Создание, сохранение и открытие документа в Excel

После запуска Excel по умолчанию предлагает начать создание нового документа под условным наименованием Книга1. Можно подготовить документ (или часть документа), а затем сохранить его на диске (команда Файл – Сохранить как…). Файлы документов, созданных с помощью табличного процессора Excel, имеют стандартное расширение *.XLS.

Если нужно продолжить обработку уже существующего файла-документа, выбирают команду (Файл – Открыть…). Откроется стандартное диалоговое окно, в котором нужно указать имя (адрес) файла .xls для обработки.

Если необходимо создать новый документ, выбирают команду (Файл – Создать…). Excel предложит пустую таблицу с обозначениями Книга2, Книга3 и т.п.

Excel является многооконной программой. Это означает, что можно одновременно открыть несколько документов, причем часть из них может быть готовыми файлами, а часть – заготовками (без имени, но с обозначениями Книга1, Книга2 и т.д.).

Структурные единицы электронных таблиц и работа с ними Структурные единицы электронных таблиц

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. Изначально рабочий лист представляет собой пустую таблицу, которую необходимо заполнить данными и оформить по своему усмотрению. Каждый файл Excel является рабочей книгой, состоящей из нескольких листов. Так, в версиях MS Excel 5.0 и 7.0 рабочая книга по умолчанию содержит 16 листов, в версии MS Excel 97 и выше только 3. Число листов рабочей книги можно корректировать.

В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. По умолчанию рабочие листы именуются «Лист1», «Лист2», «Лист3» и т.п. Имена и порядок расположения листов можно изменять.

Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Рабочие листы можно удалять, переставлять (менять их местами), добавлять новые (вставлять чистые листы). Каждый рабочий лист имеет название, которое указывается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переходить от одного листа к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Выбор другого листа рабочей книги осуществляется щелчком мыши по ярлычку этого листа. Выбранный лист становится активным, т.е. с этим листом можно работать. Ярлычок активного листа выделяется цветом, а надпись на нем – полужирным шрифтом. Для просмотра листа рабочей книги используют полосы прокрутки.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов.

Столбцы обозначаются прописными латинскими буквами (А. В, С, … Z) и, далее, двухбуквенными комбинациями (AA, AB, AC,…, BA, … IV). Столбцы могут обозначаться и числами: для этого с помощью команды меню Сервис - Параметры на вкладке Основные (Общие) нужно установить переключатель Стиль ссылок – R1C1. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов.

Строки последовательно нумеруются целыми числами от 1 до 65536 (максимально допустимого номера строки).

На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка. Ячейка является минимальным элементом для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номер столбца и номер строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например, А1, F8, AA2, DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.