3.5. Документування із використанням електронно-обчислювальної техніки

Як вже зазначалося, документування може здійснюватися не тільки на природній мові (текстове документування), але також і на штучному мовою. У цьому випадку інформація обробляється за допомогою електронно-обчислювальних машин, кодується, тобто представляється в тій чи іншій стандартній формі. Причому одні й ті ж відомості можуть бути закодовані в різних формах і, навпаки, різні відомості можуть бути представлені в схожій формі. [19, c.46]

Електронні документи мають технологічну специфіку. Інформація, що міститься в них інформація не може сприйматися людиною в тій фізичній формі, в якій вона зафіксована на матеріальному носії. Лише після декодування ця інформація набуває зрозумілий для користувача вигляд (зображення на екрані монітора, принтерна роздруківка тощо).[15, c.33]

Третя чверть XX століття характеризується швидким впровадженням і розвитком обчислювальної техніки. З'являються терміни "машино-орієнтована документ", "документ на машинному носії", "машинограма" та інші, визначення яких записуються в стандартах.

Швидке поширення комп'ютерів і збільшення кількості документів, що створюються засобами обчислювальної техніки, обумовили знання 1984 року ГОСТ 6.10.4-84. [19, c.46]

Наприкінці XX століття з'являється новий спосіб фіксації інформації - Інтернет.

Висновки

Проаналізувавши дане питання курсової роботи, а саме методи та способи запису інформації, їх історія та функціонування можна зробити висновок, що аналізуючи документи за будь-якою класифікацією, повинні враховуватися спосіб, засіб і форми їх створення. Отже, документування це – це процес створення інформації; метод документування – прийом сукупності прийомів фіксування інформації на матеріальному носієві за допомогою знакових систем; спосіб документування – це дія або сукупність дій, що застосовуються при запису інформації на матеріальному носії (висікання, тиснення, різьблення, фарбування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний, ручний і інші способи документування); засіб документування – це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), що використовуються для створення документа. Методами документування визначаться специфіка знакової системи запису інформації. Від форми та способу запису інформації залежить рівень інформативності документа, віднесення його до того чи іншого виду, типу, різновиду. В курсовій роботі, особливу увагу виділила саме на характеристику окремих видів методів і способів запису інформації. Історія розвитку сягає ще з первісних часів, коли користувалися природними засобами запису інформації і до найсучасніших. З наступних розділів можна зробити наступні висновки:

1. До основних систем документування можна віднести наступні: системи графічного запису; системи механічного запису; фотографічні; електромагнітні; оптичні; магнітооптичні; електростатичні; електронні. Інформація в документі фіксується за допомогою певної «кодової» системи, що реалізується у формі різноманітних знаків-симоволів. За час існування цивілізації людство виробило безліч мов, які прийнято ділити на природні (або натуральні) і штучні (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному перекладі). Відповідно розрізняють коди і знаки як природних, так і штучних мов.

2. Неодмінною умовою процесу документування є кодування інформації.

Кодування інформації - це спеціально вироблена система прийомів (правил) фіксування інформації. Основними атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі і часі. Код - це набір знаків, упорядкованих у відповідності з певними правилами тієї чи іншої мови, для передачі інформації. Мова - це складна система символів, кожен з яких має певне значення. Фото та символи, будучи загальноприйнятими і відповідно загальнозрозумілими в межах цієї спільноти, в процесі мови комбінуються один з одним, породжуючи різноманітні за своїм змістом повідомлення.

3. Історично першим способом документування був мальований спосіб закріплення і передачі інформації - намальований лист, тобто лист з використанням графічних знаків (картинок, букв, цифр) для фіксації і передачі звукової інформації. Наступним видом була стенографія. Технічне документування є способом фіксації технічної думки. Технічні документи - узагальнююча назва документів, що відображають результат будівельного і технологічного проектування, конструювання, інженерних вишукувань та інших робіт з будівництва будівель та споруд та виготовлення виробів промислового виробництва. Фотодокументи - образотворчий документ, створений фотографічним способом. Фотодокументи відрізняються істотною особливістю - вони виникають у момент подій і на місці подій, що надає їм більшу цінність. Кінодокумент - образотворчий документ, зміст якого передано фотографічним способом у вигляді комплексу послідовно розташованих на кіноплівці зображень, що відображають предмети, явища, події в русі. Під фонодокументів розуміється "документи, що містить звукову інформацію, зафіксовану будь системою звукозапису". Наприкінці XX століття з'являється новий спосіб фіксації інформації - Інтернет.