3.15 Автоматизация работы с электронной таблицей

Эффективным средством для автоматизации трудоемких часто повторяющихся рабочих операций являются макросы.

Создание макроса во многом напоминает запись программы на алгоритмическом языке. Этот процесс может быть представлен как последовательность следующих шагов:

• определение цели, для выполнения которой вы создаете макрос (например, для объединения данных, поступающих из отдельных магазинов, в общую электронную таблицу);

• определение последовательности команд (нажатий клавиш), обеспечивающей достижение поставленной вами цели;

• набор с клавиатуры последовательности команд, причем расположение создаваемого макроса не должно мешать введению в таблицу новых строк или столбцов;

• присвоение имени макросу, созданному в процессе выполнения шага 3.

Как уже указывалось, наиболее простым способом создания макроса является его запись с помощью макрорекордера. При использовании макросов, записанных с помощью макрорекордера, выполнение операций происходит не всегда так безупречно, как хотелось бы. Для достижения максимального эффекта у пользователя имеется возможность редактирования макросов. Довольно часто нужно проследить выполнение макроса шаг за шагом. Для этого используют пошаговый режим макроса (режим отладки).

Идея объединения двух и более макросов привела к созданию пользовательских меню. На рис. 3.19 показано пользовательское меню, построенное для объединения электронных таблиц. Меню имеет четыре пункта (Объединить, Удалить, Распечатать и Выйти), каждый из которых реализуется выполнением специально разработанного макроса.

Рис. 3.19. Пример пользовательского меню

Выбор и запуск выполнения того или иного макроса в зависимости от особенностей конкретного табличного процессора могут осуществляться следующим образом:

• специальной клавишной комбинацией с последующим вводом имени макроса; с указанием вызывающей клавиши отдельно для каждого макроса;

• включением вызова макроса как нового пункта в системное меню;

• добавлением кнопки вызова макроса на панель инструментов;

• контекстным вызовом менеджера макросов мышью.

4 Практикум по Microsoft Word

4.1 Установка параметров страницы. Проверка документа. Автозамена, использование экспресс-блоков

Цель работы: Научиться устанавливать параметры страницы документа, осуществлять проверку документа, использовать средства автоматического изменения текста.

Задание 1 Установка параметров страницы.

К основным параметрам страницы относятся размер страницы, поля и ориентация страницы.

Диалоговое окно Параметры страницы отображается двумя способами.

Способ 1

С помощью команды Разметка страницы|Параметры страницы|Поля|Настраиваемые поля и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов.

Способ 2

Двойным щелчком мыши по области верхней или боковой линейки. Диалоговое окно имеет 3 вкладки: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги. На вкладке Поля устанавливаются поля страницы, ее ориентация и тип документа — обычный, с зеркальными полями, 2 страницы на листе и брошюра. Все типы иллюстрируются образцами в специальном поле. На вкладке Размер бумаги выбирается стандарт печатного листа документа. На вкладке Источник бумаги устанавливаются местоположение начала раздела документа, принцип различения колонтитулов, вертикальное выравнивание символов, нумерация строк и границы абзаца или страницы.

Вставка номеров страниц

Способ 1

Во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Номер страницы, в появившемся списке выберите один из способов расположения нумерации (Вверху страницы, Внизу страницы или На полях страницы), а затем один из вариантов нумерации.

Способ 2

Двойным щелчком мыши по области верхнего или нижнего колонтитула активировать данное поле. Во вкладке Работа с колонтитулами|Конструктор|Колонтитулы щелкните по кнопке Номер страницы, в появившемся списке выберите один из способов расположения нумерации (Вверху страницы, Внизу страницы или На полях страницы), а затем один из вариантов нумерации

Задание 2 Проверка правописания документа, расстановка переносов.

Проверка документа осуществляется по команде Рецензирование|Правописание|Правописание.

Настройка параметров проверки орфографии и грамматики:

1. Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.

2. В окне Параметры Word в категории Правописание установите необходимые параметры.

Слова, подчеркнутые красной волнистой чертой, содержат орфографическую ошибку или их нет в словаре, слова, подчеркнутые зеленой волнистой чертой, содержат грамматическую ошибку.

