2. Форми облікових документів по продовольчій службі.

Організація обліку у продовольчій службі військової частини і з'єднання обумовлюється особливостями продовольчого забезпечення, а саме:

• постійне надходження продуктів харчування з багатьох джерел;

• щоденні витрати їх на забезпечення;

• необхідність переробки продуктів харчування перед вживанням.

Обсяг витрат продовольства залежить від встановлених норм пайків і чисельності військовослужбовців, які знаходяться на забезпеченні, що викликає необхідність щоденного обліку не тільки наявності і руху продовольства, але і військовослужбовців, які харчуються в частині.

Крім того, в продовольстві під час зберігання відбуваються фізико-хімічні процеси, які призводять до .кількісних та якісних змін, а це потребує ведення такого обліку, який би забезпечував можливість контролю за якістю продуктів за їх наявністю та правильністю списання виявлених нестач і природних втрат.

Одним із важливих завдань обліку у продовольчій службі являється забезпечення контролю за дотриманням встановлених норм продовольчих пайків і повним доведенням їх до військовослужбовців.

Начальник продовольчої служби частини безпосередньо відповідає за стан обліку матеріальних засобів продовольчої служби, законність, своєчасність оформлення обраній, пов'язаних з рухом і зміною якісного стану матеріальних засобів, своєчасне ведення запису в книгах (картках) обліку і правильне оформлення облікових документів, правильність відображення цін на військове майно продовольчої служби.

Облік продовольства, техніки і майна продовольчої служби ведеться у службі військової частини і з’єднання, на складі, в їдальні, хлібопекарні (хлібозаводи), у підрозділи, якщо він розташований окремо від своєї частини, у підрозділах, що не ведуть свого господарства, у військовому ешелоні на підсобному господарстві.

Документи обліку продовольства техніки і майна і їх класифікація

Найменування облікових документів і їх використання за призначенням	№ форми	Де ведеться
		У службі частини	У службі з’єднання	На складі частини, з’єднання	У їдальні	У хлібопекарні, на хлібозаводі	У підрозділі окремо від частини	У військовому ешелоні
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Первинні документи
Накладна	2	+	+	-	-	-	+	+
Акт прийому	4	+	+	-	-	-	-	-
Чекова вимога	6	+	+	-	-	-	-	+
Роздаточні (здаточні) відомості	8	+	+	-	-	-	+	+
Акт закладки (освіження) МЗ	10	+	+	-	-	-	-	-
Акт списання (зняття) залишків	11	+	+	-	-	-	+	-
Акт технічного стану	12	+	+	-	-	-	-	-
Акт зміни якісного стану	13	+	+	-	-	-	-	-
Виробничий лист	18	-	-	-	-	+	-	-
Роздаточний лист	19	+	-	-	-	-	-	-
Атестат військової частини	20	+	+	-	-	-	-	-
Атестат військовослужбовця	21	+	-	-	-	-	-	-
Акт відбору проб (для аналізу	55	+	-	-	-	-	-	-
Книги і карки обліку
Книга реєстрації облікових документів	25	+	+	-	-	-	-	-
Книга обліку наявності і руху МЗ у підрозділі	26	+	+	+	+	-	+	-
Книга обліку наявності і руху МЗ	27	+	-	-	-	-	-	-
Книга обліку контролю за якістю приготування їжі	53	+	-	-	-	-	+	+
Облікові документи допоміжного характеру
Зведена відомість	7	+	+	+	-	-	-	-
Доручення на отримання МЗ	57	+	+	-	-	-	-	-
Лист обліку відпуску їжі в їдальні	58	-	-	-	+	-	-	-
Супроводжувальний лист	62	+	+	-	-	-	-	-
Стелажний (штабельний) ярлик	64	-	-	+	-	-	-	-
Опис матеріальних засобів	65	-	-	+	-	-	+	-
Розкладка продуктів	66	+	-	-	-	-	-	+
Оповіщення про відвантаження МЗ	68	-	+	-	-	-	-	-
Підтвердження про прийом МЗ	69	+	+	-	-	-	-	-

Облік продовольства, техніки та майна у військовій частині ведеться у діловодстві служби, на складі, у їдальні, на хлібозаводі (хлібопекарні), підсобному господарстві і у підрозділі, розташованому окремо від своєї військової частини.

