4. Функциональная схема процессного подхода

Каждый бизнес-процесс имеет свои границы и роли.

В процессном подходе используются следующие ключевые роли:

Владелец процесса – человек, отвечающий за ход и результаты процесса в целом. Он должен знать бизнес-процесс, следить за его выполнением и совершенствовать его эффективность. Владельцу бизнес-процесса необходимо обладать коммуникативностью, энтузиазмом, способностью влиять на людей и производить изменения.

Координатор процесса – работник, отвечающий за согласованную работу всех частей бизнеса и обеспечивающий связь с другими бизнес-процессами. Координатор должен обладать административными способностями и пониманием стратегических целей предприятия.

Участники процесса – специалисты различных уровней иерархии, задействованные для выполнения данного бизнес-процесса [3].

Функциональная схема процессного подхода представлена на рис. 3.6.

Владелец бизнес-процесса несет ответственность за:

• Доведение до всех участников процесса важности удовлетворения требований регламентирующих документов;

• Анализ показателей бизнес-процесса;

• Оперативное регулирование бизнес-процесса для достижения целевых (нормативных) значений показателей.

Владелец процесса производит планирование на период 1 месяц на основании планов работ и подает проект плана к 1 числу каждого месяца Директору. Директор утверждает план и передает Владельцу процесса. Оперативное управление бизнес-процессом осуществляется посредством мониторинга фактических значений показателей бизнес-процесса.

Процессное подразделение включает в себя координатора и исполнителей операций из различных функциональных областей (не более 2-3 исполнителей на каждый этап процесса), сгруппированных по принципу единства результата бизнес-процесса. При этом координатор процесса отвечает за согласованную работу всех частей бизнеса и обеспечивающий связь с другими бизнес-процессами. Роль координатора требует хороших административных способностей, понимания организации и ее целей. Все это нужно, чтобы определить, какую именно информацию передавать от одной команды к другой.

Рис. 3.6. Функциональная схема процессного подхода

Функциональная схема отражает следующие особенности системы:

• Участникам бизнес-процессов автоматически ставятся задачи с определенными параметрами их выполнения. В задаче указывается описание требуемых действий, возможна ссылка на первичные документы или внешние файлы, с которыми необходимо провести определенные действия.

• Автоматический контроль срока выполнения задач. Автоматическое предупреждение о приближении срока выполнения задач. Пользователь получает сообщение, напоминающее о еще не выполненных задачах, срок которых вскоре истекает. В свою очередь, владелец процесса автоматически получает информацию в том случае, если задача все-таки была просрочена.

• Контроль исполнения процессов. Каждый начатый процесс автоматически отображается в отчетах по исполнению задач пользователями. Можно контролировать, кто, что, когда и как должен был выполнить, сравнивая нормативные параметры с фактическими.

• Полная статистическая отчетная информация о протекающих и уже завершенных бизнес-процессах.

• Программа автоматически фиксирует все параметры постановки и исполнения задач. Результаты исполнения бизнес-процессов подвергаются тщательному анализу

• В отчетах выводятся нормативы исполнения задач, в сравнении с фактическими данными.

• Возможность анализа загруженности персонала, его исполнительность, сроки выполнения отдельных задач и процессов, "узкие места" в организационной структуре и схемах бизнес-процессов, а также среднее время исполнения задач и процессов.

Таким образом, применение процессного подхода при разработке КИС обеспечивает ряд преимуществ, основываясь на следующих положениях:

• широкого делегирования полномочий и ответственности исполнителям;

• сокращения уровней принятия решений;

• сочетания принципа целевого управления с групповой организацией труда;

• повышенного внимание к вопросам обеспечения качества;

• автоматизации технологий выполнения бизнес-процессов.

Внедрение процессного подхода приводит к сокращению издержек, снижению рисков и увеличению эффективности управления персоналом. При процессном подходе  сотрудники компании мотивированы точно исполнять процессы, так как несут ответственность за то, чтобы процесс вовремя перешел с этапа на этап. Появляется возможность собирать статистику об исполнении регламентов процессов. А анализ статистики позволяет выявить источники сокращения издержек и времени на исполнение процессов. Сокращается время принятия управленческих решений.

В основе процессного подхода - взгляд на предприятие как на совокупность ключевых бизнес-процессов, а не функциональных подразделений, что позволяет:

• повысить эффективность деятельности и взаимодействия подразделений и сотрудников;

• мотивировать сотрудников точно исполнять процессы;

• собирать и анализировать статистику исполнения регламентов процессов, что сокращает время принятия управленческих решений;

• сократить издержки;

• снизить риски.