Общая схема работы с Excel Способы запуска приложения Excel

Excel – стандартное приложение Windows. Ссылка на него обычно находится в подчиненном меню пункта Главного меню Программы. Запуск программы Excel может осуществляться любым из стандартных способов запуска приложений:

1. с помощью значков и ярлыков: дважды щелкнуть мышью по ярлыку или значку документа или приложения или переместить ярлык или значок документа на ярлык или значок приложения;

2. с помощью команд Главного меню;

3. с помощью программы Проводник;

4. с помощью приложения Мой компьютер.

Окно программы Excel

Окно Excel содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows: строку заголовка, строку меню (горизонтальное меню), панели инструментов, рабочую область и строку состояния.

Общий вид окна программы Excel (совместно с окном документа) приведен на рис.

Строка заголовка содержит название приложения (в данном случае – это Microsoft Excel), имя открытого документа (Книга1.xls), кнопку системного меню (в левом верхнем углу окна – на рис. назван Значок программы), стандартные кнопки управления окном (в правом верхнем углу окна – на рис. названы Кнопки управления окном; кнопки управления окном (свернуть, развернуть, восстановить, закрыть) используются для изменения размера или закрытия активного окна).

В окне Excel, как и в окне любого другого приложения Windows, имеются вертикальная и горизонтальная (внизу справа) полосы прокрутки. Полосы прокрутки появляются в том случае, если размер окна недостаточен для отображения его содержимого. При использовании полос прокрутки видимыми становятся новые части электронной таблицы, но табличный курсор не изменяет своего положения. Полосы прокрутки имеют движок (бегунок) и две концевые кнопки. Перемещаться по рабочей области окна можно различными способами, например, щелчком мыши по одной из концевых кнопок, перетаскиванием движка или щелчком мыши на полосе прокрутки выше или ниже движка.

Строка меню (горизонтальное меню) окна Excel занимает вторую строку окна приложения. Горизонтальное меню Excel, как и в других программах, имеет стандартный набор пунктов: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Окно и Справка (или пункт ?). Характерной особенностью горизонтального меню Excel является пункт Данные.

В ниспадающем меню Файл собраны команды, управляющие обработкой документа как целого: создать (новый документ), открыть (существующий документ), сохранить (модифицированный или вновь созданный документ), печатать (открытый и активный документ) и др.

Меню Правка (Редактирование) предназначено, в основном, для манипулирования выделенными фрагментами или структурными элементами документа: копировать (в буфер обмена – область памяти, в которую временно помещается вырезанный или скопированный объект или фрагмент документа), вставить (из буфера обмена), удалить (выделенный фрагмент) и др.

В меню Вид собраны команды, используемые для изменения визуального представления документа и отдельных элементов окна приложения.

Меню Вставка дает возможность вставлять в документ различные элементы: разрыв (страницы), номера страниц, примечания, файлы, рисунки и многое другое. В Excel меню Вставка содержит команды, позволяющие добавлять структурные элементы Excel (ячейка, строки, столбцы, листы), осуществлять поиск и замену отдельных символов и значений в группе ячеек, добавлять объекты, созданные другими средствами, присваивать имена ячейкам и создавать комментарии.

Меню Формат позволяет форматировать фрагменты документа: изменять шрифт, размер шрифта, начертание; окаймлять фрагменты рамками и заполнять их узором, изменять межстрочное расстояние в тексте и т.п. В Excel меню Формат содержит команды, применяемые для изменения форматов структурных единиц Excel, отдельных символов и стилей.

В меню Сервис имеется универсальный пункт [Параметры…], предназначенный не для обработки документа, а для настройки окна приложения. В Excel меню Сервис содержит команды, позволяющие осуществлять настройку таблиц, доступ к программе проверки орфографии.

Меню Окно содержит команды, позволяющие открывать окна и организовывать их расположение и переход между окнами.

