4.6 Слияние документов. Создание электронных форм
Цель работы: Научиться выполнять слияние документов и создавать электронные формы.
Задание 1 Создание основного документа и источника данных, выполнение слияния.
Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.
Слияние используется при массовой рассылке документов и сообщений по факсу или электронной почте, а также для создания почтовых наклеек, конвертов, каталогов.
При слиянии используется следующая терминология:
Основной документ – документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.
Источник данных – файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.
Поле слияния – поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия.
Составной документ – документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.
При выполнении слияния необходимо осуществить следующие основные действия:
Открыть или создать основной документ.
Открыть или создать источник данных, в котором содержатся сведения о каждом получателе.
В основном документе добавить и настроить поля слияния.
Для создания составного документа поместить сведения из источника данных в основной документ.
Для реализации этого алгоритма используется вкладка Рассылки. В качестве примера использован документ, показанный на Рис. 4.4.
Рис. 4.4. Пример основного документа
Создайте основной документ. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ. Сохраните документ.
В основном документе имеется постоянная часть и изменяемая часть, которая меняется от получателя к получателю. К изменяемой части в данном документе относятся: адрес получателя – почтовый индекс, город, улица, дом, квартира; фамилия, имя, отчество, пол, сумма к выплате, номер договора.
Создайте источник данных, содержащий организованные данные. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Outlook и т.д. В нашем случае, это будет файл Excel содержащий информацию по изменяемым полям (Рис. 4.5.).
Рис. 4.5. Пример источника данных
После подготовки основного документ и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ.
Откройте основной документ.
Перейдите во вкладку Рассылки. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.
В окне Выбор источника данных дважды щелкните по значку файла данных ранее сохраненного или выделите его и нажмите кнопку Открыть.
В окне Выделить таблицу выберите таблицу Лист1$, из которой будут извлекаться данные для слияния. После подключения источника данных станут доступными элементы вкладки Рассылки.
Установите курсор в место основного документа, в которое требуется вставить поле слияния, и щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите вставляемое поле. Для удобства просмотра документа затените поля слияния (кнопка Выделить поля слияния).
Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.
Поле Пол понадобится для того, чтобы изменять окончание слова – Уважаемый или Уважаемая. Но это поле нужно вставить, используя список кнопки панели инструментов Добавить поле Word. Эта процедура выполняется следующим образом:
Выделить окончание слова Уважаемый – ый.
Раскрыть список кнопки Добавить поле Word.
Выбрать из списка условный оператор IE..THEN...ELSE.
В появившемся диалоговом окне Вставка поля IF в поле поле: выбрать Пол, в поле оператор: – равно, в поле значение: – м, в поле Вставить следующий текст: – ый, в поле В противном случае вставить следующий текст: – ая. Изменить размер шрифта окончания, установив его таким же, как и у основного слова.
Основной документ готов к слиянию. Вместо наименования полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр объединенных документов.
Слияние документов
Слияние можно выполнить в новый документ.
Нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы.
В окне Составные новые документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния.
Результатом слияния будет новый документ, которые содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.
Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.
Особенности работы с основным документом
При открытии файла основного документа, для которого уже добавлены поля слияния, появляется запрос. Обязательно следует нажать кнопку Да (Рис. 4.6). В противном случае слияние будет произвести невозможно.
Рис. 4.6. Запрос при открытии основного документа
Если все же случайно была нажата кнопка Нет, надо закрыть документ без сохранения изменений и заново открыть его.
Задание 2 Создание формы с помощью элементов управления содержимым.
Форма – это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения.
Элементы управления содержимым – это отдельные элементы управления, которые можно добавить и настроить для использования в шаблонах, формах и документах. Например, множество оперативных форм имеет раскрывающийся список, предоставляющий ограниченный выбор для пользователя формы.
Элементы управления содержимым находятся на вкладке Разработчик в группе Элементы управления.
Форма состоит из постоянной части и полей.
Постоянная часть может содержать текст, таблицы, рисунки и др. объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.
Поля предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками и флажки.
Для создания и настройки параметров форм удобно пользоваться панелью инструментов Формы. При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы. Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.
Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.
Создание постоянной части формы
Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами и рамками. Документ создается и оформляется в обычном порядке. Например, для электронной формы, представленной на Рис. 4.7, можно создать таблицу, в ней соответствующим образом объединить и разбить ячейки, установить требуемую высоту строк, удалить обрамление границ. Установить параметры шрифта.
Рис. 4.7. Постоянная часть формы
Вставка полей в форму
Текстовые поля
Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена.
Установите курсор в месте вставки.
Во вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий и выберите элемент Поле.
Поле отобразится как серый прямоугольник.
Для настройки параметров поля нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления или дважды щелкните по нему мышью. В окне Параметры текстового поля установите требуемые параметры.
В раскрывающемся списке Тип выберите тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.
Тип Обычный текст предназначен для полей, в которые может вводиться различная информация: текст, числа, даты и т.д.
В поле Текст по умолчанию можно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы.
В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых символов от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество символов 32676).
Тип Дата предназначен для полей, в которые допускается вводить только даты и/или время.
В поле Дата по умолчанию можно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.
Поля со списками
Поля со списками предназначены для выбора в них одного из заранее веденных значений. Значения могут быть любыми: текст, числа, даты и др.
