10.Формуляр службового док-та та рівень його стандартизації Склад ревізитів док-тів, вимоги до їх змісту та оформлення.

формуляр (службового) документа - cклад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі.

Формуляр-зразок (службового документа) - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

Формуляр являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту.

Реквізити – це елементи, з яких складається документ, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

Реквізити є постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні - під час складання документа.

До обов'язкових елементів документів належать дата, підпис, заголовок та інше, а також текст. Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом.

3. Основні правила оформлення реквізитів

Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності:

Дата - документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження

Підпис - підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: найменування посади (з лівого боку); підпис (між назвою посади й прізвищем); ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).

Текст - складається з таких логічних елементів: вступу; доказу; закінчення. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля).

Державний герб України - посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації

Назва виду документа - зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.

Гриф обмеження доступу до документа - з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка.

11. Загальні вимоги до укладання й оформлення док-тів. Оформлення сторінки та тексту док-та

З усіх боків сторінки залишаються поля. З лівого боку - 35мм, воно використовується для резолюції та інших позначок. Праворуч - не менше 8мм. Поле верхнього кінця сторінки - 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки - не менше за 16мм. Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступному аркуші паперу крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту. Реквізити адресата: державний герб,емблема організації або підприємства, зображення державних нагород, код підприємства, установи або, код форми документа за класифікатором управлінської документації, назва вищої організації або засновника, повна назва автора документа, назва структурного підрозділу,символічні назви підприємств в лапках,індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номери телефону, факсу, прізвище виконавця та номер службового телефону. Назва виду документу обов’язково. Датою може стати або день підписання, або день затвердження, або час здійснення зафіксованих у них. Проставляється власноручно особою, що підписує або затверджує документ. Проставляються також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням. Індекс - вихідний номер документа, який відправляється з підприємства, номер - порядковий номер внутрішнього документа. Документ адресується установі, організації, підприємству або їх структурному підрозділу. Якщо документ надсилається приватній особі, відповіді на заяви або листи трудящих - спочатку пишуть поштову адресу, а потім прізвище одержувача та його ініціали. До складу реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Коли документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним. У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній. За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації. Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.