6. Вставка названий. Перечень таблиц и иллюстраций.

Если в документе присутствует большое число таблиц, формул или рисунков, то для облегчения работы с документом в него можно вставить перечень рисунков, таблиц и формул. Предварительно для тех объектов, которые должны быть включены в перечень, нужно создать стандартное название.

Название состоит из постоянной части, номера и произвольного текста. Постоянная часть и номер вводятся специальной командой Word. Текст в названии не является обязательным и вводится пользователем. Название может размещаться над или под иллюстрацией, таблицей, формулой.

Вставка названий:

1. поместить курсор в ту точку, где должно появиться название объекта;

2. выбрать команду Вставка/Название;

3. в списке Постоянная часть выбрать метку.

Создание перечня:

1. поместить курсор в то место документа, где нужно создать перечень;

2. вызвать команду Вставка/Оглавление и указатели, вкладка Список иллюстраций;

3. в списке Название выбрать тип объектов, для которых создается перечень;

4. выбрать вид перечня;

5. если нужно, выровнять номера страниц по правому краю и добавить заполнитель.

Обновление перечня, в случае необходимости, осуществляется так же, как обновление оглавления, нажатием клавиши<F9>.

7. Предметный указатель

Предметный указатель содержит список основных понятий и терминов, которые рассматриваются в документе, с указанием номеров страниц, содержащих упоминание этих названий и терминов.

Прежде чем создавать предметный указатель, следует пометить все элементы, которые должны быть внесены в указатель.

Создание элемента указателя:

1. выделить слово или сочетание слов, ссылка на которые должна быть в предметном указателе;

2. нажать комбинацию клавиш <Alt>+<Shift>+<X>(латинский);

3. в окне Определение элемента указателя нажать кнопку Пометить, чтобы пометить только одно выделенное словосочетание, или Пометить все, чтобы пометить все вхождения выделенного словосочетания в документе.

Сборка предметного указателя:

1. поместить курсор в ту точку, где должен появиться указатель;

2. вызвать команду Вставка/Оглавление и указатели, вкладка Указатель;

3. выбрать вид указателя;

4. установить число колонок для текста указателя;

5. если нужно, выровнять номера страниц по правому краю и ввести заполнитель.

Предметный указатель создается в отдельном разделе документа.

Для обновления предметного указателя при добавлении или удалении элементов следует выделить указатель и нажать клавишу <F9>.

2. Работа с отдельными файлами

Если большой документ разбивается на несколько независимых файлов, то придется вручную указывать для каждого файла начальные номера тех элементов, которые требуют сквозной нумерации по всему большому документу. К таким элементам относятся номера страниц, сноски, заголовки, названия таблиц и иллюстраций.

Перекрестные ссылки в данном случае имеют ограниченное применение, так как нет возможности создать ссылку на другой файл.

8. Установка начальных номеров

Чтобы вставить номера страниц, следует начать работу с первого файла, образующего большой документ. Нужно вставить в нем номера страниц и запомнить номер последней. Затем во втором документе следует установить начальный номер страницы на единицу больше. Аналогично перенумеровать страницы во всех остальных файлах.

Для изменения начального номера страницы:

1. вызвать команду Вставка/Номера страниц;

2. нажать кнопку Формат;

3. в поле Начать с установить номер страницы.

Аналогично следует перенумеровать сноски во всех файлах, образующих большой документ. Для изменения начального номера сносок в очередном файле:

1. вызвать команду Вставка/Сноска;

2. выбрать вариант нумерации Авто;

3. нажать кнопку Параметры;

4. в поле Начать с задать начальный номер сносок файла.

Установка начальных номеров в заголовках:

1. вызвать команду Формат/Нумерация заголовков;

2. выбрать тип нумерации;

3. нажать кнопку Изменить;

4. выбрать уровень, для которого изменяется нумерация;

5. в поле Начать с ввести начальный номер заголовка в файле.

Когда в документ вставляются названия таблиц и иллюстраций, определяются элементы предметного указателя, собирается предметный указатель и оглавление, реально в документ вставляются специальные поля.

Поле - это функция Word, обрабатывающая текстовую или числовую информацию. Обычно на экране видны значения полей, такие как номера страниц, названия, внедренные рисунки, оглавления и т.п. Но можно просмотреть и сами поля. Для этого на вкладке Сервис/Параметры/Вид нужно включить флажок Коды полей.

При вставке в документ названий таблиц или иллюстраций реально вставляется поле {SEQ}. Для изменения начального номера названия в текущем файле следует:

1. включить режим отображения кодов полей;

2. найти первое поле {SEQ} с соответствующей меткой (таблица или рисунок);

3. ввести в конце кода поля ключ \r и соответствующий номер.

Например: {SEQ Рисунок ... \r 3}

{SEQ Таблица ... \r 4}

Для обновления номеров в полях {SEQ} нужно выделить весь документ и нажать клавишу <F9>.