5.Додавання змісту інших фалів або їх фрагментів

Додавати дані (текст, діаграми та інші об'єкти) з одного файлу в інший можна за підтримки засобів ОLЕ — технології зв'язку між програмами, яка дозволяє їм разом використовувати дані. Усі програми пакета Microsoft Office підтримують технологію ОLЕ за допомогою пов'язаних та впроваджених об'єктів.

Пов'язаний об'єкт — це дані, створені в одному файлі та впроваджені в інший з підтримкою зв'язку між файлами.

Також можна використовувати засіб динамічного обміну даними (DDE) — це визначений протокол (набір правил) обміну даними між програмами Windows при якому впроваджені об'єкти стають частинами кінцевого файлу та автоматично змінюються при зміні даних файлу, з якого вони впроваджувалися.

Існує декілька способів додавання фрагменту:

1. можна одразу натиснути кнопку Ок і тоді об'єкт упровадиться як об'єкт типу текст, редагувати його буде можливо тільки засобами Microsoft Word.

2. якщо ж вибрати тип джерела об'єкта і потім натиснути Ок, то об'єкт буде впровадженим і його можна редагувати засобами програми, у якій він був створений. Зміни об'єкта, впровадженого у Microsoft Word, не вплинуть на зміст файлу — джерела впровадження.

3. якщо вибрати тип джерела об'єкта і потім натиснути на кнопку Связать і Ок, то об'єкт вставиться у Microsoft Word і буде пов'язаний із ним за принципом ОLЕ, а зміни файлу — джерела даних викликатимуть автоматичні зміни в документі Microsoft Word.

4. якщо у третьому способі ще позначити покажчик В ввиде значка, то пов'язаний об'єкт не буде показаний в Microsoft Word, а викликатиметься тільки при натисненні на значок, і при цьому відкриється програма, в якій створений об'єкт, і пов'язаний об'єкт буде активізований.

5) також можна використовувати гіперпосилання для впровадження або перегляду потрібного об'єкта, створеного в іншому файлі.

Microsoft Word, іншій програмі Windows, або з Інтернет. Гіперпосиланням називають кольоровий підкреслений текст або графічний елемент, вибір якого дозволяє швидко виконати перехід на інший файл або фрагмент файлу.

Для створення гіперпосилання треба скопіювати потрібний фрагмент і викликати пункт меню Правка/Вставить как гиперссылку, або викликати пункт меню Вставка/Гиперссылка... Потім записати або вибрати специфікацію файлу, якщо потрібно, визначити об'єкт і натиснути на Ок.

Поставивши мишку на гіперпосиланні, можна побачити ім'я файлу, який буде викликаний. І якщо клацнути гіперпосилання мишкою, показаний файл буде відкритий. Сам файл при цьому може викликатися з іншого комп'ютера засобами мережевого зв'язку.

6.Використання стилів та шаблонів

Поняття стилю

Стиль – це іменований і збережений набір параметрів форматування. Стилі задають зовнішній вигляд різних елементів тексту в документі, наприклад, заголовків, підписів під малюнками й основним текстом. Стилі дають можливість застосувати до абзацу чи слова цілу сукупність атрибутів форматування за одну дію. Якщо потрібно змінити форматування якогось одного елемента тексту, то досить змінити стиль, що був застосований до цього елемента. Стилі значно полегшують форматування документа Крім того, з їх допомогою створюються структури і змісти.

Word має два типи стилів:

1. стилі абзацу застосовують до цілих абзаців; ці стилі можуть містити в собі всі елементи форматування, що стосуються абзацу: шрифт, міжрядковий інтервал, відступи, табулятори, рамки, тощо. Стиль є в кожного абзацу. Стиль абзацу, використовуваний за замовчуванням, називається Normal.

2. стиль символу застосовується до будь-якої частини тексту і містить у собі будь-які елементи форматування, що впливають на зовнішній вигляд символу: гарнітуру та розмір шрифту, його креслення тощо (тобто будь-які параметри форматування, які можна задати у вікні команди Формат/Шрифт). Не існує стилю символу, використовуваного за замовчуванням. Коли застосовують стиль символу, його параметри форматування застосовуються на додаток до вже встановленого.

Для вибору стилю слід розкрити список стилів панелі інструментів Форматирование і вибрати потрібний або вибрати команду Стали и форматирование меню Формат: