3.3. Документація за імпортною операцією

Документи, які підтверджують виконання зовнішньоторговельної операції на всіх етапах її реалізації від постачання продавцем товару, його транспортування, зберігання на складах, проходження через митницю, прийнято називати зовнішньоторговельними.

В залежності від функцій, що виконуються, зовнішньоторговельні документи можна поділити на наступні групи:

Групи зовнішньоторговельних документів:

1) товарні і розрахункові;

2) по платіжно-банківських операціях;

3) страхові;

4) транспортні і відвантажувальні;

5) транспортно-експедиторські;

6) митні.

Документи, які слідують з вантажем від пункту відправлення до пункту призначення, називають товаросупроводжувальними. До них відносяться документи, які входять до комерційних, транспортних і митних груп. Документи, які складаються в зв'язку з відвантаженням товару (як правило вони перераховані в контракті), називаються відвантажувальними.

Товарні і розрахункові документи - ця група документів дає вартісну, якісну і кількісну характеристики товарів. Документи оформляє на своєму бланку продавець, а покупець проти них здійснює оплату.

1. Найважливішим розрахунковим документом є комерційний рахунок. В ньому міститься вимога продавця до покупця про сплату вказаної в ньому суми належного платежу за поставлений товар. Рахунки, як правило, виписуються у великій кількості екземплярів для пред’явлення в різні організації, тому в контракті обов'язково вказується необхідна для виконання кількість екземплярів рахунку.

За функціями, які виконують рахунки, їх можна поділити на наступні види:

1. рахунок-фактура,

2. рахунок-специфікація,

3. попередній рахунок.

Рахунок-фактура виписується, як правило, після остаточного приймання товару покупцем. Рахунок-фактура поєднує в собі два документи - документ, який вказує суму платежу за товар, і накладну, що супроводжує товар. На вимогу митних органів в багатьох країнах рахунок-фактура виписується на встановлених бланках, такі рахунки служать одночасно і сертифікатом про походження товару або додаються до нього. Даний контракт супроводжується рахунком-фактурою.

Рахунок-специфікація об'єднує реквізити рахунку і специфікації. В ньому вказується ціна за одиницю товару по видах і сортах, а також загальна вартість всієї партії товару. Виписується в тих випадках, коли партія містить різні за асортиментом товари. Іноді його називають специфікованим рахунком.

Попередній рахунок підтверджує здійснені експертом поставки, але не завжди є вимогою до оплати. Часто він виписується в тих випадках, коли приймання товару здійснюється в країні призначення або при часткових поставках. Він містить відомості про кількість і вартість партії товарів. Після приймання товару або поставки всієї партії продавець виписує рахунок-фактуру, за яким проводиться остаточний розрахунок.

Проформа-рахунок - це документ, який, як і рахунок, містить відомості про ціну і вартість партії товару, але не є розрахунковим документом, оскільки не містить вимоги про сплату вказаної в ньому суми. Не виконуючи основної функції платіжного документа, проформа-рахунок разом з тим виконує всі інші функції рахунку.

До документів, які дають кількісну характеристику товару або партії товарів, відносяться: специфікація, технічна документація, пакувальний лист.

Специфікація містить перелік асортименту товарів, що входять в дану партію, з вказівкою для кожного місця кількості і виду товару, його сорту і марок.

Технічна документація необхідна при поставках обладнання та технічних споживчих товарів тривалого користування і необхідна для забезпечення їх своєчасної наладки і правильної експлуатації.

Пакувальний лист містить перелік всіх видів і сортів товару, які знаходяться в кожному товарному місці. Пакувальний лист додається до даного контракту.

До найважливіших документів, що засвідчують якість поставлених товарів, можна віднести сертифікат якості, гарантійне зобов'язання, протокол випробувань, дозвіл на відвантаження.

Сертифікат якості – посвідчення, яке засвідчує якість фактично поставленого товару і його відповідність умовам контракту. В ньому подається характеристика товару або підтверджується відповідність якості товару певним стандартам або технічним умовам замовлення. Сертифікат якості видається відповідними компетентними організаціями, державними органами, торговими палатами, але може видаватися і фірмою-виробником. В досліджуваному контракті сертифікат якості надається фірмою-виробником.

Протокол випробувань складається після проведення продавцем спільно з представником покупця повних випробувань в заздалегідь встановлені день і годину на підприємстві продавця.

Дозвіл на відвантаження видається представником покупця після проведення приймальних випробувань обладнання на підприємстві постачальника з метою встановити відповідність товару умовам замовлення. Взаєморозрахунки між сторонами операції здійснюються в тій формі, яку вони обговорили в контракті, з використанням послуг банків як країни продавця, так і країни покупця, а іноді і третьої країни. Всі етапи цих розрахунків документуються, і загалом платіжні документи являють собою або інструкції банку про здійснення певної форми платежу, або звіт банку про виконання інструкцій клієнта.

Так, інструкція по банківському переказу видається клієнтом своєму банку і містить вимогу зробити виплату певної суми у вказаній валюті названій стороні, що знаходиться в іншій країні, або обумовленим способом, або способом, залишеним на розсуд банку.

