4. Использование форм

Чтобы заполнить форму, нужно создать новый документ на базе шаблона формы.

Если требуется внести изменения в текст формы, следует открыть файл, содержащий шаблон формы, и снять с него защиту командой Сервис/Снять защиту. Для снятия защиты можно нажать кнопку “Защита формы” на панели инструментов “Формы”. После внесения изменений в форму не забудьте опять установить защиту и сохранить шаблон формы.

3. Создание серийных писем

Еще одно средство Word по работе с типовыми документами - создание серийных писем, т.е. создание достаточно большого числа документов, тексты которых почти не отличаются один от другого. Эта задача часто возникает, когда требуется отправить однотипные письма большому числу адресатов. Данные письма обычно отличаются только обращением к адресату, его адресом и названием фирмы. Одновременно с письмами Word может создавать также и конверты для этих писем.

Для создания серийных писем нужно создать 2 файла: файл, содержащий стандартный текст письма, и файл с данными об адресатах (“источник данных”). Процесс объединения этих файлов и создания серийных писем называется слиянием. Выполняется слияние специальной подсистемой Word - Ассистентом слияния. Возможность выполнения слияния основного текста и источника данных обеспечивается включением в основной текст специальных полей - полей слияния. Каждое поле слияния определяет, какой именно элемент источника данных (Фамилия, Адрес, Телефон и пр.) должен быть помещен в данную точку документа.

В общем виде процесс создания серийных писем выглядит следующим образом:

1. создание основного текста письма;

2. создание источника данных;

3. включение в основной текст полей слияния;

4. проверка подстановки данных из источника в основной текст; исправление ошибок;

5. выполнение процесса слияния.

1. Создание основного текста письма

Основной текст серийного письма можно создавать из имеющегося документа, а можно набрать заново. Если необходимо использовать существующий документ, его необходимо открыть до запуска процесса создания основного текста серийного письма.

Далее выполняем следующее:

1. вызвать команду Сервис/Слияние;

2. в окне “Слияние” нажать кнопку Создать под заголовком “Основной документ”; из раскрывшегося списка выбрать вариант Документы на бланке;

3. далее Word выводит запрос, в каком окне будет создаваться основной текст; если нужно использовать существующий документ, выбираем вариант Активное окно; если нужно создавать новый текст письма, выбираем вариант Создать основной документ;

4. Word возвращается в окно Слияние, но рядом с кнопкой Создать появляется кнопка Правка: нажать кнопку Правка для ввода нового текста письма или для редактирования существующего; выбрать имя и тип основного документа;

5. ввести основной текст письма, оформить его;

6. сохранить введенный текст.

При работе с основным текстом выводится панель инструментов Слияние (см. Рис. 6. 2).