Министерство образования и науки Российской Федерации

Кемеровский институт (филиал) РГТЭУ

С. А. Созинов

С. И. Репина

Программные средства офисного назначения

Учебное пособие

Кемерово 2011

УДК 004.4'275 ББК 32.81 С58

Рецензенты:

А. Л. Юдин

к.ф-м.н., доцент кафедры экспериментальной физики

ФГОУ ВПО «КемГУ»

Н.Г.Кравченко

к.ф-м.н., доцент кафедры теоретической физики

ФГОУ ВПО «КемГУ»

Созинов С.А.

С58 Программные средства офисного назначения: учебное пособие / Созинов С. А., Репина С.И.; Кемеровский институт (филиал) РГТЭУ. – Кемерово: Кемеровский институт (филиал) РГЭТУ, 2011. – 185с.:

Приводятся основные сведения о текстовых и табличных процессорах теоретического характера. Технологические операции рассматриваются без привязки к конкретному типу программного продукта, что дает обобщенное представление о его возможностях и технологии работы в нем. Полученные знания станут базовыми при практическом знакомстве с новыми версиями Microsoft Word и Microsoft Excel. Пособие построено так, что постепенно знакомит с разнообразным инструментарием текстовых и табличных процессоров – от типовых процедур для создания простых документов до сложных режимов, применяемых в профессиональной работе. Полученные теоретические представления о работе с программами офисного назначения читатель сможет закрепить с помощью практических упражнений, имеющихся в пособии.

Предназначено для студентов всех форм обучения, изучающих дисциплину «Программные средства офисного назначения».

Текст дан в авторской редакции

УДК 004.4'275

ББК 32.81

© Кемеровский институт (филиал)

РГТЭУ 2011

Содержание

1 Типовые операции при работе с электронными документами 6

1.1 Создание и сохранение документа 6

1.2 Копирование, перемещение и удаление с использованием буфера промежуточного хранения 9

1.3 Работа с окнами 10

1.4 Контекстный поиск и замена 11

1.5 Проверка правописания слов и синтаксиса 12

1.6 Установка общих параметров страницы 13

2 Текстовый процессор Microsoft Word 14

2.1 Типовая структура интерфейса 14

2.2 Фрагмент и абзац текста 17

2.3 Форматирование текста 18

2.4 Общие требования к созданию документа 19

2.5 Интерфейс приложений Microsoft Office 2007 21

2.6 Полезные советы для работы с текстовым процессором 23

3 Табличный процессор Microsoft Excel 24

3.1 История появления и развития электронной таблицы 24

3.2 Интерфейс электронной таблицы 26

3.3 Режимы работы табличного процессора 30

3.4 Типы данных, хранимых в ячейках электронной таблицы 31

3.5 Форматирование данных в ячейках 33

3.6 Формулы 35

3.7 Функции 37

3.8 Понятие абсолютной и относительной ссылки 39

3.9 Автоматическое изменение относительных ссылок при копировании и перемещении формул 41

3.10 Функциональные возможности 44

3.11 Графические возможности табличного процессора 50

3.12 Технология работы в электронной таблице 53

3.13 Проектирование электронной таблицы 56

3.14 Электронная таблица для поддержки принятия решения 59

3.15 Автоматизация работы с электронной таблицей 62

4 Практикум по Microsoft Word 63

4.1 Установка параметров страницы. Проверка документа. Автозамена, использование экспресс-блоков 63

4.2 Форматирование символов и абзацев. Стили документов. Создание и форматирование списков 73

4.3 Шаблоны документов. Колонки. Таблицы 82

4.4 Импорт и создание графики. Размещение текста и графики 94

4.5 Структурирование и организация документа. Сноски. Названия, закладки, перекрестные ссылки. Указатели, оглавления, списки иллюстраций и литературы 106

4.6 Слияние документов. Создание электронных форм 126

5 Практикум по Microsoft Excel 136

5.1 Основные приемы ввода, редактирования и форматирования информации 136

5.2 Основные приемы выполнения вычислений 149

5.3 Построение формул. Присвоение имен. Использование массивов. Команды редактирования 157

5.4 Построение, редактирование, настройка диаграмм 172

5.5 Работа со списками 182

Список литературы 196

Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации.

К этому классу относятся программные средства офисного назначения, которые предусматривают наличие интегрированных пакетов (ИП) прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, обеспечивающие комплексную реализацию задач любой предметной области.

Офисные программные продукты используются как в составе ИП, так и самостоятельно. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица, система управления базой данных, средства телекоммуникаций, графический редактор, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом офисе.

Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office - мощный профессиональный пакет, в который вошли такие необходимые программы, как текстовый редактор Word, электронная таблица Excel, программа создания презентаций PowerPoint, СУБД Access, средство поддержки электронной почты Mail.

Данное учебное пособие рассматривает технологию работы с текстовым процессором Word и электронным прцессором Excel. Студенты получают теоретические представления о возможностях и разнообразных инструментах этих пакетов, с дальнейшим закреплением полученных знаний в практических упражнениях.

Практикум построен таким образом, что читатель, первоначально знакомиться с методическими указаниями по выполнению упражнений, а затем выполняет индивидуальные задания.