Тема 7. Вимога етикету до робочого місця і службових приміщень

Стан службового приміщення і робочого місця співробітника впливає на ефективність його роботи. Розглянемо спочатку вимоги до службового приміщення. Організація робочих місць у службових приміщеннях буває двох видів: • зальних; • кабінетна. Зальних структура допускає розміщення практично необмежених чисел робочих місць в одному залі. Між столами або групами столів ставлять легкі перегородки; зазвичай вони не доходять до стелі і лише візуально створюють деяку ілюзію ізольованості; співробітникам доводиться працювати в умовах "мовного коктейлю". Зальних система організації праці економічно більш вигідна, ніж кабінетні. Крім того, вона дозволяє менеджеру здійснювати візуальний контроль за підлеглими. Однак для тих, хто працює у великому залі, умови праці важчі, ніж при кабінетній структурі службових приміщень. Велика кількість людей і устаткування, зосереджене в одному, хоча і досить просторому, без сумніву створює цілком відчутні незручності для працюючих при зальної організації праці. Не всі можуть справлятися з роботою в таких умовах, це треба мати на увазі як тим, хто наймається на роботу, так і менеджерам і співробітникам служби управління персоналом, що здійснює найм. Ще один спосіб організації праці в службовому приміщенні: кілька столів ставляться разом - чотири чи шість. Поверхня кожного столу є індивідуальним сектором роботи, однак специфічна розстановка столів - впритул один до одного, - по-перше, дозволяє економити місце і, по-друге, дає можливість менеджеру бачити, чим займаються підпорядковані, а також, консультуючи одного з них, давати одночасно пояснення та іншим; співробітникам, що сидять за такою групою столів, легше обговорювати виникаючі питання, приймати загальні рішення. Іноді в приміщенні з великою площею (залі) столи ставляться такими групами. Кожна група співробітників займається подібними чи близькими за змістом проблем. Однак зальних організація робочих місць, як і спільне розміщення столів, припустимі, якщо умови роботи не припускає потоку відвідувачів до кожного зі співробітників. Важко уявити собі відвідувачів (клієнтів - потенційних або реальних), що бродять в лабіринтах робочих місць співробітників. Але два головні критерії оцінки ефективності організації робочих місць - економічність (просто дешевизна) і можливість постійного контролю за співробітниками в залі - переважують. Кабінетна система може бути представлена ​​приміщеннями двох видів. Перший - у приміщенні, що складається з однієї кімнати, розміщаються столи співробітників, однак, оскільки площа кімнати не перевищує 25-40 кв.метрів, там ставиться не більше 5-8 столов. У таких умовах кожному із співробітників зручно працювати з відвідувачами. Однак, щоб проконтролювати роботу підчинення, менеджеру треба пройти по ряду таких кімнат, вияснення, чим зайняті його підлеглі. Це призводить до психологічного ¬ кому дискомфорту як для менеджера, так і для підлеглих, чиї робочі місця розміщені за кабінетної системи. Другий вид кабінетної системи - приміщення для однієї особи - менеджера. Стандартний кабінет менеджера припускає наявність трьох зон - робочої, дорадчої та зони неформального спілкування. У робочій зоні знаходиться стіл менеджера; робочий стіл може бути доповнений різними технічними засобами - комп'ютер, факсом і т.п. Однак технічне обладнання не обов'язковий атрибут робочої зони - чим вище ранг менеджера, тим малоймовірна наявність техніки в робочій зоні його кабінету - для роботи з технікою є секретаріат. У нарадній зоні знаходиться досить великий стіл, так як часто наради проводяться прямо в кабінеті менеджера, а не в окремій кімнаті для нарад. На столі зазвичай лежить стопка аркушів паперу - для учасників наради, лежать ручки або олівці - щоб можна було зробити запис. Іноді на столі для нарад знаходяться схема структури організації, календарі, транспортна схема і тому подібні інформаціні матеріали. Під час наради (через 5-10 хвилин після початку) може бути поданий кави - він не сервірується окремо, а подається секретарем (це входить в його обов'язки) кожному з учасників наради. (Зауважимо, що до кави не прийнято подавати випічку.) Зона неформального спілкування - це кілька крісел, журнальний столик з попільничкою (якщо менеджер дозволяє курити в своєму кабінеті), іноді тут же - бар. Меблі і площа зони неформального спілкування залежать від посадового рівня менеджера, масштабу його діяльності та діяльності організації. У сучасному діловому світі прийнято стіни службових приміщень різного призначення фарбувати або обклеювати шпалерами світлових нейтральних тонів - світло-сірим, бежевим і т.