1.1. Документ № 1 Должностная инструкция

Рассматриваемая должностная инструкция (см. Приложение А) (да и все другие документы этого вида) относится к организационной документации. Должностная инструкция полностью оформлена на листах формата А4 (210х297 мм.). Документ разделён на три части: заголовочную, основную и оформляющую. Должностная инструкция является многостраничной (изготовлена на 3-х страницах). Документ изготовлен на белой бумаге.

Разметка полей и содержащиеся в них реквизиты

Размеры полей документа на первой странице: верхнее 17 мм., левое 30 мм., нижнее 10 мм., правое 13 мм. Размеры полей документа на второй странице: верхнее 22 мм., левое 26 мм., нижнее 14 мм., правое 14 мм. Размеры полей документа на третьей странице: верхнее 18 мм., левое 26 мм., нижнее >20 мм., правое 10 мм. Размеры верхнего (на первой и третьей страницах) и нижнего (на первой и второй страницах) полей не соответствуют п. 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003, который сообщает нам, что верхнее и нижнее поля должны иметь не менее 20 мм. (так как многостраничный документ, начиная со 2-й страницы, нумеруется по середине верхнего поля листа, а на нижнем поле располагается реквизит 30, представляющий собой нижний левый колонтитул). Несмотря на многостраничность документа, вторая и третья (последняя) страницы не нумерованы, что является ошибкой п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003. В документе отсутствует реквизит 30 «идентификатор электронной копии документа». Отсутствие этого реквизита ошибкой не является.

Расположение реквизитов на страницах документа

Представленный перед нами документ предположительно имеет угловое центрированное расположение реквизитов (несмотря на то, что реквизиты 08 «наименование организации», 10 «наименование вида документа», который расположен ниже 08, 11 «дата документа», 12 «регистрационный номер документа» имеют угловое флаговое расположение, реквизит 20 «текст документа», являющийся главной информационной составляющей данной должностной инструкции, имеет в себе абзацы, чего не может быть при угловом флаговом расположении реквизитов; продольное расположение реквизитов, которое имеет реквизит 10 «наименование вида документа», расположенный на самом верху первой страницы документа, отпадает потому, что 08, нижний 10, 11 и 12 реквизиты (т. е. большинство реквизитов) выполнены угловым способом расположения; следовательно, остаётся только один способ расположения реквизитов — угловой центрированный).

Вверху заголовочной части документа, посередине строки располагается реквизит 10 «наименование вида документа».

Строчкой ниже этого реквизита располагается реквизит 18 «заголовок к тексту», который также находится посередине строки.

Ниже реквизита 18, в левой части страницы находится реквизит 08 «наименование организации». В расположении этого реквизита относительно других (всех в этом документе, кроме верхних 10 и 18) реквизитов ошибок нет. Реквизит размещён в нецентрированном виде. Здесь допущена ошибка, заключающаяся в нецентрированности этого реквизита при угловом центрированном способе расположения реквизитов документа. Наименование организации нужно центрировать относительно серединной вертикальной линии левой части страницы, т. е. разместить угловым центрированным способом расположения реквизитов.

Строчкой ниже реквизита 08 находится реквизит 10 «наименование вида документа». В расположении этого реквизита относительно других (всех в этом документе, кроме верхних 10 и 18) реквизитов ошибок нет. Он размещён в нецентрированном виде. Здесь допущена ошибка, заключающаяся в нецентрированности этого реквизита при угловом центрированном способе расположения реквизитов документа. Наименование вида документа нужно центрировать относительно серединной вертикальной линии левой части страницы, т. е. разместить угловым центрированным способом расположения реквизитов.

Ниже реквизита 10 одной строчкой располагаются реквизиты 11 «дата документа» и 12 «регистрационный номер документа». В расположении этих реквизитов относительно других (всех в этом документе, кроме верхних 10 и 18) реквизитов ошибок нет. Реквизиты 11 и 12 размещены в нецентрированном виде. Здесь допущена ошибка, заключающаяся в нецентрированности реквизитов при угловом центрированном способе расположения реквизитов документа. Эти реквизиты должны быть центрированы относительно серединной вертикальной линии левой части страницы, т. е. размещены угловым центрированным способом расположения реквизитов (они должны быть центрированы одной строчкой).

Строчкой ниже 11 и 12 реквизитов находится реквизит 18 «заголовок к тексту». Заголовок к тексту размещён без отступа от левого поля. В расположении этого реквизита ошибок нет (в расположении этого реквизита относительно всех других реквизитов в этом документе, кроме верхних 10 и 18, ошибок также нет).