Меню Справка или меню ? содержит команды, позволяющие обратиться за дополнительной информацией о работе приложения (о работе Excel).

Как было уже сказано, характерной особенностью горизонтального меню Excel является пункт Данные. Это меню содержит команды, используемые для создания и организации работы с базами данных, т.е. команды меню Данные предназначены для манипуляции с содержимым ячеек таблицы, например сортировка, фильтрация данных и т.п.

Команды меню второго уровня у Excel отражают специфику работы табличного процессора.

Панели инструментов окна Excel Стандартная и Форматирование выводятся по умолчанию в одной строке или в двух строках в сокращенном или развернутом виде. Панели инструментов (пиктографические меню) содержат командные кнопки для выполнения наиболее часто встречающихся операций и, как правило, дублируют основные команды горизонтального меню окна. Панели инструментов могут находиться на экране в закрепленном состоянии – под строкой заголовка окна, слева, справа или внизу рабочей области окна документа или в «плавающем» состоянии – в любом месте окна. Панели инструментов можно перемещать, изменять их форму (с помощью мыши), их можно настраивать – добавлять или удалять отдельные кнопки.

Панель Стандартная обычно содержит кнопки управления файлами (Создать, Открыть, Сохранить), кнопку печати; кнопки работы с буфером обмена (вырезать, копировать, вставить), отмены и повторения команд, добавления гиперссылки; список масштабов отображения и др.

На панели Форматирование, как правило располагаются раскрывающиеся списки выбора шрифтов и размеров, кнопки начертания (полужирный – Ж, курсив К и др), кнопки выравнивания, список стилей и т.д. На панели инструментов окна Excel имеются специальные кнопки, предназначенные для форматирования числовых данных в электронных таблицах - денежный, процентный форматы, разделитель тысяч, увеличение и уменьшение разрядности числа. Кнопка (Объединить и поместить в центре) используется для объединения и центрирования текста в группе ячеек. Кнопки (Автосумма) и (Вставка функции) выполняют операции, позволяющие упростить ввод функций в ячейку электронной таблицы.

Ниже панели инструментов в окне Excel располагается Строка формул, которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках. В левой части этой строки находится раскрывающийся список именованных ячеек и заголовок этого списка называется полем имен (на рис. обозначен Адрес активной ячейки). В этом поле высвечивается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы (а также имя выделенного графического объекта или диаграммы). Правее поля имен находится небольшая область (ограниченная справа вертикальной чертой), в которой на время ввода данных появляются три кнопки управления процессом ввода (Изменить формулу, Завершение ввода, Отмена ввода). Длинное поле справа называется полем для ввода и редактирования и предназначено для просмотра и редактирования текстовых данных. Особенностью строки (поля) ввода и редактирования является то, что она полностью отображает содержимое активной ячейки, которое иногда не видно в самой ячейке, и обеспечивает возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не ее результат, отображенный, как правило, в самой ячейке.

Рабочее поле (лист) окна программы Excel состоит из ячеек, названий столбцов и строк. В верхней части рабочего листа находится строка заголовков столбцов таблицы (на рис. Обозначение столбцов). Слева расположены номера строк таблицы. На их пересечении находится «пустая» серая кнопка, которая служит для выделения всего рабочего листа. Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины. Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк.

Ниже рабочего поля располагается строка с ярлычками (названиями) рабочих листов, имеющихся в книге. Слева от ярлычков находятся кнопки для перемещения по рабочим листам документа, а справа – горизонтальная полоса прокрутки.

В самом низу окна программы Excel находится строка состояния (строка подсказки). Она предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент. Строка состояния может содержать индикатор состояния табличного процессора, отражающий режимы его работы (Готово, Ввод, Правка, Запись макроса), расшифровку текущей команды меню, подсказку о назначении используемой кнопки. Кроме того, на строке состояния находится поле для автовычислений, которое используется для быстрого подсчета и просмотра промежуточных результатов.