2.3. Краткая информация по основным видам писем

Письма-приглашения. Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и т.д. обычно адресуются руководителю организации, кон­кретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации. Обращение к руково­дителю, конкретному должностному лицу начинается со слов «Уважаемый...», «Глубокоуважаемый...».

Письма-просьбы. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространен­ный вариант письма-просьбы совпадает с формой лично­го и коллективного заявления.

Письма-предложения о совместном сотрудничестве.

Широкое распространение получили письма-предложения о совместном сотрудничестве. Логическая схема пост­роения этих писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение пе­ред текстом употребляется не всегда.

Сопроводительные письма. Сопроводительные пись­ма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля над прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. В сопроводительном письме всегда употребляются стан­дартные выражения: направляем, посылаем, высылаем. В конце текста сопроводительного письма делается от­метка о наличии приложения.

Письма-запросы. Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимо­отношениях между разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

Письма-благодарности. В последнее время в практи­ке работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодар­ности.

Информационные письма. Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свер­шившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения. Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предло­жения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-oтвeтa (отказа) следующая:

• повторение просьбы, на которую составляет ответ;

• обоснование причины отказа (если письмо-отказ);

• кон­статация отказа.

Гарантийные письма. Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо может быть гарантированным. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата про­дукции, оплата аренды и т.д. В таких письмах использу­ются следующие стандартные выражения: гарантируем, фирма гарантируем, просим выслать в наш адрес нало­женным платежом (вид гарантии).