Тема 2. Выравнивание текста и изменение интервалов

PowerPoint позволяет управлять размещением текста на слайде. Можно, например, выровнять строки текста относительно границ текстового объекта. Это осуществляется с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование.

Кнопка По левому краю (Align Left) размещает все строки на равном удалении от левой границы объекта, что характерно для абзацев.

Кнопка По правому краю (Align Right) выравнивает текст вдоль правой границы объекта и используется обычно для форматирования надписей.

Кнопка По центру (Center) размещает строки посередине текстового объекта, что позволяет центрировать заголовки и названия.

Можно также улучшить внешний вид текста, отрегулировав расстояние между строками и абзацами. Для этого нужно выделить текстовый объект, а затем воспользоваться кнопкой, изменяющей интервал между абзацами, на панели инструментов Форматирование или командой Интервалы (Line Spacing) в меню Формат (Format).

При вводе текста может оказаться, что он не умещается в границах объекта или, наоборот, заполняет не весь объект. Это легко исправить, воспользовавшись параметром PowerPoint, который подгоняет размер объекта под объем содержащегося в нем текста. Чтобы изменить размещение текста внутри объекта, нужно выделить или очистить флажок Подгонять размер автофигуры под текст (Resize AutoShape to fit text) на вкладке Надпись (Text Box) в диалоговом окне Формат автофигуры (Format AutoShape).

Тема 3. Поиск и замена текста и шрифтов

Поиск и замена текста в PowerPoint осуществляются с помощью команд Найти (Find) и Заменить (Replace) в меню Правка (Edit). Если с помощью команды Найти (Find) можно найти все вхождения заданного фрагмента в презентацию, команда Заменить (Replace) позволяет не только найти, но и заменить один фрагмент текста на другой. При этом можно заменить все вхождения сразу или рассматривать каждое в отдельности.

Диалоговое окно Найти и заменить (Find and Replace) содержит ряд параметров, определяющих условия поиска. Так, например, можно выделить флажок Только слово целиком (Find whole words only), чтобы исключить из результатов поиска слова, включающие заданное слово. Если требуется точное совпадение найденного фрагмента с искомым, с учетом строчных и прописных букв, нужно выделить параметр Учитывать регистр (Match case).

Помимо замены текста, PowerPoint позволяет заменить шрифт во всей презентации. Команда Замена шрифта (Replace Font) в меню Формат (Format) находит все фрагменты текста, набранные определенным шрифтом, и заменяет в них шрифт.

Лекция № 4 (1)поMicrosoft Access

Тема 3. Введение в базы данных и системы управления базами данных 8+10

Базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).

База данных — это компьютерный термин, используемый для обозначения информации по определенной теме или сведений, связанных с некоторым приложением. Для удобного доступа к ней, поиска и извлечения нужных фрагментов хранимая информация преобразуется в соответствующую структуру.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и отбора отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройство вывода или передачи по каналам связи.

Сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в БД не только информацию, но и программные средства для взаимодействия с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами.

Составляющие (объекты) БД.

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Хранение этих данных осуществляется в файлах. Но работа с файлами достаточно хлопотная и трудоемкая. Проблемы возрастают на порядок, когда приходится работать с системой файлов. Чтобы выбрать требуемые данные из одного файла нужно написать довольно нетривиальную программу. Если же такие данные распределены по нескольким файлам, то найти все нужные данные – это достаточно сложная задача. Учтите, что найденные данные требуется обработать, провести хотя бы элементарные расчеты над ними и записать их в отчет, имеющий удобную для их просмотра и анализа форму, то понятно насколько трудоемка такая задача.

Поэтому для работы с системами файлов применяются базы данных – комплексы программ, которые уже содержат необходимый набор средств, способный достаточно эффективно решать такие задачи. Мы коротко ознакомимся с базой данных (БД) Microsoft Access.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной базе данных. Основными ее объектами являются таблицы, формы, запросы и отчеты. Их относительно просто создавать, они позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки. Кроме них используются Страницы (Pages), Макросы (Macros), Модули (Modules).

1. Общие сведения.

1.1. Общие сведения о таблицах

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. Она хранится на диске и эквивалентна файлу, но, в отличие от последнего, средства БД позволяют работать с ней именно как с таблицей. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами и усложнение работы небольшое.

Таблица – это специально организованный файл, обеспечивающий хранение, ввод и корректировку данных, а также их обработку. С ней можно работать в режиме конструирования и в режиме выполнения (режим таблицы).

В режиме конструирования можно создать целую таблицу, добавить новые или удалить имеющиеся поля таблицы, а также изменить параметры полей. Т.е. в этом режиме создается или изменяется структура таблицы.

В режиме выполнения (таблицы) осуществляется ввод и корректировка данных, их сортировка и обработка. В этом режиме структура таблицы неизменна, а работа ведется непосредственно с данными. В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

1.2. Запросы и их применение. Общие сведения.

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создаются запросы. Они позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.

Запрос – это своеобразный заказ к БД на поиск и отбор информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Т.е. обычно сначала отбираются требуемые данные через запрос, потом они обрабатываются формой (можно в Visual Basic), а затем оформляются в виде отчета. Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

Запрос можно создать с помощью программы "Мастер" или самостоятельно. Во втором случае надо в режиме конструирования выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса.

Запрос позволяет отобразить данные из нескольких таблиц и отсортировать их в нужном порядке, выполнить вычисления над группами записей, вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном электронной таблице. В процессе выполнения запроса отбираются требуемые данные, затем они объединяются указанным способом и выводятся в виде таблицы.

1.3. Общие сведения о формах

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Они позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Форма в Microsoft Access, как и форма в Visual Basic, содержит элементы управления, которые выполняют соответствующие операции.

Формы используются для различных целей, например для ввода данных в таблицу, или для открытия других форм или отчетов. Т.е. форма – это окно управления, аналогично форме в Visual Basic. Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, не связанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете формы. Для создания связи между формой и записями таблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты, называемые элементами управления. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле.

1.4. Общие сведения об отчетах

Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления.

1.5. В Microsoft Access существует Мастер баз данных, позволяющий создавать типичные базы данных, например «Контакты». Базы данных, создаваемые мастером, можно использовать просто как обыкновенные базы данных или как учебное пособие для создания собственных баз.

Таблицы БД. Создание и связывание таблиц, обеспечение целостности данных.

2. Таблицы.

Таблица имеет двумерную структуру и состоит из столбцов и строк. Столбец, называемый в Microsoft Access поле, содержит однородные данные для всех строк, например "Цена". Строка, называемая в Microsoft Access записью, содержит описание одного объекта, например товара.

Таблицы, как правило, содержат данные по конкретному вопросу. Например, таблица "Товары" содержит данные только о товарах: марка, цена, количество, код поставщика и т.д. А таблица "Поставщики" содержит данные только о компаниях, поставляющих товары. Это позволяет исключить дублирование данных. Данные в таблице организованы в столбцы, называемые полями, и в строки, называемые записями.

В режиме выполнения добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

В режиме конструирования можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

Создание таблицы. В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника. В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.

• Создание новой пустой таблицы

• Создание новой таблицы, используя уже существующие данные

• Получение сведений о таблицах и их работе

В Microsoft Access существует четыре способа создания новой пустой таблицы.

• Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, но его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

• Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

• Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

• Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструирования.

Чаще всего новая таблица создаётся конструктором таблиц. Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.