3. Примечания

Примечания предназначены для добавления комментариев к документу. Примечания являются самым подходящим местом для замечаний и вопросов рецензентов к автору документа.

В примечание включается информация о рецензенте, сделавшем это примечание. Информация о рецензенте должна быть предварительно введена в поля Имя и Фамилия и Инициалы на вкладке Сервис/Параметры/Пользо­ватель.

Вставка примечаний:

1. Установить курсор в том месте документа, к которому надо сделать примечание;

2. вызвать команду Вставка/Примечание;

3. в панели Примечание ввести текст.

Чтобы просмотреть текст примечаний, следует выбрать команду Вид/При­мечания (или сделать двойной щелчок на любом символе примечания). При этом раскроется панель примечаний, на которой можно выбрать определенного рецензента.

Знаки примечаний относятся к категории непечатаемых символов; их отображение на экране включается нажатием кнопки «Непечатаемые символы» на панели инструментов «Стандартная». При этом будут отображаться знаки примечаний того рецензента, который был выбран последним для просмотра в режиме Вид/Примечания.

Примечания удаляются, если удалить весь тест, содержащий знак примечания, даже если знак примечания не отображается на экране.

Можно также выделить знак примечания и нажать <Delete>.

4. Перекрестные ссылки

Перекрестные ссылки облегчают ориентацию в документе, если при чтении приходится обращаться к фрагментам, расположенным на разных страницах.

Перекрестная ссылка состоит из двух частей: из текста, вводимого вручную, и из информации, вставляемой Word автоматически. Например: текст «См. также стр.», затем перекрестная ссылка на номер страницы.

Создание перекрестных ссылок:

1)ввести сопроводительный текст перекрестной ссылки;

2)вызвать команду Вставка/Перекрестная ссылка;

3)выбрать три элемента:

3.1)в списке Тип ссылки - объект, на который делается ссылка (сноска, закладка, рисунок ...);

3.2)в списке Вставить ссылку - вид информации об объекте (номер страницы, номер объекта, название ...);

3.3)в списке Для какого... - конкретный объект выбранного типа;

4)нажать кнопку Вставить.

Если объект, на который в документе имеется перекрестная ссылка, изменяется, значение перекрестной ссылки нужно будет обновить: выделить ссылку на объект и нажать клавишу <F9>. Чтобы обновить сразу все перекрестные ссылки, следует выделить весь документ и нажать клавишу <F9>.

5. Заголовки. Оглавления. Структура документа.

Оглавление - это список заголовков документа с указанием номеров страниц, на которых расположены эти заголовки.

Заголовки - это фрагменты текста, оформленные стандартными стилями Word для заголовков: “Заголовок 1”, “Заголовок 2” и т.д. При создании оглавления Word просматривает документ и собирает в оглавление фрагменты текста, отформатированные указанными стилями. Следовательно, прежде чем создавать оглавление, нужно оформить стилями заголовков те фрагменты документа, которые должны быть включены в оглавление.

В Word существует 9 встроенных стилей заголовков, от “Заголовок 1” до “Заголовок 9”. Цифра в названии стиля заголовка обозначает уровень заголовка. Например: документ состоит из трех частей, каждая часть - из нескольких глав, а внутри каждой главы имеются параграфы. Тогда названия частей следует оформлять стилем “Заголовок 1” (Часть 1, Часть 2, Часть 3), названия глав - стилем “Заголовок 2” (Глава 1.1, Глава 1.2, Глава 2.1, Глава 2.2 и т.д.), название параграфов - стилем “Заголовок 3” (Параграф 1.1.1, Параграф 1.1.2...).

Если параметры форматирования, включенные в стандартный стиль, не подходят для конкретного документа, то их можно изменить, как в любом стиле оформления.

Для того, чтобы удобнее было контролировать применение стилей к фрагментам документа, следует вывести на экран Полосу стилей. Для этого нужно на вкладке Сервис/Параметры/Вид в поле Ширина полосы стилей установить значение 1,5 - 2 см. Данное поле не отображается в режиме просмотра Разметка страницы!

К документу, в котором созданы заголовки, могут быть применены специальные методы обработки в режиме просмотра Структура. В данном режиме можно просмотреть структуру документа, состоящую из различных глав, разделов, пунктов. Можно реорганизовать документ, переместить разделы, изменить уровень заголовков и разделов, перенумеровать заголовки и пр.

В режиме Структура можно просматривать весь текст документа, а можно только заголовки. Для перехода от одного варианта к другому следует нажать кнопку Все заголовки на панели инструментов Структура.

Чтобы скрыть заголовки определенных уровней, нужно на панели Структура нажать кнопку с номером минимального уровня, который нужно оставить на экране. Например, чтобы показать заголовки уровней 1,2 и 3, нужно нажать кнопку “3” (см. Рис. 5. 1).

Возле каждого заголовка в режиме Структура стоит знак “+” или “-“. Знак “+” означает, что данный заголовок имеет подчиненные ему заголовки или абзацы обычного текста. Знак “-“ означает что данный заголовок не имеет подчиненных заголовков или текста.

Р ис. 5. 1 Панель инструментов “Структура”

Чтобы просмотреть подчиненные заголовки и текст какой-либо части документа (“развернуть” заголовок) следует выделить заголовок и выполнить щелчок на кнопке “+” на панели Структура. Щелчок на кнопке “-“ на панели Структура “сворачивает” заголовок.

Изменение уровня заголовков

При оформлении заголовков выбирается стиль с определенным номером (“Заголовок 1”, “Заголовок 2”...), что означает присвоение заголовку определенного уровня. В режиме Структура этот уровень можно изменить - повысить или понизить. При этом к заголовку будет применен стандартный стиль с другим номером.

Для изменения уровня заголовка надо:

1. выделить заголовок;

2. нажать кнопку Повысить уровень или Понизить уровень на панели Структура.

Реорганизация структуры документа

В режиме Структура можно менять местами разделы документа. Для этого следует:

1. оставить на экране отображение только заголовков документа (“свернуть” текст);

2. выделить заголовок того раздела, который надо переместить;

3. нажать кнопку Переместить вверх или Переместить вниз на панели Структура.

При этом будет перемещаться не только сам заголовок, но и подчиненные ему заголовки и абзацы текста.

Если предварительно не убрать с экрана текст разделов, то перемещаться будет только заголовок без подчиненных заголовков и абзацев.

Нумерация заголовков

Нумеровать заголовки можно в любом режиме просмотра, но в режиме Структура можно ограничить уровень заголовков, подлежащих нумерации.

Чтобы пронумеровать заголовки, надо:

1. оставить на экране заголовки тех уровней, которые должны быть пронумерованы;

2. выбрать команду Формат/Список/Многоуровневый;

3. выбрать один из существующих способов нумерации.

Создание оглавления

Если в документе созданы заголовки, оформленные стандартными стилями, то сборка оглавления осуществляется очень просто:

1. поместить курсор в то место документа, где должно быть оглавление;

2. выбрать команду Вставка/Оглавление и указатели, вкладка Оглавление;

3. выбрать вид оглавления;

4. установить минимальный уровень заголовков, которые следует включать в оглавление;

5. если нужно, выровнять номера страниц по правому краю и добавить заполнитель.

Если структура документа изменяется (изменяются номера страниц, количество заголовков, их уровень и т.д.), оглавление придется обновить: выделить его и нажать клавишу <F9>.