п. Підлога в службовому приміщенні все частіше стали робити з плитки, - в усякому разі, в коридорах, холах плитка переважає. Паркет - дороге покриття, тому паркетна підлога - для окремих кабінетів менеджерів, для парадних службових приміщень, в інших випадках - стандартне підлогове покриття з меншим або більшим ворсом рідше, - лінолеум. Цілком доречні прикраси в службових приміщеннях, проте їх припустимий перелік досить обмежений - це естампи, картини, гравюри, однак зміст перерахованих вище предметів образотворчого мистецтва не повинно носити агресивний або провокуючий зневіру характер. Найчастіше це пейзажі, натюрморти, що випромінюють спокій, врівноваженість. Окрасою стін службового приміщення і одночасно офіційним "аксесуаром" іміджу організації може служити ліцензія, диплом або інший документ, що свідчить про високий рівень виконання службових обов'язків або про реа лізації напрямків діяльності. Прекрасним прикрасою службових приміщень всіх типів можуть буфети. Вони не тільки прикрашають, але і створюють неформальную атмосферу, пом'якшують психологічну напруженість, якщо ситуація близька до конфлікту. Але не будь-яка рослина доречна в службовому приміщенні. Переважні крупноліственние квіти, добре виглядають також невеликі вічнозелені дерева в діжках (дерев'яних або керамічних), що стоять на підлозі. Прийнято також використовувати як прикрасу невеликі скульптури - такі предмети зазвичай присутні в кабінетах менеджерів досить високого рівня. У службових приміщеннях для рядових виконавців є потребою мати в доступному вигляді різні інформаційні матеріали; має сенс оформити їх таким чином (красива рамка), щоб вони одночасно служили і прикрасою. Слід також зазначити, що недоречно прикрашати службове приміщення або окреме робоче місце різними картинками або листівками, надісланими "улюбленої подругою" (іншому) і наклеєними на стіну. Неприпустимі на робочому місці предмети особистого характера - фотографії членів сім'ї (хоча б і в рамках), всякі фігурки і тому подібні дрібні речі. Слід пам'ятати, що прикраси в службовому приміщенні не повинні бути в надлишку, навпаки, їх невелика кількість призвано відтіняти строгість і офіційність обстановки. Окремі кабінети також не можна перетворювати на будуар, завешівая стіни суцільно картинами, встановлюючи всюди акваріуми і навіть міні-фонтани. В даний час у світовій практиці прийнято обладнати робочі приміщення організації стандартної меблями, випускаєм серіями, комплектами - на різні смаки, більшої або меншої вартості. Приватні компанії іноді використовують для службових кабінетів менеджерів вищого рівня меблі не стан ¬ дротяні, а виготовлену індивідуально, іноді навіть вручну, тобто дорогі меблі, щоб підкреслити посадовий ранг кабінету. Організація службових приміщень, розміщення в них рабочих місць, прихильність різних відділів і служб організації поблизу чи далеко один від одного (наприклад, на різних поверхах або в різних кінцях довгого коридору) - все це дає вплив на рівень етичності, яка у поступках, характер взаємин, поведінці окремих співробітників і всього колективу в цілому. Отже, правильна організаціяція праці підвищує рівень етичності в організації, тому що сприяє зменшенню числа конфліктів, зняттю психологічної напруженості при службових контактах в процесі нарад, спільних рішень різних питань і просто в процесі виконання службових обов'язків при повсякденної рутинній роботі. Для забезпечення співробітника гідним робочим місцем необхідно, керуючись організаційної схемою підприємства, враховувати "протокольні особливості" даного службового місця, виділеного для співробітника даної посади. У кожній організації існують ключові посади, на яких будується система роботи всієї організації в цілому. Згадаймо знаменитий вислів американського класика Едгара По: "Система - основа будь-якого бізнесу".