Практическая работа №7 создание структуры документа. Расчет итогов

Для удобства представления больших, объемных таблиц в Excel существует возможность структурирования рабочего листа. Структуру таблицы (выделенной области) можно создать либо в автоматическом, либо в ручном режиме. Автоматический режим менее удобен, так как он не всегда приводит к желаемым результатам. Рекомендуется использовать ручное структурирование, которое предусматривает создание пользовательской ПИ Структурирование.

1. Загрузите программу Excel.

2. Откройте файл электронной таблицы Начисление зарплаты.xls (Начисление зарплаты за январь 2007г.).

3. Добавьте после колонки Фамилия И.О. графу Подразделение и заполните ее данными (Бухгалтерия, Отдел статистики, Отдел маркетинга).

4. Отсортируйте таблицу по колонке Подразделение, а внутри каждого подразделения в алфавитном порядке фамилий. Для этого выполните следующую последовательность действий:

• выделите тело таблицы (диапазон ячеек А4:J13) без заголовков и итоговых значений;

• выполните команду меню Данные/Сортировка, укажите последовательность и порядок сортировки диапазона: Сортировать по – Столбец С, Затем по – Столбец А, в диалоге Параметры сортировки укажите режим Сортировать строки диапазона, <ОК>.

5. Выполните автоматическое структурирование таблицы:

• выделите всю таблицу и выполните команду Данные/Группа и структура/Создание структуры;

• с помощью кнопок «+» и «-» научитесь сворачивать и разворачивать созданную структуру таблицы до разных уровней.

6. Удалите структуру командой Данные/ Группа и структура/Удалить структуру.

7. Рассчитайте промежуточные итоги по числовым колонкам для каждого подразделения, используя функцию суммирования:

• выделите все ячейки таблицы и выполните команду Данные/Итоги;

• в диалоге Промежуточные итоги в поле При каждом изменении в – укажите Столбец С (колонка Подразделение), в поле Операция - укажите Сумма, в поле Добавить итоги по – отметьте все столбцы кроме А, В и С (Таб.Номер, Фамилия И.О., Подразделение);

• установите режимы Заменить текущие итоги и Итоги по данным; <ОК>.

8. Проанализируйте полученную структуру и формулы для расчета промежуточных итогов по подразделениям. С помощью кнопок «+» и «-» слева от таблицы просмотрите различные уровни группировки данных.

9. Создайте свою ПИ Структурирование, на которой разместите кнопки из категории Данные: Скрыть детали, Отобразить детали, Разгруппировать, Группировать, Символы структуры документа.

10. Выделяя отдельные блоки таблицы (строки или колонки) и используя кнопки Группировать и Разгруппировать ПИ Структурирование разработайте структуру таблицы, показанную на рисунке.

11. Сохраните таблицу. Сдайте работу преподавателю.

Практическая работа №8 работа со связанными таблицами

Мощным средством Excel является связывание рабочих книг и рабочих листов. Преимуществом этого средства является экономия оперативной памяти, которая достигается благодаря тому, что связанных файлов можно держать во время работы с ними на диске.

1. Загрузите программу Excel.

2. Разработайте 3 таблицы, содержащие сведения о поквартальных объемах продаж продукции предприятия за три года по филиалам. Выполните следующие действия:

• на Листе1 новой рабочей книги сформируйте таблицу Поквартальные объемы продаж в 2004 году по образцу, представленному на рисунке, для Филиала 1;

• заполните произвольными числовыми значениями (от 10 до 100) колонки 1 кв, 2 кв, 3 кв, 4 кв;

• используя функцию суммирования, рассчитайте значения в колонке Всего за 2004г и строке Итого:;

• на все ячейки с числовыми данными установите числовой формат с одним десятичным знаком;

• сформируйте аналогичную таблицу Филиал 2 путем копирования таблицы Филиал 1 в блок ячеек A16:F28, измените название Филиал 1 на Филиал 2;

• используя диалог Найти и заменить внесите изменения в числовые данные колонок 1 кв, 2 кв, 3 кв, 4 кв в таблице Филиал 2 (обратите внимание на автоматическое изменение значений в ячейках с формулами);

• на Листе2 текущей рабочей книги сформируйте похожую таблицу Поквартальные объемы продаж в 2005 году для Филиала 1 и Филиала 2 с помощью копирования исходных таблиц с Листа1, измените числовые данные колонок 1 кв, 2 кв, 3 кв, 4 кв, а также значение года в заголовках;

• на Листе3 текущей рабочей книги сформируйте еще одну таблицу Поквартальные объемы продаж в 2006 году для Филиала 1 и Филиала 2 с помощью копирования исходных таблиц с Листа1 или с Листа2, измените числовые данные колонок 1 кв, 2 кв, 3 кв, 4 кв, а также значение года в заголовках.

3. Сохраните рабочую книгу под именем Продажи.xls.

4. Добавьте в рабочую книгу дополнительный Лист4.

5. На Листе4 разработайте итоговую таблицу Общий объем продаж продукции за период 2004-2006г (см.рисунок). Выполните следующие действия:

• в ячейку В1 введите заголовок таблицы;

• в ячейках В3:Е3 сформируйте шапку таблицы;

• значения колонки Продукция скопируйте из любой таблицы с Листа1(2,3) (рекомендуется использовать режим Специальная вставка – без рамки);

• в ячейке С4 колонки Филиал 1 и рассчитайте суммарное значение объема продаж по первому филиалу за три года по формуле

=Лист1!F4+Лист2!F4+Лист3!F4

для этого можно использовать полуавтоматический режим ввода формулы: в ячейку С4 ввести с клавиатуры знак = , перейти на Лист1 и щелкнуть по ячейке F4 (годовое значение для Товара1 по первому филиалу),ввести знак +, перейти на Лист2, щелкнуть на ячейке F4 (годовое значение для Товара1 по первому филиалу), ввести знак +, перейти на Лист3, щелкнуть на ячейке F4 (годовое значение для Товара1 по первому филиалу), Enter – программа автоматически возвращает курсор на Лист4;

• для расчета остальных значений в колонке Филиал 1 скопируйте формулу из ячейки С4 на нижележащие ячейки;

• по аналогии в ячейке D4 колонки Филиал 2 рассчитайте суммарное значение объема продаж по второму филиалу за три года по формуле

=Лист1!F18+Лист2!F18+Лист3!F18,

скопируйте формулу на нижележащие ячейки;

• используя функцию суммирования, рассчитайте значения в колонке Всего и строке Итого:

Внимание! Подобным образом можно установить связь между таблицами, находящимися в разных файлах рабочих книг. В этом случае в формулах в ссылку на ячейку добавляется имя файла (заключается в [ ]), например: =[Книга1.xls]Лист1!$F$4+[Книга2.xls]Лист1!$F$4, где адрес ячейки является абсолютным. При копировании такой формулы предварительно абсолютные ссылки нужно заменить на относительные. Для этого можно использовать режим F4 - трехкратное нажатие клавиши F4 меняет абсолютную ссылку на ячейку на относительную. Отследить связи между книгами можно с помощью диалога Изменение связей (меню Правка/Связи).

• попробуйте изменить исходные данные на Листе1, Листе2 или Листе3. Как меняются результаты расчетов в связанной итоговой таблице на Листе4?

6. Сохраните рабочую книгу.

7. Сдайте работу преподавателю.