7 Особенности организации бухгалтерского дела в компьютерной среде

7.1. Специфика бухгалтерского учета в компьютерной среде

На предприятии, особенно крупном, объем информации, необходимой для принятия управленческих решений, весьма велик, и очень многие параметры при этом являются взаимозависимыми. Сегодня невозможно правильно и эффективно руководить предприятием, основываясь исключительно на профессиональной интуиции. В быстрорастущей организации прибыль увеличивается буквально в геометрической прогрессии. Причем неэффективное управление обходится дороже именно крупному предприятию, поскольку в этом случае даже незначительные на первый взгляд потери из-за нерационального управления умножаются на огромные финансовые и товарные обороты.

Для современных систем управления крупным и средним предприятием характерно внедрение комплексных систем автоматизации, или корпоративных систем.

Комплексная система автоматизации управления предприятием —это некая операционная среда, которая способна предоставить актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия (в том числе территориально распределенного и имеющего сложную структуру), необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа, среда, несущая в себе технологический регламент и управленческий опыт. В этой среде реализуется полный рыночный цикл — от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия и последующей корректировки планов.

В комплексной системе автоматизации бухгалтерская информационная система выполняет роль подсистемы и отвечает за организацию учетной системы предприятия. Комплексные системы автоматизации чаще внедряются на средних и крупных предприятиях.

На VI международном конкурсе (1998) программного обеспечения в области бухгалтерского учета и финансов впервые как отдельный класс рассматривались корпоративные системы.

Выделим общие и наиболее характерные, на наш взгляд, черты корпоративных систем:

1. охват большого числа задач управления предприятием;

2. детальная разработка обобщенной модели документооборота предприятия с учетом внутренних связей документов и реализация функций системы как производной междокументных связей;

3. наличие развитых встроенных инструментальных средств, позволяющих пользователю самостоятельно развивать возможности системы и адаптировать ее к своим потребностям;

4. развитая технология объединения и консолидации данных удаленных подразделений.

Корпоративная информационная система автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления предприятием. Корпоративная информационная система является многопользовательской и функционирует в распределенной вычислительной сети. Внедрение такой системы под силу только крупному предприятию.

Компьютерные информационные системы крупных и средних предприятий представляют собой сложную систему, включающую совокупность методических материалов, прикладных и системных программных средств, регламентирующих информационно-алгоритмическую поддержку финансово-хозяйственной деятельности предприятия и обеспечивающих комплексное приложение средств вычислительной техники на всех стадиях технологической схемы управления, как-то: регистрация учетной информации, обработка и анализ, формирование аналитической и статистической отчетности. Компьютерные системы имеют разветвленную функциональную структуру, интегрированную в единую систему расчетов и управления и ориентированную на многопользовательский режим работы.

В результате работы всех пользователей системы происходит накопление информационной базы предприятия (организации) оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности. При этом обеспечивается:

• принцип однократного ввода информации и, как следствие, отсутствие дублирования функций пользователей, упорядочение документооборота;

• простота контроля корректности и целостности данных, персонификация действий пользователя;

• контроль регламента выполнения хозяйственных операций;

• быстрая перестройка системы, изменение эксплуатационной схемы системы при изменении бизнес-процесса.

Администрация предприятия, используя для управления хозяйственной деятельностью комплексную систему автоматизации или корпоративную систему, получает возможность:

• своевременного получения достоверной информации о текущей деятельности предприятия;

• оперативного контроля и управления финансами, материальными и трудовыми ресурсами;

• формирования обоснованных планов на основании анализа данных об имеющихся ресурсах;

• контроля выполнения планов и взаимных обязательств;

• анализа результатов деятельности и формирования оптимальных управляющих воздействий.

Примерами таких систем являются система управления предприятием «Олимп» (фирма «Росэкспертиза»), «Галактика» (корпорация «Галактика»), «БОСС» (фирма «Ай-Ти») и другие.

Система «Олимп» изначально ориентируется на архитектуру клиент/сервер, графический пользовательский интерфейс, гетерогенную вычислительную сеть, что обеспечивает устойчивую работу ее элементов в режиме реального времени при большом количестве пользователей и на больших объемах учетной информации. Архитектура системы управления предприятием «Олимп» включает ряд функциональных подсистем (рис. 7.1), основной из которых является подсистема «БУХУЧЕТ».

