Работа с большими документами

Практическая работа №5 работа с большими документами

1. Цель работы

Освоение приемов обработки документов большого размера. Изучение возможностей работы с дополнительными элементами документа.

2. План работы

1. Работа с закладками, сносками, перекрестными ссылками.

2. Создание в документе оглавления, предметного указателя, списков.

3. Освоение приемов обработки документа в режиме «Структура».

4. Создание сносок, ссылок, оглавления, списков и т.д. для нескольких файлов одного документа.

5. Создание главного документа

6. Работа в режиме «Главный документ».

3. Основные приемы работы

Word может работать с документами любого размера, но наиболее эффективно обрабатываются в нем документы объемом до 20 страниц. Если документ намного больше 20 страниц, то целесообразно разделить его на несколько файлов и работать с ними в одном из тех режимов, которые описаны в данной работе.

В документ большого размера могут вставляться некоторые элементы, которые обычно не встречаются в небольших документах: закладки, перекрестные ссылки, оглавление, предметный указатель и пр. Особенности использования этих элементов зависят от выбранного способа работы с большим документом.

1. Работа с одним документом

   1. Закладки

Закладка - это место в документе, которому дано имя. Закладки используются для быстрого перемещения к определенному месту в документе.

Создание закладок:

1. поместить курсор в ту точку документа, которую нужно пометить закладкой;

2. выбрать команду Вставка/Закладка;

3. в поле Имя закладки ввести имя (не более 40 символов);

4. нажать кнопку Добавить.

Для отображения на экране символов закладок следует в команде Сервис/Параметры на вкладке Вид включить флажок Закладки.

При перемещении или удалении текста, содержащего закладку, закладка также перемещается или удаляется.

Для перемещения по документу к определенной закладке следует:

1. Выбрать команду Вставка/Закладка;

2. выделить имя закладки;

3. нажать кнопку Перейти.

Удаление закладок:

1. Выбрать команду Вставка/Закладка;

2. Выделить имя закладки;

3. нажать кнопку Удалить.

2. Сноски

Word может создавать два типа сносок - обычные и концевые. Обычная сноска располагается, как правило, внизу страницы, а концевая - в конце раздела или документа.

Сноска любого вида состоит из двух частей: символа, или маркера, сноски и текста сноски.

По умолчанию символ сноски является целым числом, соответствующим порядковому номеру вводимой сноски. Такой способ обозначения сносок называется автоматической нумерацией. Автоматическая нумерация очень удобна, так как при любом изменении в порядке и количестве сносок ( перемещение, удаление и т.д. ) Word автоматически изменяет номера сносок. При автоматической нумерации можно выбирать вид номеров сносок: арабские цифры, римские и т.д. Если же в качестве маркера сноски необходимо выбрать нестандартный символ, то нужно установить другой тип нумерации - пользовательский. При этом в качестве маркера сноски можно использовать любой символ или совокупность символов, но за всеми изменениями в порядке следования сносок пользователь будет следить сам.

Для вставки в документ сноски следует переключиться в режим «Разметка страницы», установить курсор ввода в ту точку документа, где должен находиться маркер сноски, и вызвать команду Вставка/Сноска.

В раскрывшемся диалоговом окне Сноски необходимо выбрать тип сноски (обычная или концевая) и тип нумерации (автоматическая или пользовательская). При выборе пользовательской нумерации (вариант Другая) - ввести с клавиатуры последовательность символов (до 10), которые будут использоваться в качестве маркера сноски. Для выбора символа, отсутствующего на клавиатуре, необходимо нажать кнопку Символ.

Нажатие кнопки Параметры раскрывает диалоговое окно Параметры сносок. В данном окне можно уточнить, где будет располагаться текст сноски, выбрать один из возможных вариантов маркера сноски и номер первой сноски при автоматической нумерации.

После выхода из окна Сноски курсор перемещается в нижнюю часть страницы документа (или в конец документа), где следует набрать текст сноски.

Если требуется удалить, переместить, скопировать сноску, эти операции выполняются над маркером сноски как над обычным символом текста. Маркер предварительно надо выделить. Если при вставке сносок был выбран автоматический тип нумерации, то после всех выполненных действий над маркером Word автоматически перенумерует сноски. При пользовательском варианте нумерации пользователь должен внести все изменения сам.

Для редактирования текста сноски в режиме просмотра Обычный нужно выполнить двойной щелчок на маркере любой сноски. Раскроется панель сносок, в которой можно выполнять любые операции редактирования.