Работа с полями (обновление, перемещение)

При работе с документом Word удобно установить режим, при котором поля отображаются на экране с затенением. Режим затенения можно изменять, делая выбор из раскрывающегося списка Затенение полей (Всегда, Никогда, При выделении).

Чтобы обновить поле, нужно щелкнуть в границах поля правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Обновить поле либо выделить поле и нажать клавишу F9 или комбинации клавиш Shift+F9 (для выделенного поля), или Alt+F9 (для всех полей в документе).

Для обновления всех полей нужно предварительно выделить весь документ командой ПРАВКА  Выделить все делить или с помощью клавиш Ctrl+A. Пользователь по своему усмотрению может запретить обновление полей.

При печати документа происходит автоматическое обновление значений полей, если на вкладке Печать диалогового окна Параметры установлен переключатель Обновлять поля.

В Word 2000 быстро перемещаться по элементам, помеченным как поля, можно с помощью команд меню ПРАВКАПерейти или с помощью трех кнопок, расположенных в нижней части вертикальной полосы прокрутки.

Для того чтобы установить режим перемещения по полям, нужно щелкнуть по средней кнопке (с кружком) и в открывшемся пиктографическом меню выбрать позицию {a} Поля. Перемещение от поля к полю вверх или вниз производится с помощью кнопок с двойными стрелками, которые в этом режиме будут окрашены в синий цвет.

Вставка номеров страниц и колонтитулов. Вставка нумерации страниц

При вводе текста документ Word автоматически разделяется на страницы. При необходимости можно вставить жесткий конец страницы (с помощью клавиш Ctrl+Enter). Вставленный таким образом конец страницы отображается на экране горизонтальной пунктирной линией с отметкой Разрыв страницы.

Большие документы легче читать и использовать, когда страницы пронумерованы. Номера страниц могут располагаться вверху или внизу страницы и могут быть выровнены по центру или по краю страницы. Номер страницы вставляется, как поле, имеющее код { РАGE }. Поскольку номер страницы вставляется как поле, это позволяет очень просто обновлять номер страницы, даже если страница перемещается в другое место документа.

Для проставления в документе номеров страниц и определения места их расположения используются команды меню ВСТАВКА  Номера страниц.

Чтобы вставить номера страниц в документ, нужно:

• выбрать команду меню ВСТАВКА  Номера страниц;

• в появившемся диалоговом окне Номера страниц в поле Положение выбрать один из вариантов (Внизу страницы или Вверху страницы);

• в поле Выравнивание выбрать один из предложенных вариантов (Слева, От центра, Справа, Внутри, Снаружи);

• убрать флажок напротив фразы «Номер на первой странице», если не нужно, чтобы номер появлялся на первой странице;

• нажать кнопку ОК.

Номера страниц всегда являются частью верхних или нижних колонтитулов, поэтому вставить, отформатировать или удалить номер страницы можно также в режиме отображения колонтитулов.

Вставка колонтитулов

Колонтитул – это информация (короткий текст или рисунок), которая помещается на верхнем или нижнем поле страницы, и повторяющаяся на каждой странице документа.

В простейшем случае, например, верхний колонтитул может содержать название главы, а нижний колонтитул – номер страницы. В более сложных случаях колонтитулы могут содержать логотип фирмы или другую графику, имя автора, дату сохранения или дату печати документа, т.е. любую информацию, которая может понадобиться и которая должна повторяться на каждой странице.

Word позволяет иметь особенные колонтитулы на первой странице документа или раздела, на четных и нечетных страницах, а также вверху и внизу страницы (верхние и нижние колонтитулы).

Колонтитулы не видны при Обычном режиме работы с документом. Они отображаются на экране в режиме Разметка страницы или Предварительный просмотр.

Чтобы создать или изменить колонтитулы необходимо:

• переключиться в режим отображения колонтитулов с помощью команды ВИД  Колонтитулы или, если колонтитулы уже были созданы, сделать двойной щелчок в области колонтитула;

• ввести в область колонтитула необходимый текст, с помощью кнопок панели инструментов Колонтитулы вставить требуемые поля (номер страницы, дату и т.д.), вставить рисунки или другие объекты с помощью команд ВСТАВКА  Поле или Надпись, Рисунок, Объект.

• отформатировать текст и рисунки колонтитулов обычными способами, например, можно изменить выравнивание в колонтитуле (по умолчанию установлено выравнивание по левому краю, а можно сделать выравнивание по центру).

• вернуться в основной документ с помощью кнопки Закрыть на панели Колонтитулы или двойным щелчком в тексте документа.