Національна академія оборони україни Кафедра підготовки офіцерів запасу

ЗАТВЕРДЖУЮ

Завідувач кафедри підготовки офіцерів запасу

В.Я.марченко

_____ __________2008 р.

ЛЕКЦІЯ

З навчальної дисципліни

Продовольче забезпечення військ

Тема№ 11 Документальне оформлення господарських операцій по продовольчій службі військової частини

Заняття № 1 Документальне оформлення господарських операцій по продовольчій службі військової частини

Навчальний час - 2 год. Для студентів 2 курсу

Навчальна та виховна мета:

1. Надати студентам основні знання щодо облікових документів по продовольчій службі, їх класифікації, порядку складання І ведення, а також основні поняття щодо особливостей бухгалтерського обліку і звітності по продовольчій службі військової частини (з'єднання).

Розглянуто на засіданні кафедри

______________________2008р.

Протокол № _____

Київ – 2008

Зміст

Вступ

1. Відкриття обліку на новий рік.

2. Отримання та облік бланків суворого обліку.

3. Зачислення та виключення військовослужбовців з продовольчого забезпечення.

Завершальна частина

ЛІТЕРАТУРА:

1. Наказ МОУ 2002р. №402 "Про затвердження Положення про продовольче забезпечення ЗСУ на мирний час".

2. Приказ МО 1979р. №260 "Руководство по учету вооружения, техники, имущества и других материальньїх средств в Вооруженньїх Силах". Частина 1. - облік у підрозділах.

3. Наказ МОУ 2001р. №71 "Про затвердження Тимчасового Положення з бухгалтерського обліку у Збройних Силах України".

4. Тимчасова інструкція з ведення бухгалтерського обліку матеріальних засобів продовольчої служби, 2002р.

5. Навчальний посібник "Продовольственное обеспечение Вооруженньїх Сил в мирное время". ДСП. МВИ. 1986г. Глава 11.

Наочні посібники

1. Схема "Організація обліку і звітності по продовольчій службі у військовій частині і з'єднанні".

2. Книги та бланки обліку і звітності.

3. Слайди: Документи обліку, що ведуться у діловодстві служби, на кораблі і в ешелони.

4. Графопроектор "Лектор - 2000".

Вступ

Продовольча служба отримує для потреб Збройних Сил велику кількість різноманітних матеріальних засобів І організує своє господарську діяльність з таким розрахунком, щоб забезпечити повну збереженість цих засобів, правильність та ефективність їх витрачання І використовування.

В рішенні цього завдання важлива роль належить добре поставленому і правильно здійснюваному обліку і звітності.

Облік ведеться з метою:

• своєчасного забезпечення відповідних посадових осіб і органів управління достовірними даними щодо наявності, руху і якісного стану матеріальних засобів служби, необхідними для планування і організації забезпечення ними військовослужбовців;

• встановлення належного контролю за умовами зберігання матеріальних засобів, законністю, доцільністю і ефективністю витрачання І використання їх;

• підготовки вихідних даних для складання звітних документів, встановлених табелем термінових донесень, та державної статистичної звітності у всіх ланках продовольчої служби. Тому облік матеріальних засобів повинен бути своєчасним, повним достовірним і точним.

Облік матеріальних засобів — це оформлення встановленими супроводжувальними документами І здійснення правильних своєчасних записів в книгах (картках) обліку усіх господарських операцій, пов'язаних з рухом та зміною якісного стану матеріальних засобів.

Обліку підлягає все військове майно продовольчої служби незалежно від ййго призначення, джерел надходження і мети придбання, які бувають:

• і планові і непланові;

• табельні І штабельні;

• платні і безкоштовні.

Облік наявності та руху майна ведеться за найменуванням у кількісному, якісному, обліково-номерному та вартісному вираженнях.

