2.6. Інвентаризадія необоротних активів

З метою перевірки фактичної наявності об'єктів необоротних активів в натурі за їх місцезнаходженням або за місцем експлуатації проводиться інвентаризація.

Основними завданнями інвентаризації необоротних активів є: <Ь виявлення фактичної наявності необоротних активів; <Ь дотримання умов зберігання необоротних активів, а також правил їх утримання та експлуатації;

Ь перевірка реальної вартості необоротних активів, що обліковуються на балансі.

Інвентаризація необоротних активів здійснюється із дотриманням загальних вимог щодо її проведення.

Бюджетні установи зобов'язані проводити щорічні планові інвентаризації необоротних активів перед складанням річної бухгалтерської звітності¹. У певних випадках інвентаризація об'єктів проводиться в інші строки, які наведені в таблиці 2.11.

Таблиця 2.11. Періодичність проведення інвентаризації' певних об'єктів необоротних активів бюджетної установи

№ з/п	інвентаризаційний об'єкт	Періодичність проведення інвентаризації
1	Будівлі, споруди та інші нерухомі об'єкти	Не менше разу на 3 роки
2	Музейні цінності	Встановлюється Міністерством культури України
3	Бібліотечні фонди	1 раз у 5 років
4	Інші основні засоби, МШП:
	<Ь у міністерствах, органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, інших управліннях (відділах);	Не менше 1 разу в 2 роки
	^> в інших установах	Не менше 1 разу на рік

Дати проведення інвентаризацій у звітному році та перелік майна, що підлягає інвентаризації визначаються керівником установи, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія, яку очолює керівник установи або його заступник. До складу комісії входять працівники бухгалтерії та інші спеціалісти (інженери, технологи, економісти), які добре знайомі з об'єктами необоротних активів, що підлягають інвентаризації; участь матеріально відповідальної особи обов'язкова.

До початку інвентаризації слід перевірити:

<Ь наявність і стан первинних та зведених документів (карток, книг, описів тощо);

^> наявність і стан технічних паспортів та іншої технічної документації;

ч> наявність документів на необоротні активи, що передані чи отримані установою в оренду, на зберігання, на тимчасове користування. За відсутності документів слід забезпечити їх отримання чи оформлення.

Інвентаризація майна проводиться за його місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться констатація наявності об'єктів.

При виявленні розходжень і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації до цих документів вносяться відповідні виправлення й уточнення.

Дані інвентаризації заносяться до інвентаризаційних описів окремо за кожним видом необоротних активів, за їх місцезнаходженням і матеріально відповідальними особами. Інвентаризаційні описи складаються у двох примірниках, кожний з яких підписується головою та всіма членами комісії. У свою чергу, матеріально відповідальні особи на кожному інвентаризаційному описі засвідчують підписом правильність проведення інвентаризації та відсутність претензій до інвентаризаційної комісії.

Під час інвентаризації комісія проводить перевірку відповідності технічної документації, заносить до описів повні найменування об'єктів та їх інвентарні номери. За відсутності технічної документації в описах - у графі "Примітка" вказується про це.

Машини, обладнання та інші об'єкти перевіряються за заводськими номерами і заносяться до описів окремо, із зазначенням інвентарного номера.

Основні засоби записуються в описі під найменуванням, відповідно до основного призначення об'єкта. Об'єкт, що підлягав відновленню, реконструкції, переобладнанню, внаслідок чого змінилося його основне призначення, вноситься до опису під найменуванням, що відповідає новому основному призначенню.

При виявленні об'єктів, що не знаходяться на балансі, а також об'єктів, за якими дані в регістрах бухгалтерського обліку відсутні або вказані неправильно, комісія повинна включити до опису відсутні відомості та технічні показники цих об'єктів, наприклад: про будівлі - вказати їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, загальну корисну площу, кількість поверхів, підвалів, напівпідвалів, рік побудови тощо.