Заява на відкриття товарного акредитиву документ, за допомогою якого банку доручається відкрити товарний акредитив на умовах, вказаних в цьому документі.

Повідомлення про прийняття документів до оплати за товарним акредитивом - документ, за допомогою якого банк повідомляє про прийняття документів до оплати за товарним акредитивом.

Повідомлення про платіж за товарним акредитивом - документ, за допомогою якого банк повідомляє про платіж за товарним акредитивом.

Повідомлення про інкасовий платіж - документ, за допомогою якого банк повідомляє про здійснений платіж за інкасо. В ньому наводяться детальні дані і методи реалізації коштів.

Банківська гарантія - документ, згідно з яким банк зобов'язується виплатити обумовлену суму названій стороні на умовах, вказаних в ньому. Банківська тратта - тратта, що виставляється на користь третьої сторони, або одним банком на іншій, або відділенням банку на центральне відділення або на інше відділення того ж банку.

Перевідний вексель - документ, виданий або підписаний у відповідності з законодавством, яке застосовується, містить безумовну вимогу, адресовану однією особою іншій особі, про сплату проти пред'явлення самого документа на вимогу, або на точно встановлену дату, або на іншу дату, яка вказується самим документом, певної суми грошей названій в документі особі, або за його наказом, або пред’явнику.

Страхові документи відображають взаємовідносини між страхувальником і страховиком. Роль страховика полягає у відшкодуванні збитків, понесених страхувальником від нещасного випадку, проти сплати страхової премії. До страхових документів відносяться:

Страховий поліс - документ, який видається страховиком і є підтвердженням договору страхування. У полісі вказуються умови укладеного договору, в якому страховик зобов'язується за конкретну плату відшкодувати страхувальнику збитки, пов'язані з ризиками і нещасними випадками, вказаними в договорі.

Страховий поліс видається страховою компанією страхувальнику після сплати ним страхової премії. Страхові поліси бувають різних видів і найменувань в залежності від порядку оформлення страхування і характеру ризику. Генеральний поліс – це договір тривалого характеру між страхувальником і страховщиком. Рейсовий страховий поліс - страхує об'єкт страхування на певний період. За змішаним полісом об'єкт страхується як на певний рейс, так і на певний термін.

Страховий сертифікат – документ, який видається страховою компанією страхувальнику, який засвідчує, що страхування було здійснене і що був виданий поліс.

За досліджуваною імпортною операцією продавець зобов'язаний нести всі витрати й ризики, пов'язані з транспортуванням товару до вказаного місця, а покупець зобов’язаний нести всі витрати, пов'язані з товаром, з моменту його поставки, тому покупець не страхує товар.

Підготувавши експортний товар до відправки покупцеві, продавець повинен направити його своєму партнеру, дотримуючись при цьому інструкцій, які вони обумовили в контракті з приводу процедури відвантаження. При цьому також використовується ряд документів:

- повідомлення про готовність товару до відвантаження - повідомляє покупця про те, що замовлені товари вироблені і готові до відправки;

- заявка на фрахтування, яка відправляється постачальником перевізнику для резервування місця з указанням бажаного засобу транспорту, час відправки і т. і.;

- відвантажувальна інструкція - містить детальні дані про вантаж і вимоги експерта в зв'язку з його перевезенням;

- дозвіл на поставку – документ, який видається покупцем, дозволяє відправку товарів після отримання від продавця повідомлення про готовність товару до відвантаження;

- повідомлення про відвантаження – документ, за допомогою якого продавець або вантажовідправник інформує вантажоодержувача про відправку товарів.

Іншою сферою взаємовідносин, що оформляються відповідними документами, є відносини відправника і вантажоперевізника, а також одержувача товару. Власне, ці документи і відносяться до групи транспортної документації.

Доручення експедитору на виконання певних операцій оформляється спеціальним документом, який називається по-різному: відвантажувальне доручення, транспортне доручення або транспортна інструкція.

Митні документи необхідні для оформлення переходу товарів через митний кордон. До митних документів відносяться:

• митна декларація,

• експортні, імпортні і валютні ліцензії,

• свідоцтво про походження товару,

• консульська фактура,

• транзитні документи, ветеринарні,

• санітарні і карантинні свідоцтва й інш.

Імпортер зобов’язаний отримати імпортну ліцензію. Імпортна ліцензія надає дозвіл ввезти або обмежену кількість вказаних товарів або необмежену кількість таких товарів протягом обмеженого періоду часу на умовах, обумовлених в цьому документі.

Митна декларація є основним митним документом і являє собою заяву розпорядника вантажу, представлену ним митниці при імпорті або експорті товарів. Митна декларація пред’являється митниці у встановлений законодавством термін, який коливається від одного дня до двох тижнів, з дня прибуття товару на митницю.

Сертифікат (свідоцтво) про походження товару додається до пакету документів продавцем, це – особливий документ, який видається компетентним органом в країні експортера, дозволяє визначити товари і в якому органи влади або орган, уповноважений видавати його, чітко засвідчують, що товари, до яких відноситься даний сертифікат, походженням з конкретної країни.