Проблемы внедрения ксуп и пути их решения

Несмотря на то, что КСУП приносит дополнительную ценность организации, позволяет увеличить эффективность реализации проектов, процесс внедрения системы зачастую сопряжен с множеством сложностей.

Среди основных сложностей, возникающих вследствие того, что проектная структура зачастую встраивается в уже существующую функциональную, позволяя преодолеть барьеры между подразделениями и сформировать общее видение результата, в первую очередь следует выделить конфликт интересов старой и новой структур, проектных и функциональных менеджеров в борьбе за ресурсы, что значительно снижает качество принятий решений, принятых в состоянии конфронтации[12,19].

Помимо этого, серьезную проблему для построения КСУП зачастую представляют наличие в компании неподготовленного и неквалифицированного персонала, отсутствие понимания конечной цели и своих обязанностей, отсутствие налаженной связи и неприятие новых каналов коммуникации, сложность осуществления контроля[41]. Так, по результатам исследований, именно отсутствие надлежащего обучения ведет к сопротивлению введению новой системы со стороны персонала, поскольку сотрудники чувствуют себя увереннее в знакомой области[12].Таким образом, руководству по внедрению КСУП необходимо обращать особенное внимание на эти проблемные места и предпринимать предупреждающие и корректирующие действия. Зачастую большинство проблем сводятся к неумению и нежеланию обучаться и использовать новую систему, то есть к недостатком мотивации. Довольно часто сотрудники организаций не видят пользы от внедрения системы, стараются придерживаться прошлых правил и видят угрозу в новых практиках, что становится причиной неэффективности, а в крайних случаях- даже саботирования работ. Это обуславливает необходимость проведения собраний с персоналом, объяснения им пользы системы и ее важности, обучения. Помимо этого эффективным является метод поощрений, когда использование новой системы открывает новые карьерные перспективы по результатам проектной деятельности и создает стимул к быстрому восприятию новых практик[22].

Дополнительную проблему при введение КСУП может вызвать избыточная нагрузка на сотрудников в ситуации, когда нагрузка по проектам становится дополнительной к неизменным функциональным обязанностям, что снижает как производительность, так и мотивацию. Очевидно, что такая проблема возникает вследствие недостаточной проработки методологии и описания процессов и должностных инструкций в организации, чего возможно избежать при правильном подходе к методологии составления расписаний при разработке КСУП. Кроме того, внимательность в разработке методологии, определения ответственности, методов регулирования процессов поставки результата важна еще и из-за проблемы стремления ухода от ответственности при работе в межфункциональной области, когда должностные обязанности могут оказаться размытыми и неконкретизированными[28].

Как уже было описано ранее серьезные проблемы возникают из-за необходимости определения порядка распределения ресурсов между функциональными и проектными структурами. Руководители функциональных структур заинтересованы в удержании лучших кадров, в то время как работа в узкой функциональной сфере требует меньшей квалификации , чем работа над проектом в целом. В данной ситуации имеет место «проблема власти», изученная в работе Arthur G. Butler выраженная в борьбе за человеческие ресурсы[12], что усугубляется в случае дополнительной конкуренции между несколькими проектами.[30] Усугубляется ситуация также и в том случае, если команда проекта работает с неполной занятостью на проекте и воспринимает данную деятельность , как второстепенную, что снижает мотивацию к работе[17]. В дополнении к этим проблемам дезориентация персонала при отсутствии единоначалия вносит дополнительное давление на сотрудников и негативно влияет на их производительность, затягивает процесс принятия решений и их реализации[3]. По этим причинам крайне важно при разработке КСУП учесть возможность конкуренции за ресурсы, непонимания обязанностей и разработать подходящую методологию отвечающую потребностям организации, а также обучить сотрудников.

Следует отметить, что на начальном этапе внедрения КСУП, предполагающем, что проектная система нова для организации, и смена системы становится стрессом для многих сотрудников, многие из которых оказываются неспособными к адаптации к новым методам работы. Так, результаты исследований показывают, что при внедрении системы характерно частичное обновление штата сотрудников, как неизбежная мера[10]. По этой причине работе с командой необходимо уделять наибольшее внимание, четко формулировать требования к работе, что снизит чувство неопределенности у сотрудников и уровень неприятия системы, как следствие.

Таким образом, становится очевидно, что при внедрении КСУП вероятность возникновения конфликтов различного рода весьма велика. Избежать их возможно в случае предварительного анализа возможности возникновения проблем и планирования методов их предотвращения и решения. Так, например, детальная и продуманная регламентация должностных обязанностей и полномочий позволяет избежать таких проблем, как борьба за ресурсы, «проблема власти», дезориентация персонала. Разработка КСУП должна осуществляться на основе предварительного всестороннего планирования, учитывающего наличие «узких мест», определяющих устойчивость системы в соответствии с законом минимума.

В результате анализа литературы в предыдущих параграфах можно заключить, что управление проектами требует особенного подхода к организации деятельности, подразумевает использование специфических знаний и практик и подразумевает комплексный подход к внедрению для осуществления успешной реализации проектов в дальнейшем. Наличие регламентированной методологии, системы планирования распределения ресурсов и их координации, комплекса организационных и программных средств, возникающих в результате внедрения КСУП, позволяет выстроить устойчивую систему ведения деятельности и эффективность управления проектами. Наличие проблем, сопутствующих процессу внедрения и адаптации системы обуславливает необходимость соблюдения последовательности действий и учета факторов успеха при внедрении системы, анализа всех возможных проблем, правильной разработки нормативно-методологической базы, обучения персонала, проведения мероприятий по объяснению ценности системы. Необходимо стремиться к минимизации возможных неточностей и расхождений в трактовке обязанностей персонала и внимательное поддержание мотивации сотрудников.