4. Проверка процесса подстановки данных

Для запуска пробного процесса слияния следует, находясь в окне основного текста, нажать кнопку Поиск ошибок на панели Слияние. В диалоговом окне отметить вариант “Создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения”.

При запуске процесса слияния таким способом Word будет создавать серийные письма и выводить сообщения об ошибках, если таковые будут найдены.

В том случае, если ошибки обнаружатся, следует вернуться в основной текст письма или в источник данных и внести в них исправления. В основной текст можно вернуться через меню Окно; для возврата в источник данных следует из окна основного текста нажать кнопку “Окно диалога “Слияние””, в окне Слияние нажать кнопку Правка в группе Источник данных.

5. Создание серийных писем

После того, как все ошибки будут устранены, можно выполнять окончательное слияние.

В самом простом случае для запуска процесса слияния можно нажать кнопку Слияние в новый документ на панели Слияние. При этом Word создаст новый файл, содержащий все серийные письма. Если этот файл не предполагается сразу выводить на печать, его следует сохранить.

4. Контрольные вопросы

1. Какой шаблон используется по умолчанию для создания документов?

2. Какие действия нужно выполнить для создания нового шаблона?

3. Как связать с шаблоном элемент Автотекста?

4. Как создать документ на базе пользовательского шаблона?

5. Что такое “поля формы”? Какие существуют типы полей формы?

6. Каков процесс создания формы?

7. Как задать параметры поля формы?

8. Что такое “значение по умолчанию” для текстового поля формы? Как его задать?

9. Что означает значение “Авто” при установке размера флажка?

10. Как используется первый элемент списка при создании поля со списком?

11. Как установить затемнение полей формы? Для чего это нужно?

12. Для чего устанавливается защита формы? Как ее отменить?

13. Как происходит процесс создания серийных писем?

14. Как преобразовать существующий документ в основной текст серийного письма?

15. Что такое “источник данных”?

16. Как создать источник данных?

17. Как внести изменения в какую-либо запись источника данных?

18. Что такое поле слияния?

19. Что нужно сделать, чтобы информация, вставляемая в основной текст при слиянии, была определенным образом отформатирована?

20. Как можно изменять основной текст письма в зависимости от значений данных источника?

21. Как внести изменения в основной текст письма?

22. Какие существуют способы запуска процесса слияния?

5. Практическое задание

1. Создать шаблон; ввести в него текст в соответствии с Рис. 6. 5.

2. Создать следующие элементы Автотекста, связанные с шаблоном: С.Ю. Глазьев, председатель Комитета по экономической политике Государственной Думы ФС РФ; А.Я. Лившиц, помощник президента РФ; Г.А. Тосунян, президент Технобанка; М.В. Леонтьев, первый заместитель главного редактора газеты “Сегодня”; А.В. Козырев, министр иностранных дел РФ; А.Н. Шохин, депутат Государственной Думы ФС РФ.

3. Создать в шаблоне стили оформления: Доклад - стиль символа, Arial, 15, жирный, одинарное подчеркивание; Подпись - стиль символа, Arial, 15, курсив.

4. На базе шаблона создать документ “Отчет Реформ-Клуба” (образец документа приведен на Рис. 6. 6). Сохранить документ в личной папке.

5. * Создать шаблон формы; ввести текст в соответствии с Рис. 6. 7.

6. * Вставить в шаблон формы поля (см. Рис. 6. 8): текстовые - фамилия, имя, отчество, дата рождения; список - пол, место рождения, национальность; флажок - образование высшее, среднее, среднее специальное.

7. * Защитить шаблон формы.

8. * На базе шаблона формы создать документ “Анкета”. Сохранить документ в личной папке.

9. Запустить Ассистент Слияния. По образцу на Рис. 6. 9 создать основной текст письма ( документ “Справка” ).

10. Создать источник данных с полями: ФИО, адрес, номер паспорта, серия паспорта, зарплата, налог, пол. Присвоить документу имя “Сотрудники”.

11. Ввести 3-4 записи в источник данных; учесть, что в источнике должна быть информация о женщинах и о мужчинах.

12. Вставить в основной текст письма поля из источника данных в соответствии с Рис. 6. 10.

13. Вставить в основной текст поля Word так, чтобы слова “работал(а)”, “заработал(а)” отражали пол сотрудника.

14. Выполнить процесс слияния. Сохранить в личной папке файл с полученными письмами (документ “Готовые справки”).