Tahoma). Каждое слово должно выводиться своим цветом.
В ячейку А32 введите текст «Операционная система — это программное обеспечение». Для отображения каждого из слов выберите свой вид шрифта (Arial, Times, Courier, Tahoma). Каждое слово должно выводиться своим цветом.
Создайте на листе таблицу (Рис. 5.3.). Одну из строк выделите другим цветом.
Рис. 5.3. Образец таблицы для упражнения
Установите границы ячеек таким образом, чтобы получилась следующая фигура (Рис. 5.4.).
Рис. 5.4. Образец упражнения
Контрольные вопросы
Какая ячейка называется активной? Какие существуют способы выделения ячеек?
Какие комбинации клавиш используются для перемещения на экран вперед, назад, вправо, влево и для перемещения в начало и конец текущей строки, заполненной части листа?
Какие существуют способы ввода информации в ячейку?
Какие существуют форматы чисел? Как они устанавливаются?
Какой символ используется для отделения целой и дробной части числа?
Что определяет формат ячейки? Приводит ли изменение формата к изменению содержания ячейки?
Перечислите способы выделения фрагментов листа?
Какие манипуляции можно производить с выделенными фрагментами листа?
Как ввести информацию одновременно в выделенный диапазон?
Что означает появление в ячейке вместо числа символов #####?
Как увеличить (уменьшить) разрядность дробной части числа?
Как ввести дату? Какие форматы можно применять?
Что такое числовой формат даты?
Как ввести в ячейку текст из нескольких строчек?
Как хранятся в ячейке и отображаются на экране длинные строки, для записи которых недостаточно ширины ячейки?
Как можно редактировать уже введенную информацию?
Как установить единый формат для всего текста в ячейке? Как отформатировать отдельные символы текста ячейки?
Как выделить диапазон строк или столбцов (соседних и не соседних)?
Как настроить режим видимости строк или столбцов?