В діловодстві служби здійснюється облік у цілому за військову частину продовольства і бланків суворого обліку у книзі обліку, наявності та руху матеріальних засобів у підрозділ (ф. -26), а техніки і майна - у книзі обліку, наявності та руху матеріальних засобів (ф-27).

Записи в книгах обліку матеріальних засобів про надходження та витрати продовольства, техніки та майна проводяться на підставі первинних документів (талонів чекових вимог, нарядів, накладних).

Продовольство, відпущене в їдальню та військовослужбовцям на руки, списується з обліку прямими витратами на підставі накладних. Кожний прибутковий документ записується у книзі обліку окремо. Витратні облікові документи за день дозволяється групувати у зведену відомість, підсумкові дані з якої записують у книгу обліку однією строчкою.

Кількість продуктів, які належать до видачі, в первинних документах указуються з точністю:

• картоплі та овочів - до кілограма;

• чаю і спецій - до грама;

• інших продуктів - до однієї десятої кілограма.

Продовольство, відпущене підрозділам, що розташовані окремо від своєї частини, списується зі складу частини, записується на рахунок відповідного підрозділу шляхом зменшення на складі частини і збільшення його у підрозділі. З рахунку частини продовольство не виключається до отримання картки-звіту (ф.48) від підрозділу про фактичні витрати продуктів за місяць. На підставі картки-звіту витрачене продовольство списується з обліку частини і з підрозділу.

Продукти харчування, що отримувались підрозділом від постачальників або зі складу ОК самостійно по чекових вимогах (ф. 6), в кінці місяця беруться на облік продовольчою службою частини на підставі картки-звіту і прикладених до неї талонів чекових вимог.

Продовольство враховується в асортименті і за сортами. Техніка і майно — по категоріях з відображенням наявності на складі, в їдальні, у підрозділах і в цілому у військовій частині. Столовий і кухонний посуд, обладнання і інвентар, враховуються по строках введення їх в експлуатацію. Зроблені в книзі обліку матеріальних засобів записи звіряються з записами книг обліку складу і їдальні по продовольству один раз на тиждень, по техніці і майну - щомісяця, з відповідною відміткою про це в обох книгах обліку.

Облік бланків суворого обліку (чекових вимог, атестатів і талонів на отримання харчування) ведеться в окремій книзі обліку. На кожній вид бланків відкривається окремий рахунок. Бланки враховуються за номерами, серіями, кількістю книг і аркушів. Оприбуткування бланків суворого обліку здійснюється за талонами чекових вимог, а списання — за актами внутрішньої перевірочної комісії, затвердженими командиром військової частини.

Облік заощаджених у їдальні продуктів (хліб, сіль, спеції, кофе) ведеться таким порядком.:

• у кінці кожного дня начальник їдальні (або інструктор - кухар) разом з черговим їдальні зважують залишки заощаджених продуктів, записують їх вагу в книгу обліку контролю за якістю приготування їжі (ф 53) і скріплюють підписами;

• в діловодстві служби на підставі цих записів щоденно виписується накладна у двох примірниках. Перший примірник накладної залишається у діловодстві для оприбуткування заощаджених продуктів, а другий примірник зберігається у їдальні разом з книгою обліку контролю за якістю приготування їжі (ф-53), і по закінченню цієї книги другі примірники накладних здаються в діловодство служби, де, після перевірки правильності оприбуткування заощаджених продуктів, знищуються.

Заощаджені за день продукти з їдальні на склад не передаються, а враховуються під час чергової виписки продуктів у їдальню. При цьому у накладній на видачу продуктів зі складу кожний продукт, що був заощаджений, записується двома строчками:

• в одній - кількість продукту, що був заощаджений попереднього дня;

• у другій - остання кількість, що підлягає видачі зі складу.

Один раз у квартал у діловодстві служби військової частини на заощаджені продукти оформлюється чекова вимога (ф-6), в якій у графі "Для відміток" перераховуються номери накладних на заощаджені продукти. Начальник їдальні (або інструктор-кухар) своїм підписом у чековій вимозі підтверджує кількість заощаджених продуктів. В кінці кварталу начальник продовольчої служби частини чекову вимогу разом з довідкою про кількість і вартість заощаджених продуктів, затвердженою командиром частини, передає у фінансову службу частини для оплати.

Талон чекової вимоги і накладні на заощадженні продукти залишаються у продовольчій службі і по обліку складу не проводяться.

Облік продовольства і майна, які закуплені за рахунок коштів грошового фонду часини і використовуються на додаткове харчування військовослужбовців, ведеться в книзі обліку (ф.26).

