59. Розкрийте документування правових взаємовідносин в організації

В своїх взаємовідносинах і відносинах з громадянами юридичні особи діють, як єдиний суб'єкт, внутрішня структура якого не має значення для виступаючим з ним в правовідносини. Юридичні особи і громадяни беруть участь у відносинах, які регулюються різними галузями права. Однак умови при яких організації можуть бути визнані юридичними особами, порядок їх виникнення, зупинка і суспільні принципи вступу у майнові відносини визнає громадянським законодавством.

Юридичними особами визнаються організації, які мають відокремити майно, можуть від свого імені набувати майнові і особисті немайнові права і обов'язки, бути позивачем і відповідачем в суді. Різні суб'єкти вступають у правові відносин и насамперед з метою задоволення певних своїх інтересів і потреб. Для досягнення поставлених цілей суб'єкти в рамках правових відносин шляхом реалізації своїх прав і обов'язків здійснює певні дії, чим досягається результат - об'єкти правових відносин, за ради якого відбулися правові відносини.

Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Ведуться трудові книжки на всіх працівників підприємства, які пропрацювали на ньому понад п'ять днів.

60. Проаналізуйте документи персонального обліку персоналу. Визначте склад документів особової справи та порядок їх розміщення.

До облікових документів в роботі по підбору, розстановці та перепідготовці кадрів налжать:

• особова картка;

• особова справа;

• штатно-посадова книга;

• алфавітна книга і алфавітна картка;

• графік відпусток і книга обліку відпусток;

• книга обліку відпусток

• книга обліку бланків трудових книжок і руху трудових книжок;

• табель обліку робочого часу.

Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника й характеризують його біографічні, ділові та особисті якості. На підставі документів, що групуються в ній, проводяться вивчення, добір та використання кадрів управління. Особові справи заводяться на всіх працівників підприємства після їхнього зарахування на роботу. Спочатку до особової справи заносяться документи, що відображають процес прийому на роботу, потім — усі основні документи, які виникають протягом трудової діяльності працівника в організації.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігаються окремо. Кожній особовій справі надається номер відповідно до номера в штатно-посадовій книзі. Цей номер записується й в алфавітну книгу особових справ.

Особова справа складається з таких документів:

1.Особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4х6 см.

2.Автобіографія.

3.Копії документів про освіту, науковий ступінь, учене звання, підвищення кваліфікації.

4.Перелік наукових праць (для спеціалістів, які мають вчений ступінь та звання).

5.Різного роду характеристики чи рекомендаційні листи.

6.Документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо).

7.Копії наказів (розпоряджень) про приймання (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з цих наказів.

8.Матеріали проведення атестації.

9.Опис документів.

Далі в хронологічній послідовності в особову справу включаються документи, що підтверджують зміни анкетно-біографічних даних працівників (свідоцтво про шлюб, різні відгуки, характеристики, атестаційні листки, накази про переведення на ін.. роботу )

Документи особової справи ведуться протягом усього часу роботи особи в організації.

Доступ до особових справ має бути обмеженим. Вони знаходяться на особливому зберіганні на рівні із секретними документами. Як правило, особові справи зберігаються в сейфах чи спеціально пристосованих для цього шафах. Відповідальність за зберігання особових справ несе перший керівник організації або вповноважена ними особа — начальник відділу кадрів, менеджер з персоналу, юрисконсульт, секретар.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником організації.

Автобіографія складається у довільній формі. Можна у вигляді таблиці-анкети.

І. Конфіденційна інформація. 1. Прізвище, ім'я, по батькові. 2. Адреса. 3. Телефон. 4. Дата народження.5. Сімейний стан. 6. Діти (кількість та вік). 7. Володіння мовами. 8. Комп'ютерна грамотність,. 9. Область спеціалізації.

II. Освіта (у хронологічному порядку).1. Час освіти.2. Назва учбового закладу.

ІІІ. Трудова діяльність (у хронологічному порядку).1. Період роботи.2. Місце роботи.

Рекомендаційний лист - це документ, в якому дається оцінка ділових та моральних якостей робітника.

Як правило складається з:1. Назви документа. 2. Анкетних даних (прізвище, ім'я, посада, вчена ступінь, звання, дата народження, освіта). 3. Дані про трудову діяльність (спеціальність, строк роботи на даному підприємстві, рівень професійної майстерності та ін.) 4. Характеристики, де розглядаються відношення до роботи, відношення у трудовому колективі, згадуються міри заохочення. 5. Висновки.

До особової справи можуть бути внесені також довідки - об'єктивки, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої організації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових співробітників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний. Усі вони підшиваються.