Бухгалтерський облік здійснюється фінансово-економічним органом військової частини. Продовольча служба частини забезпечує ведення бухгалтерського обліку шляхом своєчасного подання до фінансово-економічного органу оформлених належним чином, первинних документів на прибуток та видаток матеріальних засобів (накладні, наряди тощо). ^-'-Відповідальність за організацію ведення обліку несуть:

Командир - за стан обліку всіх матеріальних засобів;

В/частини - в/частині і своєчасне надання в вищестоячі органи управління звітних документів;

НІН в/частини, за стан обліку матеріальних засобів і

ЗКТ - звітності в підлеглих їм службах;

Начальник прод. служби - за стан обліку матеріальних засобів служби в в/частині, законне і правильне оформлення операцій, пов'язаних з рухом і зміною якісного стану матеріальних засобів, своєчасне ведення запису в книгах (картках) обліку, правильне оформлення облікових документів, правильне складання і своєчасне надання звітних документів по службі згідно з табелем термінових донесень;

Командир підрозділу, нач. складу - за стан обліку матеріальних засобів в підрозділу (на складі); за зберігання облікових документів і своєчасну їх передачу у діловодство продовольчої служби;

Особа, яка веде облік - за законне і правильне оформлення (по колу обов'язків) всіх облікових документів, своєчасне ведення запису в книгах (картках) обліку операцій, пов'язаних з рухом і зміною якісного стану матеріальних засобів; за збереження облікових документів, підготовку довідкової інформації, а також зведених даних для складання та подання звітних документів по службі.

Облік військового майна в продовольчій служби ведеться за місцем відповідального зберігання (знаходження) в книгах (картках) обліку за найменуваннями, кількістю, вартістю, якісним (технічним) станом відповідно до керівних документів, що діють в МО та державі..

ПЕРШЕ НАВЧАЛЬНЕ ПИТАННЯ Відкриття обліку на новий рік.

Організація обліку у продовольчій службі військової частини і з'єднання обумовлюється особливостями продовольчого забезпечення, а саме:

• постійне надходження продуктів харчування з багатьох джерел;

• щоденні витрати їх на забезпечення;

• необхідність переробки продуктів харчування перед вживанням (приготування їжі, випічка хліба, засолювання і квашення овочів та інше).

Обсяг витрат продовольства залежить від встановлених норм пайків і чисельності військовослужбовців, які знаходяться на забезпеченні, що викликає необхідність щоденного обліку не тільки наявності і руху продовольства, але і військовослужбовців, які харчуються в частині.

Крім того, продовольство по своїм фізико-хімічним властивостям в процесі зберігання підлягає кількісним і якісним змінам, що потребує ведення такого обліку, який би забезпечував можливість контролю за якістю продуктів, що зберігаються, систематичного контролю за їх наявністю і правильністю списання виявлених нестач і природних втрат.

Одним із важливих завдань обліку у продовольчій службі являється забезпечення контролю за дотриманням встановлених норм продовольчих пайків і повним доведенням їх до військовослужбовців.

Загальне керівництво організації обліку у військовій частині і з'єднанні здійснює командир. Заступник командира з тилу відповідає за стан обліку матеріальних засобів у підпорядкованих йому службах.

Начальник продовольчої служби частини і з'єднання безпосередньо відповідає за стан обліку матеріальних засобів продовольчої служби, законність, своєчасність оформлення операцій, пов'язаних з рухом і зміною якісного стану матеріальних засобів, своєчасне ведення запису в книгах (картках) обліку і правильне оформлення облікових документів, правильність відображення цін на військове майно продовольчої служби. Облік продовольства, техніки і майна продовольчої служби ведеться у службі військової частини і з'єднання, на складі, в їдальні, хлібопекарні (хлібозаводи),

у підрозділі, якщо він розташований окремо від своєї частини, у підрозділах, що не ведуть свого господарства, у військовому ешелоні^ на підсобному господарстві.

Облікові документи в залежності від їх призначення поділяються на: первинні документи; регістри бухгалтерського обліку та документи допоміжного характеру.

1. Первинні облікові документи - призначені для оформлення операцій, пов'язаних з рухом і зміною якісного (технічного) та вартісного стану матеріальних засобів і є підставою для запису облікових даних в книгах і

, картках обліку (накладні, наряди; чекові вимоги; видаткові (здаточні) відомості; акти; атестати тощо).

