1.3. Документ № 3 План

Рассматриваемый план (см. Приложение Д) (да и все другие документы этого вида) относится к информационно-справочной документации. План выполнен на листе формата А4 (210х297 мм.). Документ разделён на две части: заголовочную и основную. Наличие только этих двух частей является ошибкой, так как в документе обязательно должна быть ещё и оформляющая часть, которая обязана располагаться после основной. План является одностраничным. Документ изготовлен на белой бумаге.

Разметка полей и содержащиеся в них реквизиты

Размеры полей документа: верхнее 13 мм., левое 28 мм., нижнее 25 мм., правое 12 мм. Размеры верхнего поля не соответствуют п. 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003, который сообщает нам, что верхнее поле должно иметь не менее 20 мм. (так как многостраничный документ, начиная со 2-й страницы, нумеруется по середине верхнего поля листа). Страница документа не нумерована, так как документ одностраничный. В документе отсутствует реквизит 30 «идентификатор электронной копии документа». Отсутствие этого реквизита ошибкой не является.

Расположение реквизитов на страницах документа

Представленный перед нами документ предположительно имеет продольное расположение реквизитов (можно видеть по центрированности реквизита 18 «заголовок к тексту» относительно серединной вертикальной линии страницы).

В правом верхнем углу страницы документа расположен реквизит 16 «гриф утверждения». Он размещён в нецентрированном виде, располагаясь с небольшим отступом от правого поля. Здесь допущена ошибка, так как реквизит 16 никогда нельзя располагать к правому полю. Гриф утверждения нужно центрировать относительно серединной вертикальной линии правой части страницы или расположить с некоторым отступом к серединной вертикальной линии страницы, при этом оставляя этот реквизит в правой части.

На 16 реквизите находится реквизит 25 «оттиск печати». Так же оттиск печати захватывает некоторую часть реквизита 18 «заголовок к тексту», что связано с нехваткой места и ошибкой не является.

Ниже реквизитов 16 и 25 находится реквизит 18 «заголовок к тексту», который имеет длину во всю строку. В составе реквизита 18 находятся реквизиты 08 «наименование организации» и 10 «наименование вида документа».

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в расположении относительно друг друга реквизитов этой должностной инструкции допущены следующие ошибки и недочёты: 1) Реквизит 08 «наименование организации» должен находится вверху страницы по центру строки (т. е. в соответствии с продольным способом расположения реквизитов). 2) Реквизит 10 «наименование вида документа» должен располагаться под реквизитом 08 по центру строки (т. е. в соответствии с продольным способом расположения реквизитов). 3) Реквизит 16 «гриф утверждения» должен быть расположен уровнем ниже реквизита 10. 4) Реквизит 18 «заголовок к тексту» должен располагаться ниже 16 реквизита, но выше реквизита 20 «текст документа» (в центрированности реквизита 18 относительно серединной вертикальной линии страницы ошибки нет).

В заголовочной части плана отсутствуют следующие реквизиты, которые включает в себя документ конкретного вида (кроме письма): 03 «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (отсутствие этого реквизита не является ошибкой, так как в уставе организации, документ которой мы рассматриваем, нет информации о его наличии), 14 «место составления документа» (его отсутствие оправдано тем, что по реквизиту 08 «наименование организации» и так понятно, где находится организация). В документе отсутствуют реквизиты 11 «дата документа» и 12 «регистрационный номер документа». Их отсутствие в документе является ошибочным. Они должны быть расположены на одной строчке в левой части страницы документа (дата документа слева, а регистрационный номер документа справа) напротив грифа утверждения, ниже наименования вида документа, но выше заголовка к тексту.

Далее следует основная часть, которую составляет реквизит 20 «текст документа». Этот реквизит занимает большую часть страницы документа. В расположении этого реквизита ошибок нет.

После основной части должна следовать оформляющая, которая в данном документе отсутствует. Для документа обязательно наличие в этой части реквизита 22 «подпись». Этот реквизит нужно расположить после текста документа во всю длину строки, т. е. он должен быть размещён без отступа от левого поля и касаться границы правого поля.

Оформление реквизитов и расположение их элементов

Реквизит 16 «гриф утверждения» расположен на четырёх строчках. Реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица (включая наименование организации в сокращённой форме), утверждающего документ (первое слово должности с большой буквы), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, оформленной словесно-цифровым способом. После цифрового обозначения года, на этой же строчке, находится слово «года» (без кавычек). Оформление даты с использованием этого элемента (слова) в такой форме является ошибкой. В данном случае здесь должно использоваться общепринятое буквенное обозначение года с точкой. Интервалы между всеми строками реквизита одинаковы и равны 3 мм.

Реквизит 25 «оттиск печати» представляет собой печать организации. В оттиске печати есть воспроизведение герба г. Пензы. Оттиск содержит полное и сокращённое наименование организации, документ которой мы рассматриваем, а так же наименование вышестоящей для неё организации. В оттиске печати указан и ОГРН. В оформлении этого реквизита допущена ошибка, состоящая в том, что в нём указано как полное, так и сокращённое наименование организации, а должно быть отмечено только полное.