Рис. 7.1. Архитектура системы управления предприятием «Олимп»

Модуль «БУХУЧЕТ» обладает следующими возможностями:

• охват всех участков учета, ведение синтетического и расширенного аналитического учета;

• ведение учета в нескольких валютах и приведение учетных данных к любой валюте мира;

• формирование произвольного плана счетов, учитывающего индивидуальные особенности предприятия;

• определение и регистрация хозяйственных операций любой сложности;

• ведение неограниченного количества горизонтальных уровней аналитического учета, при этом детализация каждого уровня сверху вниз и слева направо ограничивается только потребностями пользователя и мощностью вычислительной техники;

• консолидация учетных данных различных структурных образований и их филиалов, формирование отчетности в международных стандартах;

• работа с учетными данными прошлых периодов (от 1 до 10 лет назад).

С позиций организации бухгалтерского учета крупные и средние предприятия отличаются:

• большим штатом работников бухгалтерии и планово-финансовых служб;

• узкой специализацией каждого работника на своем участке;

• разнообразным потоком первичных и отчетных документов и четко отработанной технологией их обработки.

С позиций методологии бухгалтерского учета эти предприятия характеризуются:

• сквозным аналитическим учетов затрат;

• детальным количественно-суммовым учетом;

• связью с планированием и финансовым анализом. Поэтому подсистема бухгалтерского учета должна обеспечивать:

• автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета в соответствии с российскими и международными стандартами, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, планирования, а также внутреннего аудита;

• получение оперативной, постоянно меняющейся информации о текущем состоянии дел на предприятии, основной акцент при этом должен быть сделан на получение оперативных аналитических отчетов по использованию вложенных финансовых ресурсов;

• возможность консолидированного управления и получения консолидированных финансовых отчетов. Крупные и средние предприятия могут иметь филиалы или отдаленные склады, поэтому актуальным является наличие в такой системе удаленных рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данными для оперативного управления из центра.

На крупных и средних предприятиях обработка учетной информации с помощью бухгалтерской информационной системы ведется на трех уровнях, соответствующих первичному, бухгалтерскому финансовому и управленческому учету (рис. 7.2). На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки учетной информации создаются АРМ экономистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодействующих между собой.

Рис. 7.2. Состав функциональных подсистем бухгалтерской информационной системы крупного и среднего промышленного предприятия

На уровне первичного учета с помощью АРМ работников, ведущих первичный учет, выполняется сбор, регистрация, накопление и частичная обработка первичной информации, возникающей в производственно-хозяйственных подразделениях предприятия. Полученные на каждом участке результирующие данные поступают по каналам связи на уровень бухгалтерского финансового учета.

На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная с уровня первичного учета, регистрируется и группируется в системе синтетических и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источников, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах. АРМ этого уровня формируют результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде участков бухгалтерских проводок. С помощью учета на основе данных аналитического и синтетического учета формируются Главная книга, бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Информация первичного учета и сводная финансовая отчетность поступают на уровень управленческого учета, где используется работниками финансового управления предприятия, включая бухгалтерию, финансовый отдел, планово-экономический отдел и другие аналогичные подразделения.

АРМ этого уровня позволяют формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию.

Система «Галактика» — тиражно-заказной продукт. Этап настройки является обязательным при вводе системы в эксплуатацию. В процессе настройки выполняется первичное заполнение основных каталогов, классификаторов и справочников, которые составляют единую информационную базу и используются всеми модулями системы.

Система «Галактика» ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла: прогнозирование и планирование, учет и контроль реализации планов, анализ результатов, коррекция прогнозов и планов. Система имеет модульную структуру (рис. 7.3), модули, в свою очередь, объединены в функциональные контуры.

Выделяют следующие контуры системы:

• руководителя;

• финансовый;

• бухгалтерского учета;

• управления производством;

• логистики;

• управления персоналом;

• управления взаимоотношениями с клиентами;

• отраслевых и специализированных решений;

• системного администрирования.

Рис. 7.3. Состав функциональных модулей системы «Галактика»

«БОСС» (Бухгалтерская офисная сетевая система) — интегрированная система, разработанная специалистами «Аи Ти» в архитектуре клиент/сервер. Для каждого заказчика создается свой программный продукт, наиболее полно учитывающий конкретное распределение функций, а также реализующий специализированные рабочие места. Система поддерживает весь комплекс бизнес-процессов управления предприятием. Объектами автоматизации являются бухгалтерский учет, оперативный учет, планирование, анализ хозяйственной деятельности и другие задачи административного управления.

