3. Оборудование и техническое оснащение лабораторной работы

3.1. Лабораторная работа выполняется на ЭВМ типа IBM PC.

3.2. Используется программное обеспечение IBM PC:

• текстовый редактор Microsoft Word;

• система обработки электронных таблиц Microsoft Excel;

• СУБД Access;

• электронный секретарь Outlook;

• панель Microsoft Office.

3.3. Для исполнения на ЭВМ необходима вышеуказанная информация.

4. Порядок выполнения лабораторной работы

4.1. Ознакомиться с методическими указаниями.

4.2. При подготовке к лабораторной работе разработать «заготовки» - шаблоны всех приведенных документов.

4.3. Выполнить шаблоны всех «заготовок» на персональном компьютере.

4.4. Изучить и переписать в тетрадь экранные формы - «заготовки».

4.5. После проверки документов - «заготовок» преподавателем, выполнить их шаблоны на компь­ютере, сделать распечатки и подшить в формируемое дело.

4.6. Сделать выводы в лабораторной работе и ответить на вопросы для самопроверки.

5. Оформление лабораторной работы

Отчет по лабораторной работе должен содержать следующие разделы:

5.1. Характеристика назначения работы.

5.2. Исходные данные (черновики- «заготовки»).

5.3. Используемое оборудование и техническое оснащение.

5.4. Документы, выполненные на ЭВМ, в виде распечатки.

5.5. Выводы по работе.

6. Рекомендации преподавателям

Работа рассчитана на 4 часа. На каждую подгруппу, состоящую из 3-4 человек, выдается вари­ант исходных данных.

7. Вопросы для самопроверки

7.1. Чем бланк письма с угловым расположением реквизитов отличается от бланка с продольным расположением реквизитов. Создайте уточненный шаблон бланка письма как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

7.2. Почему рассматриваемые в данной лабораторной работе документы называются перепиской?

7.3. Какие виды писем Вы можете назвать?

7.4. Используется ли фирменный (типовой) бланк при составлении вышеназванных документов? Если да, то в каких конкретно?

7.5. Укажите, какие из реквизитов в выполненных Вами документах, являются постоянными, а какие переменными?

Лабораторная работа № 3

РАЗРАБОТКА организационно-распорядительных ДОКУМЕНТОВ

Цель работы: овладение навыками разработки «заготовок»

и исполнения на персональном компьютере

организационно-распорядительных документов.

1. Исходные положения об организационно-распорядительных документах

К организационным документам можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа и управляющие слова. Особое место в системе организационно-распорядительных документов занимает протокол.

2. Исходная информация для пк

2.1. Положение

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификаци­онный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Положения могут регламентировать деятельность отдельных долж­ностных лиц. В управленческой практике создают положения, регу­лирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Наиболее распространенный вид положения - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имею­щих внутреннюю организационную структуру, положение явля­ется основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Структура текста положения и его формуляр унифицирова­ны в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации, структурного подразделения,

• название вида документа «По­ложение»,

• дата, индекс;

• отметки о согласовании;

• дату и гриф утверждения;

• текст.

Текст «положения» включает следующие разделы:

• Общие положения.

• Цели и задачи.

• Функции.

• Права и обязанности.

• Руководство.

• Взаимоотношения (служебные связи).

В разделе «Общие положения» указываются точное наименование структурного подразделения, степень его самостоя­тельности, подчиненность - орган управления (или должно­стное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, дирек­тивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел «Функции» - основной раздел положения, он дол­жен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функ­ций, которые должны обеспечить решение основных задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие Действующему законодательству, нормативно-правовым докумен­там Правительства, вышестоящих органов управления и докумен­там, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел «Руководство» содержит наименование должности Руководителя подразделения, требования к уровню образова­ния и стажу практической работы. Должностные обязанности Руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанно­сти руководителя выделяют отдельно, в их числе, как пра­вило, указывают функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др. Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения и взыскания и т.д. В этом разделе перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы (структурного подразделения), за состояние документации, ее соответствие требованиям право­вых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи - наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделе­нием совместно с другими структурными подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрискон­сульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридиче­скую силу с момента утверждения.

2. Устав

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организа­ций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления. Уставы пред­приятий, учреждений и организаций утверждаются их выше­стоящими органами управления (министерствами, ведомства­ми) или власти (администрацией субъектов федерации). Устав юридического лица утверждается его учредителями (участни­ками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку составления и оформ­ления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок рабо­ты. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий, различных организа­ционно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимо­отношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответст­вующей направлениям ее деятельности.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать реквизиты:

• наименование организации, структурного подразделения,

• название вида документа «устав»,

• дата, индекс;

• отметки о согласовании;

• дату и гриф утверждения;

• текст.

Текст «устава» включает следующие разделы:

• предмет и цель деятельности;

• порядок образования имущества;

• порядок распределения прибыли;

• порядок образования учреждения (организации, пред­приятия), порядок управления и прекращения деятель­ности;

• органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации в типовой Устав могут быть добавлены другие сведения: для банков - перечень проводимых банком операций и его функции; для бирж - сведения о максимальном составе членов, по­рядке их приема, правах и обязанностях, порядке разре­шения споров; для акционерных обществ - сведения о категории выпус­каемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.