Режимы отображения документа на экране

Для представления документа на экране в текстовом процессоре Word существуют четыре основных режима:

• режим Обычный (нормальный);

• режим Web-документа;

• режим Разметка страницы;

• режим Структура.

Обычный режим устанавливается по умолчанию. Переключение основных режимов отображения документа на экране производится с помощью команды меню Вид или с помощью кнопок на левой части горизонтальной полосы прокрутки.

Наиболее универсальным является режим Разметка страницы, так как при этом режиме документ на экране имеет точно такой вид, как при распечатке. В этом режиме выполняются форматирование, отделка документа (текста) и вставка колонтитулов, сносок, рисованных объектов, буквицы, номеров страниц и т.д.

В режиме Разметка каждая страница документа отображается отдельно, на экране отображаются поля страницы, выводится вертикальная масштабная линейка, видны границы текста, которые можно установить на вкладке Вид (только при этом режиме) с помощью команды СЕРВИС  Параметры. Однако при этом режиме происходят достаточно медленная прокрутка текста и медленный набор символов текста (при быстром наборе текста происходит «заглатывание» букв).

Обращаю ваше внимание на то, чтобы при выполнении Курсовой работы Вы использовали именно этот режим (Разметка страницы)!

Для быстрого набора текста лучше подходит Обычный режим. В обычном режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы – в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста. При этом режиме страницы разделены между собой пунктирной горизонтальной линией, не отображаются поля и границы страниц, нет вертикальной масштабной линейки, не видны номера страниц, колонтитулы, сноски и рисунки, для которых не определен стиль обтекания в тексте.

Режим Web-документа предназначен для создания Web-страниц и электронных документов, которые предназначены только для просмотра на экране. В этом режиме не реализуется принцип WYSIWYG – что видишь на экране, то и получаешь при распечатке. В режиме Web-документа независимо от компоновки страницы текст всегда полностью помещается в окно документа, а графические объекты располагаются так, как они были бы видны в окне Web-обозревателя.

Режим Структура используется при работе с документами, имеющими структуру, например, части, главы, разделы, подразделы и т.п. Этот режим удобен для работы над планом документа. В режиме Структуры не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки и фон. В рассматриваемом режиме можно редактировать текст, присваивать стили и выполнять другие виды форматирования обычным способом.

Существуют и другие режимы отображения документов на экране, например, режим Схема документа, режим Черновик, режим Во весь экран и режим Предварительного просмотра. О режимах можно найти информацию, использую справку Word.

Шаблоны

Пользователи часто работают с документами определенного типа, например, с отчетами, деловыми письмами, календарями, приглашениями и т.д. Документы одного типа обычно имеют сходные элементы (например, одинаковые фрагменты текста), сходный стиль оформления, требуют специфического подбора пиктограмм панелей инструментов и т.п. Word позволяет упростить подготовку нового документа, предлагая для него специальную заготовку (образец) – шаблон.

Все документы Word создаются на основе выбранного шаблона.

Шаблон – это служебный файл с расширением *.dot, который содержит всевозможную информацию о структуре и оформлении документов конкретного типа: фрагменты стандартного текста, графические объекты, стили, элементы автотекста, «горячие» клавиши, специальные макрокоманды, состав панелей инструментов и т.п.

Шаблоны можно использовать для упрощения подготовки типичных документов любого типа. Особенно полезны шаблоны при подготовке таких документов, как счета, заказы и вообще любых стандартных форм бланков, планов и отчетов, объявлений, брошюр, препринтов, деловых писем и факсов. Применение шаблонов для подготовки отчетов гарантирует, что все отчеты будут иметь единый формат и стиль. Включение в Автотекст таких элементов, как название фирмы и фамилии руководителя, позволит избежать досадных опечаток в деловых письмах. Форматирование может быть предопределено в шаблоне, а от оператора требуется только заполнять поля, причем дата, время и фамилия оператора могут быть вставлены автоматически. Шаблоны сокращают время на ввод информации. Вместо того чтобы раз за разом вводить, например, название фирмы, можно один раз ввести его в шаблон. Так, создавая шаблон для Курсовой работы по «Информатике», который должен содержать титульный лист и стили, студенты могут в дальнейшем использовать полученный шаблон для написания курсовых работ по другим предметам.

В стандартный комплект поставки пакета MS Office включены шаблоны для наиболее распространенных типов документов. При запуске Word без указания имени файла процессор по умолчанию предлагает начать создание нового документа под условным наименованием Документ 1 на основе стандартного шаблона Новый документ (Normal, Обычный).

Создать новый документ можно также в окне папки или в окне программы Word с помощью команды меню Файл  Создать или соответствующей кнопки на панели инструментов. В этом случае программа предлагает выбрать из списка шаблон для создаваемого документа.