2. Регістри бухгалтерського обліку - призначені для відображення наявності, руху і якісного (технічного) стану матеріальних засобів за відповідний період у підрозділах, складах, їдальнях, хлібопекарнях, підсобних господарствах і в цілому за військову частину, а в з'єднанні - за військові частини, з'єднання (книги, картки обліку, накопичувальні та оборотні відомості тощо).

3. Документи допоміжного характеру - призначені для сприяння виконанню операцій, пов'язаних з рухом і зміною якісного (технічного) і вартісного стану матеріальних засобів (зведені відомості; розкладки продуктів; стелажні ярлики; описи матеріальних засобів; донесення; підтвердження; доручення).

Порядок оформлення і використання первинних документів при веденні бухгалтерського обліку визначений у п. 1.18 Тимчасового Положення з бухгалтерського обліку у ЗСУ (наказ МОУ від 2001р. №71).

Документи обліку продовольства техніки і майна і їх класифікація

Первинні документи.

Підставою для відображення запису в регістрах бухгалтерського обліку є

належно оформленні первинні документи, які повинні містити договірні дані та вкладатися своєчасно.

Н Первинні документи повинні мати такі реквізити:

В Найменування та номер документу; дату складання; зміст господарської Вперації; виміри в кількісному і вартісному вираженнях; найменування посад Всіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її Оформлення; особисті підписи та їх розшифрування. щ У документах можуть бути наведені інші додаткові реквізити, Визначені

характером господарських операцій (адреса підприємства, номери і дата угоди

тощо).

У документах на придбання та видачу матеріальних цінностей повинна

бути розписка матеріально відповідальної особи про їх одержання або видачу. Документ на видачу матеріальних цінностей підписується начальником

служби.

Підпис начальника засвідчується:

• на документах, призначених для відправки з військової частини - масничною гербовою печаткою військової частини;

• на документах, що обертаються, не виходячи за межі військової частини, - масничною печаткою військової частини "Для внутрішніх господарських документів".

Всі первинні документи (крім чекових вимог і атестатів), що складаються в службі, реєструються в книзі реєстрації облікових документів (форма 25), порядковий номер реєстрації являється номером документу. По документах, не підписаних відповідними посадовими особами, не зареєстрованих в книзі (ф. 25) і що не мають печатки, проводити операції, пов'язані з рухом і зміною якісного стану матеріальних засобів, категорично забороняється.

На всіх виконаних документах, робляться відмітки про запис в регістрах бухгалтерського обліку про проведення операції.

Документ без підписів отримувача і постачальників матеріальних засобів рахується недійсним.

Записи в первинних документах виконуються чорнилом, пастою або за і допомогою друкарських машин і засобів автоматизації. У документах зайві рядки підкреслюються.

У первинних документах, що надійшли до бухгалтерії, перевіряються повнота та правильність оформлення, заповнення реквізитів, а також зміст і законність здійснення операцій.

Особи, що склали і підписали документи, несуть відповідальність за достовірність даних, а також за своєчасне і якісне складання первинних документів (привести приклади, до чого приводить невиконання цього положення).

Регістри бухгалтерського обліку.

При оформленні і веденні книг карток обліку повинні дотримуватися наступні правила:

• у кожній книзі обліку листи нумеруються, прошнуровуються, скріпляються мастичною печаткою "Для пакетів" і кількість листів засвідчується начальником продовольчої служби;

• записи в книгах (картках) обліку проводяться тільки на підставі дійсних, законно і правильно оформлених первинних документів; при необхідності проводок великої кількості документів дозволяється робити записи по сводних відомостях (ф. 7). Ці відомості складаються в службі окремо на приходні і расходні документи;

• підсумок про надходження і витрати в книгах і картках обліку підводиться по звітним періодам і за рік, а також при інвентаризаціях, ревізіях, передачі посади матеріально відповідальною особою та в інших необхідних випадках;

• книги і картки обліку ведуться до повного використання (протилежний приклад — ведення в багатьох їдальнях книги обліку контролю за якістю приготування їжі (ф.53) - до приїзду інспекції, перевірки тощо).

Записи в регістрах бухгалтерського обліку слід роботи чорнилом, пастою або за допомогою засобів автоматизації з первинних документів не пізніше наступного дня після їх одержання.