Установите курсор в месте вставки.
Во вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий и выберите элемент Поле со списком.
Первоначально поле отобразится как серый прямоугольник.
Для настройки параметров поля со списком нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления или дважды щелкните по нему мышью. В окне Параметры поля со списком настройте параметры списка.
Для добавления значения введите его в текстовое поле Элемент списка и нажмите кнопку Добавить. Можно добавить любое число элементов списка. Ошибочно добавленный элемент можно удалить: выделите его в поле Список и нажмите кнопку Удалить.
Пользуясь кнопками Порядок можно изменить порядок расположения элементов в списке. В поле по умолчанию отображается элемент, находящийся на первой позиции в поле Список.
Флажок
Флажок используется для выбора пользователем формы одного из двух вариантов: флажок установлен или нет.
Установите курсор в месте вставки.
Во вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий и выберите элемент Флажок списком.
Первоначально поле отобразится как серый прямоугольник.
Для настройки параметров флажка нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления или дважды щелкните по нему мышью.
В окне Параметры флажка настройте параметры флажка.
Можно настроить состояние по умолчанию: снят или установлен.
Создание текста справки к полям
Для удобства пользователей формы к каждому полю можно добавить текст справки, который будет отображаться в строке состояния окна Word или выходить при нажатии клавиши F1.
Для любых полей справка создается одинаково.
В окне установки параметров текстового поля, поля со списком или флажка нажмите кнопку Текст справки.
Во вкладке Строка состояния окна Текст справки для поля формы установите переключатель Текст справки и введите текст справки. Аналогично введите текст во вкладке Клавиша F1.
При переходе к полю в защищенном документе, справка будет автоматически отображаться в строке состояния и при нажатии клавиши F1.
Защита формы
Перед распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.
Во вкладке Разработчик в группе Защитить нажмите кнопку Защитить документ и выберите команду Ограничить форматирование и редактирование.
В области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выберите параметр Ввод данных в поля форм и нажмите кнопку Да, включить защиту.
В окне Включить защиту введите пароль для защиты формы в поле Новый пароль, а затем повторите его в поле Подтверждение пароля.
Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в поля формы.
Заполнение формы
При заполнении защищенной формы переход между полями можно производить клавишами перемещения курсора.
При переходе к полю со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение
Задания для индивидуальной работы
Задание 1
Создайте основной документ с изменяемой частью, состоящей из 4 элементов. Выполните процедуру слияния.
Создайте основной документ с изменяемой частью, состоящей из 5 элементов. Выполните процедуру слияния.
Создайте основной документ с изменяемой частью, состоящей из 6 элементов. Выполните процедуру слияния.
Создайте основной документ с изменяемой частью, состоящей из 7 элементов. Выполните процедуру слияния.
Создайте основной документ с изменяемой частью, состоящей из 8 элементов. Выполните процедуру слияния.
Создайте основной документ с изменяемой частью, состоящей из 9 элементов. Выполните процедуру слияния.
Создайте основной документ с изменяемой частью, состоящей из 10 элементов. Выполните процедуру слияния.
Создайте основной документ с изменяемой частью, состоящей из 11 элементов. Выполните процедуру слияния.
Создайте основной документ с изменяемой частью, состоящей из 12 элементов. Выполните процедуру слияния.
Создайте основной документ с изменяемой частью, состоящей из 13 элементов. Выполните процедуру слияния.
Задание 2
Создайте электронную форму, содержащую текстовое поле, поле со списком, флажок. Защитите форму и заполните.
Создайте электронную форму, содержащую 3 текстовых поля, 2 поля со списком, 2 флажка. Защитите форму и заполните.
Создайте электронную форму, содержащую 5 текстовых полей с разными параметрами (дата, текущее время и т.д.). Защитите форму и заполните. Создайте текст справки.
Создайте электронную форму, содержащую 3 текстовых поля, 2 поля со списком, 2 флажка. К каждому из полей создайте текст справки. Защитите форму, заполните и проверьте работу справки.
Создайте электронную форму зачетной книжки. Создайте текст справки. Защитите форму и заполните ее.
Создайте электронную форму бланка заказа пиццы. Создайте текст справки. Защитите форму и заполните ее.
Создайте электронную форму бланка платежной квитанции. Создайте текст справки. Защитите форму и заполните ее.
Сохранить файл С:/Student/Учебный6_ваша фамилия.docх
Результаты показать преподавателю.
Контрольные вопросы
Какие действия необходимо выполнить при реализации алгоритма слияния?
Какая область экрана используется для реализации алгоритма слияния, по какой команде она открывается?
Из каких частей состоит основной документ?
В каком диалоговом окне производится настройка изменяемой части основного документа?
Какое расширение необходимо использовать при сохранении созданного списка адресов?
Как выполняется замена текста изменяемой части основного документа созданными полями?
По какому алгоритму производится изменение окончания слова в обращении?
Какие действия выполняются в диалоговом окне Вставка поля IF?
С помощью каких кнопок можно просмотреть письма и внести изменения в список?
Какие действия необходимо выполнить при реализации алгоритма создания формы?
Из каких частей состоит форма?
При каких условиях возможно заполнение полей формы.
Перечислите виды полей формы?
Какие типы данных может содержать текстовое поле?
Опишите алгоритм создания справки к полям формы?
Для каких целей устанавливается пароль при защите формы.