1. Общие методические указания к выполнению лабораторных работ

   1. Создание текста на компьютере

Для создания любого документа необходимо владеть не только навыками составления «заготовок» самих документов, но и в работе на компьютере.

Текстовые редакторы предоставляют значительно боль­ше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных от­ступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменением размера и типа шрифта позволяет улучшить восприятие содержания. Однако использование в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержа­ния (не следует использовать более 2-3 шрифтов одновре­менно).

Для того чтобы документы, передаваемые с компьюте­ра на компьютер, выглядели одинаково, на всех компьюте­рах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты.

При установке дополнительных шрифтов следует об­ращать внимание на поддержку шрифтами так называе­мой кодировки «Unicode», так как старые шрифты, не поддерживающие этой кодировки, невозможно исполь­зовать в MS Office 97, MS Office 2000.

Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако, если текст бу­дет распечатываться на черно-белом принтере, следует иметь в виду, что некоторые цвета при распечатке дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудно читаемым. Другой способ выделения текста - использование ра­мок. Чтобы рамка не смещалась относительно остально­го текста, следует установить ее расположение относи­тельно абзаца и установить привязку (команда «Графический объект» в меню «Формат», вкладка «Размер и положение»). В Word для обрамления используется специальная панель инструментов «Таблицы и границы».

Рамки удобно применять для пояснений в органи­зационных документах, таких как инструкции и прави­ла. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, выполнение которых строго обязательно в первую очередь.

Программа MS Word осуществляет проверку орфогра­фии в фоновом режиме, одновременно с созданием доку­мента и подчеркивает красной волнистой линией незна­комые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекст­ном меню предлагаются варианты замены неправильно набранного слова. Грамматическая проверка выявит неправильно расставленные знаки препинания, несогласо­ванность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь ока­зывают словари синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках - англо-рус­ские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие словари, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к вы­бранному слову.

1.2. Набор текста на компьютере

При современном уровне развития компьютерных информационных технологий клавиатура персонального компьютера (ПК) остается основным инструментом ввода текста будущих документов. Вводимый текст располага­ется в специально отведенной области экрана дисплея - текстовом окне или рабочей области. Остальная часть экрана отводится под служебную область. Обычно в слу­жебной области присутствует строка статуса, которая со­держит полезную для пользователя информацию о режи­ме работы программы подготовки текста и используется для краткой подсказки о действии программы при выбо­ре того или иного пункта меню. Место экрана, на кото­ром появляется следующий вводимый символ, т.е. пози­ция ввода, отмечается специальным знаком - курсором. В служебной области всегда помещена информация о текущем положении курсора. Любая система подготовки текстов поддерживает два режима ввода - вставки или замены. Переключение между режимами осуществляет­ся клавишными командами программы либо командой меню. Возможность легко исправить ошибку набора сни­жает внимание пользователя и стимулирует высокую ско­рость набора текста, а, следовательно, увеличивает веро­ятность набора ошибочных символов. Клавиша [Backspase] удаляет ошибочный символ слева от курсора, клавиша [Delete] удаляет из текста символ, находящийся в пози­ции курсора, а все символы справа смещаются влево в режиме вставки. Вводимый символ автоматически раз­двигает строку при режиме вставки либо заменяет суще­ствующий символ в режиме замены. Если используется текстовый процессор, то существен­ным является понятие «мягкого» и «жесткого» раздели­теля. При нажатии на клавишу <Пробел> клавиатуры ПК в текст вносится символ «жесткого» пробела. Кроме этого символа, в тексте могут существовать так называе­мые «мягкие» пробелы, вносимые в текст программой текстового процессора для выравнивания длины строк. Термин «мягкий» указывает на то, что при необходимос­ти текстовый процессор удаляет лишние либо вставляет дополнительные «мягкие» пробелы. Аналогично можно трактовать понятие «мягкий» и «жесткий» конец стро­ки. «Жесткий» признак конца строки создается при нажатии пользователем клавиши <Enter> для указания конца вводимого абзаца текста. Он не может удаляться програм­мой текстового процессора или автоматически менять свое расположение. Признак конца строки не всегда индици­руется на экране монитора, но тем не менее всегда существует в тексте. Перевод курсора на новую строку про­граммой текстового процессора осуществляется автома­тически по достижении конца текущей строки, т.е. ввод текста происходит под контролем функции автоматичес­кого форматирования.

Когда все отведенные для текста строки экрана дисплея будут заполнены, система подготовки текстов автоматически сдвигает текст. При этом верхняя строка текста исчезает из поля зрения пользователя, а внизу появляет­ся пустая строка для дальнейшего ввода символов. Этот процесс называют прокруткой или скроллингом строк.