Тема16.Секретаріат.

Секретаріат - дуже важливе підрозділ в організації. Перефразовуючи відомий вислів про театр, який зачинається з вішалки, можна сказати, що організація починається з секретаріату (приймальної). Секретаріат - особа організації. Співробітники секретаріату звільняють керівника (шефа) від багатьох робіт адміністративного характеру, сприяють тієї організації праці, яка найбільш прийнятна для нього, тобто звільняють його від роботи рутинного чи організаційного характеру, тим самим дають можливість зосередитися на основних напрямах діяльності. Співробітники секретаріату відповідають на телефонні дзвінки, приймають і відправляють повідомлення по факсу, встановлюють телефонний та інші види зв'язку для шефа, підбирають потрібну інформацію, оформляють документи для службових командировок, беруть активну участь у підготовці та проведенні прийому відвідувачів, приймають від відвідувачів документи на підпис шефу і т.п. Межі діяльності та відповідальності секретаріату дуже різні: вони залежать від масштабу організації, особенностей характеру функціонування організації, від особистісних рис того менеджера, якого даний секретаріат обслуговування, і т.п. Секретаріат може складатися з однієї особи - секретаря, а може бути розгалуженою і численною службою. Робота секретаріату багато в чому визначає ефективність діяльності того менеджера, якого він обслуговує. Тепер вкажемо на вимоги ділового етикету по відношенню до секретаря. Для зручності викладу матеріалу будемо говоріть про одне секретарі, хоча набір секретарських обов'язків може бути досить великий і вимагати більшого числа соників.

Тема17.Руководство.

Керівник будь-якого рангу, особливо перша особа організації, входячи в службове приміщення, повинен вітати всіх, кого він зустріне, будь то охоронець, прибиральниця, яка несколько забарилася і не встигла до початку робочого дня завершити убіроку, та інші співробітники . Керівник, першим помітив і першим привітавшись з ким-небудь зі своїх підлеглих - дуже приємне явище, і підлеглий, з яким керівник привітався першим, буде відчувати почуття подяки, вдячності до керівника, що є запорукою хорошої роботи. Якщо керівник перебуває у своєму кабінеті, а в кабінет входить відвідувач, господар кабінету встає, застібає піджак (якщо він був розстебнутий, а це дозволяється, якщо людина сидить) і виходить з-за столу, вітаючи відвідувача. Руку для рукостискання при цьому завжди подає перший господар кабінету (стать і вік не грають ролі). Не слід йти назустріч відвідувачу з простягнутою рукою - це виглядає комічно. Ні в якому разі не можна протягувати руку для рукостискання через стіл - це неввічливо. Це правило діє не тільки в службовому приміщенні і не тільки для керівника, але для всіх співробітників і для всіх видів службових ситуацій, наприклад для ділових прийомів, нарад, конференцій, засідань і пр. Керівник - господар кабінету зазвичай пропонує відвідачу сісти. Більш почесним вважається місце обличчям або боком до вікна, при цьому господар кабінету зазвичай намагається сісти обличчям до дверей, оскільки може виникнути необхідність недовгого спілкування з секретарем або будь-ким із співробітників, що з'являються в дверях кабінету; в цьому випадку керівнику досить зробити скупий, але виразний жест рукою, що означає "я дуже зайнятий". У разі ж, якщо господар кабінету не бачить вхідний двері, співробітнику або секретарю доведеться пройти через весь кабінет немає і підійти до керівника, щоб почути все те ж "я дуже зайнятий ". І вся ситуація ризикує виглядати безглуздо, а сам керівники може здатися не дуже ввічливим - і по відношенню до своїх співробітників, і по відношенню до відвідувача. Зупинимося на одній дрібній деталі: прийнято, навіть у службових обстановці, жінці, що увійшла в кабінет у якості посетітельніци, не вказувати на конкретне місце, на яке вона повинна сісти. Жінка може сама вибрати собі місце; зауважимо, що найчастіше це місце - спиною до вікна. Господар кабінету в цьому випадку може сказати: "Будь ласка, сідайте, де Вам зручніше". Особистий контакт керівника, по суті, зводиться до бесіді. Ведення бесіди вимагає вміння точно, коротко, в етичній форме висловлювати свої думки і вміти слухати співрозмовника. Керівнику не слід перебивати підлеглого, виявляти так звані панські манери. Але і від підлеглого в свою чергу потрібно вести бесіду тільки по суті справи, не вітрат даремно часу керівника. В цілому можна сказати, що вміння вести ділову бесіду обовязково для кожного співробітника, це є його прямий службових обов'язків. У тому випадку, якщо під час бесіди керівника з підпорядкований з тих чи інших причин в кабінеті знаходяться й інші співробітники, їм рекомендується утримуватися від втручання в розмову. Якщо ж ці співробітники спеціально викликані керівників для того, щоб дати пояснення якогось факту, їм слід брати участь у розмові лише тоді, коли цього попросити керівник.