Реквизит 18 «заголовок к тексту» (мы будем говорить об оформлении и расположении элементов только 18 реквизита, который входит в совокупность с 08 и 10 реквизитами; об оформлении и расположении элементов реквизитов 08 и 10 мы будем говорить отдельно) полностью оформлен строчными буквами (за исключением аббревиатуры «ОРВИ» без кавычек; в реквизите присутствуют и цифровые обозначения годов) и расположен на двух строчках. Первое слово этого реквизита начинается со строчной буквы. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?». В оформлении этого реквизита и расположении его элементов (если не считать того, что этот реквизит оформлен в совокупности с 08 и 10 реквизитами, чего делать недопустимо и что уже было отнесено к ошибке в расположении этого реквизита относительно остальных реквизитов на странице документа) ошибок нет.

Реквизит 10 «наименование вида документа» располагается на одной строчке (этот реквизит является первым словом в совокупности 08, 10 и 18 реквизитов и находится на первой строке этого объединения). Первая буква этого реквизита является заглавной, а остальные — строчными. Здесь допущена ошибка, так как этот реквизит должен полностью оформляться заглавными буквами.

Реквизит 08 «наименование организации» располагается на одной строчке (этот реквизит находится на второй строке совокупности 08, 18 и 10 реквизитов). В реквизите указано только сокращённое наименование организации. Однако в уставе (учредительный документ) этой же организации есть и сокращённое и полное название, поэтому в рассматриваемом документе в реквизите 08 нужно указать и полное наименование организации (указать выше сокращённого, а сокращённое заключить в скобки). У организации, документ которой мы рассматриваем, есть вышестоящая организация (указана в уставе), поэтому нужно указать над полным наименованием рассматриваемого нами заведения название вышестоящей для неё организации.

Реквизит 20 «текст документа» оформлен в виде таблицы. Она состоит из четырёх граф, каждая из которых имеет свой заголовок (выражен именем существительным в именительном падеже) на первой строчке, и двенадцати строк, в которых вторая, пятая и восьмая строки содержат заголовки, являющиеся общими для всех граф. Боковик таблицы (первая графа) содержит номера всех строк (кроме первой, которая содержит заголовок этой графы). В оформлении восьмой строки этой графы допущен недочёт, состоящий в нарушении порядковой нумерации (восьмая строка содержит номер «2.3» без кавычек, а находящаяся выше седьмая строка содержит номер «2.1» без кавычек). Эта строка данной графы должна содержать номер, который не будет нарушать её порядковую нумерацию (т. е. она должна содержать номер «2.2» без кавычек). Остальные графы содержат основные данные текста документа.

Реквизит 22 «подпись» должен состоять из таких элементов, как: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Исправленный документ

(См приложение Е)

Вывод:

После проведённого выше анализа документа на соответствия требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 по правилам оформления и расположения реквизитов было обнаружено в нём 13 ошибок и недочётов. Их основная доля приходится на заголовочную часть (10 штук: неправильное оформление и расположение реквизитов 08 и 10; включение в состав реквизита 18 других реквизитов; неправильное размещение и оформление 16 реквизита; наличие в 25 реквизите сокращённого наименования организации; отсутствие реквизитов 11 и 12); на поля — 1 штука (неправильный размер верхнего поля); на основную часть — 1 штука (нарушение порядковой нумерации восьмой строчки таблицы); на оформляющую часть — 1 штука (отсутствие этой части). Сам вид документа является весьма распространённым для подобных организаций (средние образовательные учреждения), но несмотря на такую распространённость встречаются типичные ошибки, в частности, неправильное использование реквизитов 18 «заголовок к тексту», 10 «наименование вида документа» и 08 «наименование организации», а именно расположение их в неправильном месте. Типично отсутствие реквизитов 11 «дата документа» и 12 «регистрационный номер документа». Нередко пренебрежение размерами полей документа. Имеется довольно типичная ошибка, заключающаяся в неправильном оформлении реквизита 25 «оттиск печати». Имеется весьма часто встречающаяся ошибка, заключающаяся в неправильном оформлении реквизита 08 «наименование организации». Имеется весьма типичная ошибка, заключающаяся в неправильном размещении и оформлении реквизита 16 «гриф утверждения». Нередок недочёт в оформлении реквизита 20 «текст документа». Встречается нередкая ошибка, состоящая в неверном оформлении реквизита 10 «наименование вида документа». Часта ошибка, заключающаяся в неправильном расположении (в данном случае в отсутствии) реквизита 22 «подпись».

Общий вывод

В результате проведённых выше анализов документов на соответствия требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 по правилам оформления и расположения реквизитов были выявлены следующие типичные ошибки: неправильное оформление (во всех проанализированных документах) и расположение (во втором и третьем документах) реквизита 08 «наименование организации»; неверное оформление (в первом и третьем документах) и расположение (во всех проанализированных документах) реквизита 10 «наименование вида документа»; неправильное размещение (во всех проанализированных документах) и оформление (в первом и втором документах) реквизита 18 «заголовок к тексту»; отсутствие реквизитов 11 «дата документа» и 12 «регистрационный номер документа» (во втором и третьем документах); неверное размещение (во всех проанализированных документах) и оформление (в первом и третьем документах) реквизита 16 «гриф утверждения»; наличие недочетов и неправильностей в оформлении реквизита 20 «текст документа» (во всех проанализированных документах); неправильное размещение (во всех проанализированных документах) и оформление (в первом и втором документах) реквизита 22 «подпись»; неверное оформление реквизита 25 «оттиск печати» (во втором и третьем документах); пренебрежение размерами полей документа (во всех проанализированных документах).