10. Співвідношення первинних і вторинних документів.

За рівнем узагальнення інформації розрізняють первинні та вторинні документи.

Первинний документ − це документ, який створює автор, він безпосередньо відображає факти, події, явища реальної дійсності або думки автора. Цей вид документа відображають результати наукової, виробничої, творчої і подібної діяльності в ньому викладаються результати вивчення, дослідження, розробок тощо. Він призначений не для відображення інших дії документів, а для забезпечення суспільства первинною інформацією. Більшість документів, що функціонують у суспільстві, первинні. Поряд із ними існують бібліографічні, реферативні, оглядові аналітичні документи, які називають вторинними інформаційними.

Вторинний документ − це результат аналітико-синтетичної переробки одного чи кількох первинних документів із метою пристосування інформації до інформаційних потреб споживача. Вторинні (інформаційні) документи містять систематизовані відомості про первинні документи (опубліковані, неопубліковані, що не публікуються) або результат аналізу і синтезу даних, що є в першоджерелах. Первинні документи часто називають вихідними, які служать для створення документа похідного, тобто вторинного.

У первинних документах містяться безпосередні результати наукових досліджень і розробок, нові наукові відомості або нове осмислення відомих ідей та фактів. Вони є безпосереднім результатом професійної діяльності створювачів первинної інформації − науковців, письменників, журналістів, композиторів, художників тощо. Результати їхньої діяльності − монографії, статті, літературні та музичні твори тощо. Первинні документи не дають інформації про інші документи, точніше, вони не призначені для зміни їх.

Вторинні документи − це результат аналітико-синтетичної переробки змісту первинних документів, спрямованої на згортання (стиснення) первинної інформації для зручності використання її в процесі створення інформаційної продукції. Тобто, у вторинних документах інформацію, що містилася в одному чи кількох первинних документах, подають скорочено у відомостях про них. Підготовка їх − сфера професійної діяльності інформаційних посередників: бібліографів, каталогізаторів, референтів-аналітиків, інших інформаційних працівників. Це бібліографічні записи, анотації, реферати, бібліографічні огляди тощо.

11. Загальна методика створення інформаційного документа.

Різноманітні інформаційні документи об'єднані цільовим призначенням і методикою підготовки.

Загалом уже склалася певна методика підготовки інформаційних (вторинних) документів: загальна (для всіх видів) та часткова (для певного виду).

Загальна методика підготовки інформаційного документа охоплює такі послідовні операції:

− уточнення інформаційної потреби споживача (споживачів) інформації, визначення кола і послідовності перегляду джерел;

− визначення цільового призначення інформаційного документа, який відповідає інформаційному запиту споживача;

− бібліографічний пошук і відбір існуючих інформаційних документів, що відповідають запиту споживача;

− по можливості повне виявлення первинних документів, профільних з інформаційним запитом споживача (інформаційна розвідка, попередній аналіз документів);

− критеріальний аналіз виявлених первинних документів та диференціація їх на "потрібні − непотрібні", відбір необхідних для здійснення аналізу і синтезу їх (проміжний аналіз);

− всебічний аналіз змістових і формальних характеристик первинного документа (документів) для безпосереднього включення в процес аналітико-синтетичної переробки (остаточний аналіз);

− логічне перетворення вилучених даних із метою отримання нової синтезованої інформації про предмет створення вторинного документа;

− визначення структури та послідовний виклад змісту вторинної інформації в інформаційному документі.