2.4. Формування механізму взаємодії управлінського та фінансового обліків

Формування механізму взаємодії управлінського та фінансового (власне бухгалтерського) обліку — одна зі складних проблем, що вирішуються при створенні організаційно-методологічної моделі. Тут можливі різні варіанти.

У практиці західного обліку застосовуються два варіанти взаємозв'язку управлінської та фінансової бухгалтерій за допомогою контрольних рахунків витрат і доходів фінансової бухгалтерії. За наявності прямої кореспонденції рахунків управлінської бухгалтерії з контрольними рахунками говорять про інтегровану систему обліку на підприємстві. У другому варіанті (варіант автономії) використовуються парні контрольні рахунки одного і того ж найменування («рахунки-екрани»).

Проте обидва варіанти, хоча вони і є різновидами автономії і інтеграції, фактично реалізовані в єдиній системі рахунків. Вони можуть бути організовані за умови, що принципи, прийняті в управлінському та фінансовому обліку, збігаються, чого на практиці може і не бути. Виходячи з цього, слід розглядати і можливість використання третього варіанта — самостійної системи управлінського обліку зі своєю системою регістрів.

Доцільність вживання того чи іншого варіанта визначається навіть не розмірами підприємства та обсягами здійснюваних господарських операцій, а ступенем відзнак методологій управлінського та фінансового обліку. Тобто організація фінансового й управлінського обліку в єдиній системі рахунків не завжди дозволяє врахувати специфіку принципів управлінського обліку, а наявність автономних систем фінансового й управлінського обліку призводить до підвищення трудомісткості робіт, дублювання інформації, появи розбіжностей.

Оскільки одне з головних завдань постановки управлінського обліку — задоволення інформаційних потреб менеджерів різних рівнів управління, то вельми важливим є перелік і вміст розроблених форм управлінської (внутрішньою) звітності.

Існує багато принципів відповідно до яких формуються та надаються внутрішні звіти:

- звіт має бути адресним і конкретним;

- звіт повинен містити оперативну інформацію, корисну для ухвалення управлінських рішень;

- при складанні звіту слід враховувати психологічні особливості і рівень підготовленості конкретного менеджера, для якого призначений звіт. Необхідно знати побажання менеджера щодо форми подання інформації (наприклад, таблична або графічна), складу показників;

- звіт не має бути переобтяжений, інформація в звіті має бути систематизована;

- витрати на підготовку внутрішньої звітності не повинні перевищувати економічного ефекту від її використання (принцип економічності);

- звіт має бути «підготовленим», тобто він повинен полегшувати ухвалення рішень.

Для створення на підприємстві системи внутрішньої звітності необхідно перш за все визначити перелік інформації, яка необхідна менеджерам різних структурних ланок, а також міру оперативності та регулярності її надання. Для цього, як правило, проводиться спеціальне обстеження системи управління підприємством, виявляються повноваження менеджерів різних рівнів управління з ухвалення рішень та їхні інформаційні потреби. Після цього заповнюється Інформаційна картка, що відображає потреби в інформації структурних одиниць підприємства. Окрім самих форм має пропрацювати регламент їхнього складання, передачі та обробки (лад, строки, відповідальні).

Як приклад розглянемо підходи щодо формування звітів, що використовують показник маржинального прибутку. Ці звіти можуть відображати:

- вклади окремих продуктів та послуг унаслідок діяльності підприємства;

- вклади внутрішніх сегментів (виробничих підрозділів) унаслідок діяльності підприємства;

- вклади зовнішніх сегментів (зон реалізації: географічних зон, каналів реалізації, торговельних представництв) унаслідок діяльності підприємства.

Серед принципів, використаних при складанні звітності, необхідно виділити ієрархічний принцип (принцип багатоступінчастої звітності по рівнях управління). Реалізація ієрархічного принципу передбачає, що при збільшенні рівня керівництва, якому надається звіт, деталізація звіту зменшується.