Оприбуткування закуплених продуктів і майна проводиться на підставі накладної, яка виписується згідно документів на оплату. Витрата їх оформлюється таким же чином, як і при оформленні витрати продукції підсобного господарства.

На складі військової частини облік продовольства, техніки та майна ведеться начальником складу в книзі обліку наявності і руху матеріальних засобів у підрозділі (ф.26). Рекомендується вести дві книги:

• одну для обліку продовольства і тари;

• другу для обліку техніки, столового і кухонного посуду, обладнання, інвентарю та іншого майна продовольчої служби.

Також повинні вестись ярлики і опис матеріальних засобів.

Первинні записи про залишки продовольства, техніки та майна в книгах обліку здійснюється в діловодстві служби військової частини і засвідчуються начальником продовольчої служби та особою, що веде облік. Наступні записи про рух на складі продовольства, техніки та майна робляться начальником складу на підставі первинних облікових документів. Кожний прибутковий і витратний документ в книгу обліку записуються окремо.

В їдальні військової частини облік посуду, обладнання та інвентарю ведеться начальником їдальні у книзі обліку наявності і руху матеріальних засобів у підрозділі (ф. 26.). Записи в книгу обліку про рух посудно-господарського майна проводиться на підставі накладних виписаних в діловодстві служби військової частини.

Продукти харчування, які надійшли в їдальню для приготування їжі, а також хліб, цукор і масло тваринне, що видаються особовому складу, в цю книгу обліку не записуються.

Облік продуктів, що закладаються у котли, фактичний вихід готових страв, м'ясних і рибних порцій і їх якість в їдальні відображається у книзі обліку контролю за якісно приготування їжі (ф. 53). Записи про це в книзі проводить інструктор-кухар у присутності чергового їдальні.

В цій книзі відмічається якість приготовленої їжі і санітарний стан їдальні, а також дається дозвіл на видачу їжі черговим частини (розповісти подрібніше - приклади).

У хлібопекарні (хлібозаводі) військової частини облік витрат хлібопекарної сировини і ви печеного хліба ведеться у виробничому листі (ф.18). Записи в виробничому листі про кількість отриманої сировини, а також про кількість хліба, переданого на склад або в їдальню військової частини, проводяться на підставі накладних, що виписуються у діловодстві служби у двох примірниках. Один примірник накладної передається на склад або в їдальню, а другий - у хлібопекарню. Виробничий лист ведеться старшим зміни хлібопекарні.

В діловодстві служби військової частини після перевірки виробничого листа проводяться записи у книзі обліку наявності і руху матеріальних засобів про витрати хлібопекарної сировини та оприбуткування випеченого хліба.

Видача зі складу хлібопекарні (хлібозаводу) відділенням хлібопечення хлібопекарної сировини та прийом на цей склад випеченого хліба оформлюється за накладними які виписуються у діловодстві хлібопекарні (хлібозаводу) у двох примірниках, перший з яких залишається на складі хлібопекарні (хлібозаводу), другій - у хлібопекарному відділенні.

У підрозділі, розташованому окремо від своєї військової часини, облік продовольства, техніки та майна ведеться особою, призначеною наказом командира військової частини.

Техніка та майно (крім тари) враховується в книзі обліку наявності і руху матеріальних засобів у підрозділі (ф. 26), продовольство і тара у картці - звіті (ф.48) по продовольству. Картка-звіт оформлюється в діловодстві продовольчої служби військової частини і видається під розписку особі, відповідальній за обліку підрозділі.

В картку-звіт записуються залишки продовольства і тари та кількість людей, які знаходяться на забезпеченні на початок місяця за даними обліку у службі. Продукти харчування, що надійшли у підрозділ, і тара записуються V картку-звіт на піде ґаві накладних і чекових вимог (ф.6). Витрати продовольства за добу записуються у картку-звіт по накладних. Записи у картку-звіт заносяться окремо по кожному документу.

В кінці місяця у картці - звіті виводиться підсумок кількості дободач, що обернулись за місяць, надходження і витрати продовольства і тари і їх залишок на кінець місяця. Картка-звіт підписується командиром підрозділу і разом з усіма документами про надходження і витрати представляються начальнику продовольчої служби частини.

