Правила проведения совещания

Начну с краткой характеристики задач и функций председательствующего. От действий того, кто ведет совещание, в значительной степени зависит его успех.

Главная цель председательствующего — по всем вопросам повестки дня найти оптимальное решение за минимальное время. Исходя из этой цели, он должен обеспечить:

а) отдачу от каждого участника;

б) конструктивный характер обсуждения.

Вот несколько рекомендаций, позволяющих решить эту задачу:

1. Порядок выступлений должен быть таким, при котором их очередность будет обратной служебному положению выступающего. В этом случае над участниками с более низким статусом не будут довлеть мнения вышестоящих коллег.

2. Каждый участник должен быть поставлен перед необходимостью высказаться.

3. Председательствующий обязан регулировать направленность и деловитость выступлений, не допуская отклонений в сторону, затягиваний, бессмысленных пререканий. Если в ходе обсуждения выясняется, что вопрос не подготовлен, то необходимо решительно снимать его с обсуждения. Само собой разумеется, что все проявления некорректности, грубости, безапелляционности не должны оставаться без внимания.

4. Установлено, что при прочих равных условиях чаще конфликтуют люди, сидящие напротив друг друга, и реже — те, что сидят рядом. Председательствующий, зная характеры участников совещания, может (конечно, не привлекая к этому внимания) рассадить участников так, чтобы напротив друг друга не оказались те, кто может «взорваться».

5. Соблюдение процедурных моментов (регламента) является обязанностью председательствующего. Для ограничения времени выступлений можно использовать песочные или шахматные часы.

6. Через 40—50 минут работы следует делать перерывы. Они нужны, во-первых, для отдыха, а во-вторых, во время перерывов, в иной, непринужденной обстановке, в частных «кулуарных» беседах работа над темой совещания продолжается.

7. Решение по каждому вопросу следует доводить до согласованной письменной формулировки, включающей в себя:

а) содержание решения;

б) сроки его выполнения;

в) ответственного за выполнение решения.

III. Как бы хорошо совещание не было подготовлено и организовано, остается опасность возникновения блокирующих ситуаций. Причин, приводящих к неуспеху (или даже к провалу), слишком много, и предусмотреть появление неприятностей практически невозможно. Но тем не менее устранять барьеры и преграды нужно уметь, и этому можно научиться. Управлять совещанием, как говорит Н. Власова, — это все равно что управлять оркестром. «Если оркестр играет правильно, слаженно, то дирижер ведет его. Но как только кто-то из музыкантов допустил сбой, дирижер останавливает игру и делает замечание, и так до тех пор, пока не прозвучит нужная мелодия» (Власова Н. «... и проснешься боссом». — М., 1994. — Т. 2. — С. 138). Я мог бы согласиться с этой аллегорией, но при одном условии: совещание — это не репетиция оркестра, которую можно остановить; это скорее концертное выступление.

Совещания бывают удачные и неудачные. Источниками неудач (и удач!) могут служить:

1. Личностные особенности участников.

2. Отношения участников между собой.

3. Организация самого процесса совещания.

Как видите, все причины — чисто психологические, и вместе они могут блокировать обсуждение поставленных вопросов. Блокирующие ситуации, как я уже сказал, весьма разнообразны, непредсказуемы и неожиданны. Однако некоторые из них, так сказать, «типичные», выявлены и исследованы с точки зрения возможностей их нейтрализации. О них мы сейчас и поговорим.