6.2.3. Стиль работы руководителя с документацией (и. В. Липсиц)

Назначение. Методика основана на самооценке руководителем своего стиля

работы с деловыми бумагами по 12 суждениям. Суждения в тесте объединены в

четыре группы (по три суждения в каждой). Испытуемый должен прочесть каждое из

предложенных на тестовом бланке суждений и оценить, насколько то, о чем сказано

в суждении, верно по отношению к нему. Свой ответ он должен отметить в

соответствующей колонке. Название стилей носит метафорический характер.

Инструкция. Прочитайте внимательно каждое из приведенных ниже суждений и

оцените, насколько оно верно по отношению к вам и вашей работе. Оценки могут

быть четырех видов:

• совершенно справедливо;

• пожалуй, справедливо;

• не совсем так;

• совершенно не так.

Этим ответам соответствуют четыре колонки, расположенные с правой стороны

данного бланка. Свою оценку суждений отметьте знаком «V» в соответствующей

колонке. Над оценкой долго не задумывайтесь. В тесте не может быть правильных

или неправильных ответов. Обычно первый пришедший в голову ответ наиболее

верный. Результаты теста помогут вам взглянуть на себя и свою работу со стороны.

Содержание суждений Совершенно справедливо Пожалуй, справедливо Не совсем так

Совершенно не так Группа 1

Когда у меня полно неотложной работы, я часто откладываю новые бумаги в

сторону.

Когда я не слишком загружен прочими делами, я обрабатываю большую часть бумаг

сам.

Я сам разбираю корреспонденцию, потому что больше с ней никто не справится, а

вид непрочитанных бумаг меня раздражает. Группа 2

Мне приходится преодолевать внутреннее сопротивление, когда я поручаю

подчиненному подготовить за себя важный документ.

Большую часть документации по менее важным вопросам готовят мои подчиненные. Я

обращаюсь за помощью к другим только тогда, когда возможность служебных

неприятностей становится весьма реальной. Группа 3

Меня раздражает, что приходится тратить время на бумажную рутину, и, когда я

занят, бумаги отодвигаю в сторону.

Я не считаю себя обязанным отвечать на каждую бумажку, адресованную мне.

Я не считаю, что объем и характер служебной переписки отражает успешность моей

работы и мое положение в нашей организации. Группа 4

Когда я сталкиваюсь с кризисной ситуацией, мне не хватает времени, чтобы

зафиксировать ее в документах.

Лишь мысль о возможных неприятностях может заставить меня дописать служебный

доклад.

Пока у меня есть более важные дела, я откладываю рутинную документацию в

сторону.

Обработка и интерпретация результатов

Подсчитайте количество набранных вами баллов. Каждый ответ «совершенно

справедливо» оценивается в 3 балла; «пожалуй, справедливо» - 2 балла; «не

совсем так» - 1 балл; «совершенно не так» - 0 баллов. Затем суммируйте

количество баллов по четырем группам. Результаты исследования представьте в

графической форме. Для этого по вертикали обозначьте баллы, а по горизонтали -

стили работы с документацией: «суперисполнитель», «рас-пасовщик»,

«антибюрократ», «волокитчик».

Стиль «суперисполнителя» [7 и более балов по первой шкале). Склонность к

личному выполнению любой бумажной работы. «Бумажный трудоголик» не разгибается

до тех пор, пока внимательно не изучит всю входящую информацию: служебные

записки, инструкции, приказы, отчеты. В этом контексте он считается незаменимым

работником, так как отчетная пунктуальность ценится не меньше любой другой

деятельности.

Стиль «распасовщика» (7 и более баллов по второй шкале). Характеризуется

выраженной склонностью к делегированию полномочий. Увлекаясь делегированием,

подобные руководители предают забвению обучение, инструктирование и контроль за

деятельностью подчиненных. Руководитель-распасовщик всю бумажную

работу перекладывает на плечи подчиненных, руководствуясь резолюциями типа:

«Прошу разобраться» или «Необходимо решить». Руководители данного типа способны

довольно быстро раскидать гору бумаг, до предела загрузив подчиненных, не

задумываясь при этом о качестве выполнения своих поручений. Издержки такого

стиля весьма очевидны.

Стиль «антибюрократа» проявляется в склонности игнорировать важность

бумажной работы. Такие руководители часто похожи на борцов с бумажками,

убежденных в том, что 99% поступающей к нему корреспонденции - мусорный хлам.

Немалую часть корреспонденции он, едва взглянув, отправляет прямиком в корзину.

Необходимый минимум информации «антибюрократ» собирает за счет личных контактов

с другими руководителями.

Стиль «волокитчика» (3 и менее балла по четвертой шкале). Руководитель

подобного типа испытывает отаращение к любой бумажной работе и, проводя минимум

времени за столом, постоянно откладывает просмотр корреспонденции. Данный стиль

проявляется в постоянном запаздывании с отчетностью, в замедленной реакции на

важные документы. Руководитель-волокитчик предпочитает «тянуть отчетность» до

последнего звонка и работать в условиях аврала и острого дефицита времени. В

результате не остается временного резерва на проверку рекомендаций и поиск

более эффективных путей решения.