Щелчок правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове выводит в диалоговом окне список предлагаемых исправлений или рекомендации по установке знаков препинания. Синонимы выделенного слова можно увидеть, щелкнув по слову правой кнопкой мыши, в контекстном меню выбрать команду Синонимы.

Процедура расстановки переносов выполняется во вкладке Разметка страницы|Параметры страницы|Расстановка переносов|Авто. В диалоговом окне Параметры расстановки переносов можно выбрать автоматическую расстановку переносов с изменением ширины зоны переноса слов и принудительную, при которой пользователь сам выбирает место переноса из предложенного программой деления слова на слоги. При изменении ширины зоны переноса пользователь оптимизирует количество пробелов в каждой строке.

Задание 3 Средства автоматического изменения и автоформатирования текста. Стандартные блоки.

Автозамена

Функция автозамены используется для автоматического исправления ошибок и опечаток при вводе текста и ввода некоторых специальных символов.

Автозамену можно использовать для ввода часто используемого текста, таблиц, рисунков и других объектов.

Выделенному рисунку или фрагменту текста назначается определенный набор символов. В дальнейшем при создании документа этот набор символов, вставленный в документ, будет заменен программой соответствующим текстом или рисунком.

Алгоритм выполнения:

1. Выделите текст, таблицу или рисунок в любом документе.

2. Нажмите кнопку Office и в появившемся меню выберите команду Параметры Word. Выберите категорию Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены.

3. Во вкладке Автозамена окна Автозамена в поле на: отображен выделенный текст. В поле заменить: введите сочетание символов, которое при вводе будет заменяться выделенным текстом. Этот набор символов не должен представлять собой какое-либо существующее слово или аббревиатуру, в противном случае они будут автоматически заменяться при вводе.

Для того чтобы автозамена работала, введите символы автозамены и нажмите на клавиатуре клавишу Пробел или ENTER. Символы автоматически заменятся элементом автозамены.

Автоформатирование при вводе текста

При вводе текста с клавиатуры к нему может быть применено автоматическое форматирование. Например, если вводится число, за которым следуют точка или дефис, затем пробел или знак табуляции, то последующий текст оформляется как нумерованный список.

Для удобства работы следует настроить параметры автоформатирования.

1. Нажмите кнопку Office и в появившемся меню выберите команду Параметры Word.

2. Выберите категорию Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены.

3. Перейдите во вкладку Автоформат при вводе окна Автозамена. По умолчанию отмечены оптимальные настройки параметров автоформатирования, такие как:

• Флажок "прямые" кавычки «парными» обеспечивает при вводе замену прямых кавычек ("Колизей") круглыми парными («Колизей»). Поскольку при оформлении русскоязычных документов принято использовать парные кавычки, этот флажок должен быть установлен.

• Флажок английские порядковые (1st) надстрочными знаками обеспечивает указанное преобразование. Например, при вводе 12th преобразуется в . Флажок работает только для английского языка.

• Флажок дроби (1/2) соответствующими значками обеспечивает указанное преобразование. Например, при вводе 1/4, 1/2 или 3/4 автоматически заменяются на , , или соответственно. Для других дробей этот флажок не работает.

• Флажок дефисы ( -- ) на тире ( - ) обеспечивает замену двух дефисов на короткое ( - ) или длинное ( — ) тире. Для преобразования двух дефисов в короткое тире при вводе перед и после дефисов должны быть введены пробелы. После ввода следующего слова знаки дефиса автоматически преобразуется в тире. Для преобразования двух дефисов в длинное тире при вводе перед и после дефисов не должны быть введены пробелы. Наличие этих флажков облегчает ввод текста.

• Флажок *полужирный* и _курсив_ позволяет непосредственно при вводе текста обеспечить полужирное или курсивное начертания во вводимом тексте. Это может быть и неплохо, но никто, обычно, этим не пользуется.

• Флажок адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками обеспечивает оформление адресов Internet и сетевых путей как полей гиперссылок. Это означает, что при вводе адреса Internet, например, www.miemp.ru он тут же преобразуется в гиперссылку.

• Флажок стили нумерованных списков обеспечивает автоматическое применение стиля нумерованного списка в случае ввода цифры или буквы с последующей точкой и пробелом, дефисом, символом табуляции, закрывающей скобкой или знаком "больше" (>) в начале абзаца. При нажатии клавиши ENTER при переходе к следующему абзацу, в его начало автоматически добавляется следующий номер. Для завершения списка дважды нажмите клавишу ENTER или удалите последний номер, нажав клавишу BackSpace.

• Флажок стили маркированных списков обеспечивает автоматическое применение стиля маркированного списка, если в начале абзаца оказывается звездочка ( * ), один или два дефиса, знак "больше" (>), стрелка, составленная из сочетания дефиса или знака равенства со знаком "больше" (-> или =>), а за ним следует пробел (или знак табуляции) и текст. Для завершения списка дважды нажмите клавишу ENTER или удалите последний маркер, нажав клавишу BackSpace.

• Флажок линии границ позволяет создавать верхнюю границу абзаца вводом трех и более символов:

• дефис (-) или знак подчеркивания - одинарная линия;

• знак равенства - двойная линия;

• звездочка - пунктирная линия;

• диез (#) - тройная, "декоративная", линия;

• тильда (~) - волнистая линия.

После ввода символов надо нажать клавишу ENTER.

• Флажок таблицы позволяет создавать таблицы из последовательности дефисов и плюсов, например +----+----+. Каждая пара плюсов + соответствует одному столбцу.

Использование стандартных блоков

Стандартные блоки можно использовать для хранения часто используемого текста и графических объектов. Это могут быть стандартные фразы писем, договоров, соглашений, списки рассылки, адреса и т.п. Блок может сохранять также параметры оформления хранимых данных (параметры шрифта, абзаца, границы и т.п.).

Стандартные блоки Word 2007 являются своего рода аналогом элементов автотекста, используемого в предыдущих версиях Word.

Создание стандартного блока

1. Выделите фрагмент документа (текст, таблицу, графический объект), который требуется сохранить как стандартный блок многократного использования.

2. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в галерею экспресс-блоков. Или нажмите комбинацию клавиш ALT+F3.

3. В диалоговом окне Создание нового стандартного блока задайте имя и категорию стандартного блока. В параметрах укажите: Вставить только содержимое.

Вставка стандартного блока в документ

1. Установите курсор в место вставки стандартного блока в документ.

2. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки.

3. Для вставки стандартного блока из коллекции Экспресс-блоки найдите этот блок в списке и щелкните по нему мышью.

Задания для индивидуальной работы

Задание 1

1. Запустите Word.

2. Для изучения MS Word потребуется любой текстовый файл. Создайте такой файл с помощью недокументированной команды. Для этого нужно создать новый документ и набрать команду =rand(m,n), где m — количество абзацев в документе, n — количество предложений в абзаце. В нашем примере это - =rand(6, 5).

3. Установите следующие параметры страницы: верхнее и нижнее поля — 2 см, левое поле — 2,5 см, правое поле — 1 см. Установите нумерацию страниц в правом нижнем углу. Включите режим непечатаемых служебных символов.

4. Установите следующие параметры страницы: верхнее и нижнее поля — 1,5 см, левое поле — 3 см, правое поле — 1,5 см. Установите нумерацию страниц внизу в центре страницы.

5. Установите зеркальные поля со следующими параметрами: верхнее и нижнее поля — 2 см, внутри — 2,5 см, снаружи — 1 см. Установите нумерацию внизу страницы снаружи.

6. Установите зеркальные поля со следующими параметрами: верхнее и нижнее поля — 1,5 см, внутри — 3 см, снаружи — 1,5 см. Установите нумерацию страниц в середине верхнего колонтитула, а число страниц — в нижнем колонтитуле снаружи.

7. Установите следующие параметры страницы: верхнее и нижнее поля — 1 см, левое поле — 2,5 см, правое поле — 1,5 см. Установите нумерацию страниц в середине нижнего колонтитула, а число страниц - в правом верхнем углу верхнего колонтитула.

8. Установите следующие параметры страницы: верхнее и нижнее поля — 1,5 см, левое поле — 3 см, правое поле — 1,5 см. Установите нумерацию страниц в середине верхнего колонтитула, а дату создания документа — в правом углу нижнего колонтитула.

Задание 2

9. Внесите в документ не менее трех орфографических ошибок. Запустите проверку правописания документа. Проанализируйте результат проверки документа.

10. В документе установите выравнивание По левому краю. Выполните команду расстановки переносов. Установите флажок Автоматическая расстановка переносов. Установите Ширину зоны переноса — 1 см, а Макс. число последовательных переносов — 4. Проанализируйте полученный результат.

11. В документе установите выравнивание По правому краю. Выполните команду расстановки переносов. Установите флажок Автоматическая расстановка переносов. Установите Ширину зоны переноса — 0,5 см, а Макс. число последовательных переносов — 3. Проанализируйте полученный результат.

12. В документе установите выравнивание По центру. Выполните команду расстановки переносов. Установите флажок Автоматическая расстановка переносов. Установите Ширину зоны переноса — 0,8 см, а Макс. число последовательных переносов — 2. Проанализируйте полученный результат.

13. В документе установите выравнивание По ширине. Выполните команду расстановки переносов. Установите флажок Автоматическая расстановка переносов. Установите Ширину зоны переноса — 0,5 см, а Макс. число последовательных переносов — 2. Проанализируйте полученный результат.

Задание 3

14. Создайте новый документ и выполните команду Автоформат при вводе. Установите все флажки настройки.

• На английской раскладке клавиатуры наберите 14th, 25th, 69th. Проанализируйте полученный результат;

• Наберите дроби 1/4, 1/2, 3/4. Проанализируйте полученный результат;

• Преобразуйте два дефиса в короткое тире и два дефиса в длинное тире;

• Любые слова наберите полужирным начертанием и курсивом;

• Введите любой адрес Internet;

• Создайте фрагмент текста с автоматическим применением стиля нумерованного списка;

• Создайте фрагмент текста с автоматическим применением стиля маркированного списка;

• Создайте верхнюю границу абзаца: одинарную, двойную, пунктирную, тройную и волнистую линии;

• Создайте таблицу из последовательности дефисов и плюсов.

15. С помощью средства Автозамена выполните замену букв ВСТ на слово "Вставка".

16. С помощью средства Автозамена выполните замену букв ГЛ на слово "Главная".

17. С помощью средства Автозамена выполните замену букв МС на слово "Макет страницы".

18. С помощью средства Автозамена выполните замену букв ЭС на слово «экспресс-стилей».

19. С помощью средства Автозамена выполните замену слов «Коллекции тем» аббревиатурой «КТ».

20. В конце документа по очереди введите все буквенные сокращения. Проанализируйте результат .

21. В документе с помощью средства Экспресс-блоки создайте категорию Пожелания и вставьте в конце текста слова «Мои наилучшие пожелания».

22. В документе с помощью средства Экспресс-блоки создайте категорию Приветствия и вставьте в начале текста слова «Уважаемые господа».

23. Сохранить файл С:/Student/Учебный1_ваша фамилия.docх.

24. Результаты показать преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Каким образом устанавливаются Параметры страницы?

2. Какие основные настройки производятся в Параметрах страницы?

3. Какие вкладки имеет диалоговое окно Параметры страницы и что на них устанавливается?

4. Как устанавливаются номера страниц документа?

5. Какую ошибку содержат слова, подчеркнутые красной волнистой чертой?

6. Какую ошибку содержат слова, подчеркнутые зеленой волнистой чертой?

7. С помощью какой команды устанавливаются опции проверки орфографии и грамматики?

8. С помощью какой команды можно увидеть синонимы выделенного слова?

9. С помощью какой команды выполняется процедура расстановки переносов?

10. Для какой цели устанавливается ширина зоны переноса?

11. Какие средства автоматического изменения текста имеются в MS Word?

12. Какие действия выполняются с помощью команды Автоформат?

13. Какую возможность предоставляет средство Автозамена и как она реализуется?

14. Какую возможность предоставляет средство Экспресс-блоки и как оно реализуется?