9. Создание оглавления, предметного указателя, перечня таблиц

Все указанные объекты должны создаваться в отдельном файле.

В данном файле с помощью полей {RD} должны быть описаны те файлы, для которых должны создаваться общие оглавление, предметный указатель, перечень таблиц и т.д. Одно поле {RD} описывает один файл. Имена файлов должны быть представлены в формате «8.3» (не более 8 символов в имени файла, допустимы только латинские буквы и цифры).

Синтаксис поля {RD}:

{RD <имя и расширение файла>}

Создание поля:

1. установить в нужную точку документа курсор ввода;

2. вызвать команду Вставка/Поле;

3. выбрать категорию Оглавление и указатели;

4. выбрать поле RD;

5. в строку Код поля после символов RD ввести имя и расширение файла.

Следует ввести столько полей {RD}, сколько имеется отдельных файлов, составляющих большой документ.

Для корректной работы поля {RD} в именах файлов не должно быть пробелов.

После ввода всех полей {RD} следует обычным образом вставить оглавление, перечень таблиц или предметный указатель командой Вставка/Оглавление и указатели.

Если будет включен режим отображения кодов полей, то вместо перечней на экране будут представлены их коды: поле {TOC} - для оглавления, поле {INDEX} - для предметного указателя.

Для просмотра текста перечня следует отключить режим отображения кодов полей.

2. Работа в режиме главного документа

Хотя большой документ можно разделить на несколько меньших и работать с ними индивидуально, гораздо удобнее собрать эти отдельные документы в так называемый главный документ. Главный документ позволяет работать с отдельными файлами как с одним единым документом. Документы, вставленные в главный документ, называются вложенными документами. При работе с главным документом вложенные документы отображаются на экране как части главного документа, но реально хранятся в отдельных файлах. Главный документ, хотя и выглядит как полноценный документ, может вообще не содержать никакой информации, кроме ссылок на вложенные документы.

Создать главный документ можно “с нуля”, можно превратить существующий документ в главный документ, разбив его на отдельные документы, можно собрать главный документ из существующих документов.

В любом случае, при работе с главным документом используются панели инструментов Структура и Главный документ.

Р ис. 5. 2 Панель инструментов “Главный документ”

Создание главного документа:

1. Открыть существующий обычный документ или создать новый;

2. Выбрать команду Вид/Главный документ;

3. Поместить курсор в ту точку, где должен начинаться вложенный документ;

4. Нажать кнопку Вставить вложенный документ на панели Главный документ;

5. В диалоговом окне выбрать файл, в котором находится вложенный документ;

6. Повторить пункты 3-5 для всех вложенных документов.

Работа с главным документом

После того, как главный документ создан, с ним можно работать в режиме просмотра Главный документ и в режиме просмотра Разметка страницы.

В первом режиме главный документ отображается как совокупность вложенных документов. Вложенные документы могут отображаться в виде значков (документы "свернуты"), либо могут быть "развернуты", тогда отображается текст документов. Для перехода от одного способа отображения к другому используется кнопка Свернуть/Развернуть на панели инструментов Главный документ.

В данном режиме можно реорганизовать структуру главного документа. Например, можно переупорядочить вложенные документы: выделить целиком вложенный документ и, щелкая на кнопках Переместить вверх и Переместить вниз на панели Структура, переместить вложенный документ на новое место. Удобнее выполнять эту операцию при свернутых документах.

В режиме просмотра Главный документ можно работать с каждым вложенным документом как с отдельным файлом: для этого нужно выполнить двойной щелчок на значке вложенного документа. Вложенный документ при этом открывается в отдельном окне и с ним можно выполнять любые действия по обработке документов. По окончании работы с вложенным документом его нужно закрыть обычным образом. Word вернется в окно главного документа.

В режиме просмотра Разметка страницы главный документ отображается как обычный единый документ, при этом каждый вложенный документ находится в отдельном разделе (вложенные документы предварительно следует развернуть). В данном режиме просмотра в главный документ можно вставлять оглавления, указатели, перекрестные ссылки и любые другие элементы. Используются при этом стандартные приемы, как при работе с единым документом. Сквозную нумерацию по всем вложенным документам таких объектов, как страницы, сноски и т.д., Word при этом будет обеспечивать автоматически.