Специалисты компании «Аи Ти» разработали набор модулей для различных сфер применения автоматизированной бухгалтерии (госбюджетные, коммерческие организации, банки и др.). «БОСС» имеет модули для всех участников учета.

Состав модулей системы «БОСС»:

• учет кадров;

• учет труда и заработной платы;

• учет операций на расчетных счетах;

• учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

• учет основных средств;

• учет движения материальных ценностей и складской учет;

• сводный бухгалтерский учет;

• экономический анализ и расчет плановых показателей;

•административное управление и контроль исполнения документов.

В отличие от крупных и средних на малых предприятиях основное внимание уделяется автоматизации сводного финансового учета и получению сводной финансовой отчетности, причем существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой структурой управления не требуют автоматизированного ведения первичного и управленческого учета.

При первом подходе создается система, относящаяся к классу «Мини-бухгалтерия». Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним бухгалтером (например, «1С: Бухгалтерия 7.7» фирма-разработчик — «1С»). Основной функциональной задачей такой бухгалтерской информационной системы является своевременное получение бухгалтерской финансовой отчетности.

Программа «1С: Бухгалтерия 7.7» позволяет вести учет бухгалтерских операций типа «Проводка — Главная книга — Баланс», а также обеспечивает оформление таких документов, как платежные поручения, реестр чеков, доверенности, счета и т.д.

Программа «1С: Бухгалтерия» имеет много достоинств, что и привлекает предприятия при ее покупке. Она ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера (журнально-ордерную систему), при этом значительно упрощая ее, и рассчитана на пользователя-непрофессионала. Меню программы составлено в удобной форме и имеет вид:

Операции

Справочники

Документы

Журналы

Отчеты

Сервис

Окна

Помощь

Каждый пункт этого меню имеет свои подпункты.

При втором подходе состав функциональных задач системы расширяется за счет выделения участков учета. Численность бухгалтерии может достигать 3—5 человек. Предпочтение отдается интегрированным бухгалтерским системам (например, «Бэмби+» — фирма-разработчик «Интеллект-Сервис»).

Программа «Бэмби+». Работа программы «Бэмби+» заключается в объединении сводных проводок синтетических счетов отдельных участков бухгалтерского учета в единой книге учета хозяйственных операций, на основе которой автоматически формируется баланс и бухгалтерская отчетность.

С этой целью после окончания расчетов по отдельным участкам учета автоматически формируются проводки по синтетическим счетам, которые вначале заносятся в локальную книгу учета операций, а затем в сводную. Имеется возможность корректировать план счетов, типовые проводки, различные справочники, заложенные в программу.

Рис. 7.4. Состав функциональных подсистем «Бэмби+»

Пакет «Бэмби+» успешно эксплуатируется на небольших производственных, торговых, строительных предприятиях, а также предприятиях сферы услуг. Пакет состоит из нескольких функциональных подсистем (рис. 7.4).

При третьем подходе достигается автоматизация финансового и управленческого учета. В такой системе в случае значительных объемов обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера. В этом случае используется комплекс бухгалтерских АРМ. Причем по уровню автоматизации системы управления предприятием такая бухгалтерская информационная система будет относиться к комплексной системе автоматизации (например, «БЭСТ», фирма-разработчик — «Интеллект-Сервис»).

Программный комплекс «БЭСТ» ориентирован на малые предприятия (не более 3—5 пользователей) и обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета. В основе построения этого комплекса лежит современная методология управления ERP (Enterprise Resource Planning), в соответствии с которой структурными блоками «БЭСТ» являются планирование, оперативный и бухгалтерский учет и информационно-аналитическая система, предоставляющая информацию для управления предприятием (принятия решений) и анализа хозяйственных процессов. Таким образом, в этом комплексе охватывается весь цикл управления предприятием.

В рамках управленческого учета в комплексе «БЭСТ» реализованы функции финансового и оперативного планирования, контроля исполнения планов, а также анализа плановых и фактических данных. Система «БЭСТ» состоит из нескольких функциональных подсистем (рис. 7.5).

Рис. 7.5. Состав функциональных подсистем «БЭСТ»

Бухгалтерский учет в системе «БЭСТ» ведется на основании первичных документов, зарегистрированных при оперативном учете. Проводки по документам можно формировать двумя способами — либо автоматически, с применением механизма типовых операций, либо вручную. В программе поддерживается много уровневый синтетический и аналитический учет и формируются внутренние, внешние и налоговые отчеты.

Выбор подхода, а соответственно, и бухгалтерской информационной системы зависит от типа предприятия и его размеров.