При цьому інвентаризаційна комісія повинна встановити: коли та за чиїм розпорядженням збудовані об'єкти, що не обліковуються, виявлені при інвентаризації, за рахунок яких джерел віднесені видатки на їх спорудження, з відображенням даних в протоколі інвентаризаційної комісії.

Невраховані об'єкти, виявлені при інвентаризації, оцінюються виходячи з ринкових цін, а сума зносу може бути встановлена відповідно до їх фактичного технічного стану з оформленням відомостей про оцінку та знос відповідними актами.

У випадках, коли мали місце роботи капітального характеру (добудова поверхів, нових приміщень тощо) або часткова ліквідація будівель та споруд (окремих конструктивних елементів), та ці операції не були відображені в бухгалтерському обліку, комісія повинна за відповідними документами визначити суму збільшення або зменшення первісної вартості об'єкта та вказати в описі дані про зміни. Одночасно комісія повинна встановити винних осіб та причини, за якими конструктивні зміни тих чи інших об'єктів не були відображені в облікових регістрах.

Інвентаризацію об'єктів основних засобів, які на момент інвентаризації будуть знаходитися за межами установи (автомобілі, морські та річкові суди, відправлені на капітальний ремонт машини та обладнання тощо), необхідно провести до моменту їх тимчасового вибуття.

На непридатні до експлуатації основні засоби складається окремий опис із зазначенням часу введення в експлуатацію та причин їх непридатності. Списання таких об'єктів проводиться у порядку, встановленому Типовою інструкцією про порядок списання основних засобів бюджетних установ.

Існують особливості проведення інвентаризації дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння відповідно до Інструкції про порядок одержання, використання, обліку та зберігання дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, а саме:

ч> до складу інвентаризаційної комісії не можна включати матеріально відповідальних осіб, у підзвіті яких перебувають цінності, що підлягають інвентаризації;

^> па період проведення інвентаризації операції з прийому та відпуску цінностей припиняються;

^> маса дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, що міститься в обладнанні та сплавах, солях, кислотах, розчинах, які перебувають на період

^

інвентаризації в опломбованій спеціальній тарі, встановлюється за обліковими, технічними документами або за даними вхідного контролю;

^> нерозпаковані на момент проведення інвентаризації посилки з цінностями розпаковують для перевірки наявності в них цінностей і включають до окремого опису;

<Ь взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортування може бути прийнятий тільки за один і той же період, що перевіряється, у однієї і тієї ж особи, яка перевіряється щодо цінностей одного й того ж найменування;

Ч> у випадках, коли при заліку лишків і нестач внаслідок пересортування розмір нестачі перевищує розмір лишку, різниця відноситься на винних осіб;

<Ь якщо норми видатку затверджені, то нестачі та наднормативні витрати дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння не підлягають списанню на витрати виробництва промислової продукції, ювелірних, зуботехнічних та інших виробів, а також на проведення науково-дослідних, дослідно-конструкторських робіт.

Необоротні активи, що не належать установі (перебувають в орендному користуванні, на відповідальному зберіганні) підлягають інвентаризації у терміни, наведені у таблиці 2.11.

Інвентаризація нематеріальних активів проводиться одночасно з інвентаризацією основних засобів, при цьому інвентаризаційною комісією перевіряється:

<Ь наявність документів, що підтверджують право установи на використання об'єкта нематеріальних активів;

<Ь правильність та своєчасність відображення нематеріальних активів в обліку.

При інвентаризації нематеріальних активів до інвентаризаційного опису заносять наступні відомості; назву, характеристику, первісну вартість та суму зносу, дату придбання, строк корисного використання. Якщо інвентаризація на складах, або інших закритих приміщеннях проводиться більше одного дня, то в кінці робочого дня таке приміщення опечатується інвентаризаційною комісією. Печатка на весь час проведення інвентаризації зберігається у голови комісії.

Інвентаризаційні описи, протоколи засідань інвентаризаційних комісій, порівняльні відомості тощо зберігаються в установах три роки за умови завершення ревізій. У випадку виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ зазначені документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення.