Приложение 1. Топик -гайд интервью с генеральным директором ооо «Евроэкспо» Приложение 2. Транскрипт интервью с генеральным директором ооо «Евроэкспо»

Топик-гаид интервью для руководителей ООО «Евроэкспо»

Цель исследования: оперделить основные процессы, характеризующие деятельность организации и выявить шаги, предпринятые руководством по внедернию КСУП.

Преамбула. Здравствуйте, Кирилл Владимирович. Мы проводим исследование эффективности внедрения систем управления проектами в организации выставочной отрасли. Для проведения исследования нам необходимо выяснить, как функционировала огранизация ООО «Евроэкспо» до внедрения системы, что послужило причиной смены подхода к управлению и какие шаги по построению корпоративной системы управления были предприняты. Мы будем благодарны Вам за участие в интервью.

1. Опишите, пожалуйста, организационную структуру компании, принцип ее функционирования и роста в период до 2012 года.

Начинали мы с того, что у нас было по одному человеку в каждом отделе: один финансист, рекламщик и так далее. Потом, в процессе увеличения количества выставок и оборотов появилась необходимость нанимать дополнительно сотрудников, выполняющих аналогичные функции. В результате были сформированы подразделения, выполняющие отдельные функции. К 2012 году у нас было 7 отделов: финансовый, бухгалтерия, отдел интернет-развития, отдел выставок, отдел маркетинговых исследований, отдел рекламы и технический отдел, осуществляющих процесс полной подготовки выставок совместно, по мере приближения мероприятия. Сотрудники отделов выполняли свою часть работ и общались по e-mail и телефону со своими коллегами из других подразделений, а при решении более срочных вопросов подходили лично. С ростом отделов появилась необходимость распределить сотрудников по отдельным мероприятиям.

2. Каким образом происходила передача информации от одного отдела к другому?

Ну... как я уже говорил, общались по телефону. Бухгалтерия была далеко и пользовались также факсом. Использовали e-mail, телефон и личные встречи, в случае необходимости решения более срочных вопросов. А для координации работы отделов была необходимость собирать короткие совещания и решать важные вопросы по каждому проекту.

3. Что послужило причиной принятия решения о смене принципа организации работ и какого результата Вы хотели добиться после внедрения КСУП?

Естественно, хотели добиться повышения выставочных оборотов и более высокой производительности. Кроме того, мы хотели сохранить хорошие отношения внутри коллектива, которые позволяют нам успешно работать на протяжении многих лет.

А причиной стало то, что усилилась конкуренция. Один из самых крупных наших конкурентов ITE стал создавать выставки аналогичных тематик, и обороты начали ощутимо снижаться. В связи с тем, что отделы расширились дефицит оборотных средств был заметен. К тому же были и внутренние проблемы. Было сложно определить, кто отвечает за результаты по каждой отдельной части работ. Могли быть произведены повторные звонки одним и тем же клиентам, из-за чего возникали разногласия. Наблюдалась непродуктивность в коммуникациях, как с клиентами, так и между подразделениями, так как значительная часть информации передавалась через менеджеров отделов, что создавало им дополнительные трудности. Сотрудники функциональных отделов были замкнуты на своей отдельной работе, и общение между отделами практически отсутствовало. Хотя, следует отметить и тот факт, что внутри отделов царило большое взаимопонимание и готовность помочь друг другу. Проблема была в том, что за решение общих вопросов отвечали только менеджеры отделов и им было сложно передавать всю информацию через друг друга.

5. Какие шаги были предприняты для смены системы управления?

Отдельных сотрудников из выставочного отдела мы направили на курсы повешения квалификации. Поскольку мы не были знакомы с принципами проектного упраления, мы создали критерии отбора на должность проектного менеджера и приняли на работу дополнительных сотрудников. Для каждого функционального отдела при участии проектных менеджеров и руководителей отделов были созданы новые должностные инструкции, где внимание уделялось факту подотчетности проектным менеджерам. Мы дали сотрудникам эти новые инструкции и объяснили новые принципы работы на собрании и сделали рассылку инструкций и требований по e-mail. Кроме того, мы попытались объяснить сотрудникам причины необходимости проведения перестановок и обучили их. Дополнительно мы еще создали информационную управленческую систему, разработанную конкретно под запросы нашей фирмы, написанную на базе Access. Самое главное в этой системе-это то, что отделы и менеджеры проектов могут видеть информацию по заявкам по выставке, контактам клиентов, суммам денег, расположению стендов, техническую информацию по каждой отдельной выставке отдельно. В ней также есть архив по выставкам предыдущих лет. Данная информация может обновляться и обновление тут же становится доступным для всех отделов. В данной базе можно выгрузить отчеты, которые позволяют получать информации о формировании выставки и проценте завершения работ на текущий момент времени. База хорошо совмещена с выгрузками информации в Excel, которая удобна для дальнейшего индивидуального пользования менеджером проекта и представителями проектной команды.

Спасибо Вам большое за ответы на наши вопросы!