Підрозділу, що отримує продовольство зі складу ОК, складу (бази), постачальників самостійно або від найближчих військових частин, видаються підзвіт книжки (банки) чекових вимог і бланки атестатів військовослужбовців (ф.21). На чистих бланках чекових вимог і атестатів ставляться масничні гербові печатки військової частини. Контроль за правильним і законним використанням бланків з печатками здійснюється начальником продовольчої служби військової частини.

Особливості ведення бухгалтерського обліку майна підсобного господарства військової частини.

Облік матеріальних засобів, тварин, комах, насіння, добрив підсобного господарства ведеться у продовольчій службі та за місцем відповідального зберігання (знаходження) у книгах обліку:

• матеріальних засобів - за кількістю, якісним (технічним) станом;

• кормів, насіння, добрив — за кількістю та найменуваннями;

• тварин - за видами худоби. групами та живою вагою(велика рогата худоба, свині, вівці, кози, коні, кролі).

Облік наявності, надходження і вибуття всієї птиці, як молодняку так і дорослої, ведеться за такими обліковими групами:

1) кури яєчного напрямку;

2. кури м'ясного напрямку;

3. уся інша птиця.

Облік матеріальних засобів, тварин, кормів, насіння, добрив підсобного господарства ведеться у фінансово-економічному органі в кількісному і вартісному вираженні, у продовольчій службі та за місцем відповідального зберігання — тільки у кількісному вираженні.

Молодняк тварин, одержаних від приплоду в своєму господарстві, оприбутковується за плановою собівартістю в день отелення, опоросу, окоту на підставі акта па приплід. Молодняк тварин і тварин на відгодівлі щомісячно зважують. Приріст ваги приєднується до початкової їх ваги на підставі акта.

Падіж молодняку тварин і тварин на відгодівлі розглядається як втрати, виробництва, вартість їх відноситься на збільшення собівартості вирощеного поголів’я. Якщо падіж тварин відбувся з вини матеріально відповідальних осіб, збитки, завдані державі, стягуються з винних осіб у порядку, встановленому чинним законодавством України.

Продукція підсобних господарств обліковується протягом року за плановою собівартістю.

Забій тварин оформляється актом внутрішньої перевірочної комісії.

При забої тварин різних категорій розшифровка, отримання м'яса, жиру-сирцю, субпродуктів 1 та 2 категорії провадиться окремо на кожну категорію тварин. Тварини на підставі затвердженого акта списуються з книг обліку.

При відправленні тварин на забійні пункти, м'ясокомбінати або при передачі в інші господарства на кожну групу тварин заповнюється гуртова відомість у трьох примірниках, окремо на кожній вид тварин, із зазначенням вікової групи, кількості та живої ваги.

Гуртову відомість підписують матеріально відповідальні особи, здавальник та приймальник, а також командир військової частини і головний бухгалтер (начальник фінансово-економічної служби).

Третій примірник залишається у матеріально відповідальної особи, другий передається до фінансово-економічного відділу для ведення бухгалтерського обліку.

Вироблене у підсобному господарстві молоко після кожного доїння оприбутковується за відомістю обліку молока. Витрати молока оформлюються накладною.

Один раз на місяць внутрішня перевірочна комісія проводи контрольне доїння. При цьому молоко враховують від кожної корови за кожне доїння окремо, а в кінці дня підраховують удій і складають акт.

Облік яєць у підсобному господарстві кожного дня ведеться за відомістю яйценосності.

Вилов риби, збір овочі» та зелені, меду та іншої продукції підсобного господарства здійснюється на основі акта внутрішньої перевірочної комісії та оприбутковується по книгах обліку в продовольчій службі військової частини. В акті оприбуткування продукції підсобного господарства фінансово-економічним органом військової частини проставляються ціна та загальна вартість.

Передача продукції підсобного господарства на склад військової частини провадиться на підставі накладної, яка виписується у трьох примірниках продовольчою службою (графи накладної "Ціна" та "Сума" не заповнюються).

На продовольчому складі військової частини після прийому продукції третій примірник видається здавальнику, а два примірники повертаються до .діловодства продовольчої служби, де перевіряється відповідальність записів.

Після перевірки другий примірник накладної передається до фінансово-економічної служби військової частини, де проставляються піна та сума зданої продукції для ведення бухгалтерського обліку.

Передача продукції на планове забезпечення здійснюється по чекових вимогах (форма 6), а на додаткове харчування особовому складу в їдальню - за накладною.

Висновок: Таким чином ми з вами розглянули порядок ведення обліку продовольства та майна продовольчої служби у військовій частині.