Напротив реквизита 08, нижних 10 и 18 реквизитов, а так же реквизитов 11 и 12 в правой части находится реквизит 16 «гриф утверждения». В расположении этого реквизита относительно других (всех в этом документе, кроме верхних 10 и 18) реквизитов ошибок нет. Он размещён в нецентрированном виде, вплотную примыкая к правому полю. Здесь допущена ошибка, так как реквизит 16 никогда нельзя располагать вплотную к правому полю. Гриф утверждения нужно центрировать относительно серединной вертикальной линии правой части страницы или расположить с некоторым отступом к серединной вертикальной линии страницы, при этом оставляя этот реквизит в правой части.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в расположении относительно друг друга реквизитов этой должностной инструкции допущены следующие ошибки и недочёты: 1) 10 реквизит «наименование вида документа» в этой должностной инструкции должен располагаться строчкой ниже реквизита 08 «наименование организации», иными словами, находящийся вверху заголовочной части документа реквизит 10 не нужен, так как такой же реквизит уже расположен ниже 08 реквизита. 2) 18 реквизит «заголовок к тексту», находящийся строчкой ниже лишнего в этой должностной инструкции реквизита 10 «наименование вида документа», не нужен, так как такой же реквизит уже расположен в правильном для него месте (ниже 11 и 12 реквизитов). Все оставшиеся нужные реквизиты нужно поднять выше настолько, сколько занимали ненужные вверху реквизиты 10 и 18.

В заголовочной части должностной инструкции отсутствуют следующие реквизиты, которые включает в себя документ конкретного вида (кроме письма): 03 «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (отсутствие этого реквизита не является ошибкой, так как в уставе организации, документ которой мы рассматриваем, нет информации о его наличии), 14 «место составления документа» (его отсутствие оправдано тем, что по реквизиту 08 «наименование организации» и так понятно, где находится организация).

Далее следует основная часть, которую составляет реквизит 20 «текст документа». Этот реквизит занимает большую часть первой, всю вторую и начало третьей страницы документа. В расположении этого реквизита ошибок нет.

Сразу после основной части документа находится оформляющая часть. В ней, имея длину почти (есть отступ от левого поля) во всю строку, находится реквизит 22 «подпись». В расположении этого реквизита относительно других реквизитов ошибок нет. Реквизит размещён с отступом от левого поля. То, что этот реквизит расположен с отступом от левого поля (т. е. не во всю длину строки), является ошибкой, так как он должен размещаться от левого поля без отступа, а точнее располагаться во всю длину строчки, касаясь границ левого и правого полей.

Ниже реквизита 22 «подпись» находится виза согласования. Она размещена с некоторым отступом от левого поля.

Оформление реквизитов и расположение их элементов

В реквизите 08 «наименование организации» (оформлен на трёх строчках) документа указано только полное наименование организации. Однако в уставе (учредительный документ) этой же организации есть и полное и сокращённое название, поэтому в рассматриваемом документе в реквизите 08 нужно указать и сокращённое название (указать в скобках после полного). У организации, документ которой мы рассматриваем, есть вышестоящая организация (указана в уставе), поэтому нужно указать над наименованием рассматриваемого нами заведения название вышестоящей для неё организации. Наименование организации выделено жирным шрифтом и подчёркиванием, что в ГОСТ Р 6.30-2003 никак не прописано. Следует предположить, что подобное выделение 08 реквизита является ошибкой. Первое слово наименования организации начинается с заглавной буквы.

Расположенный на верху заголовочной части реквизит 10 «наименование вида документа» оформлен на одной строчке. Название вида документа в этом реквизите оформлено заглавными буквами и жирным шрифтом. О выделении этого реквизита жирным шрифтом в ГОСТ Р 6.30-2003 ничего не сказано, поэтому следует предположить, что оформление этого реквизита таким шрифтом является ошибкой.

Расположенный строчкой ниже реквизит 18 «заголовок к тексту» оформлен на одной строчке. Заголовок отвечает на вопрос «кого?». Реквизит полностью оформлен строчными буквами и выделен жирным шрифтом. Об оформлении этого реквизита жирным шрифтом в ГОСТ Р 6.30-2003 ничего не сказано, поэтому следует предположить, что выделение этого реквизита таким шрифтом является ошибкой.

Под реквизитом 08 «наименование организации» на одной строчке располагается реквизит 10 «наименование вида документа». Название вида документа в этом реквизите оформлено заглавными буквами. В оформлении этого реквизита и расположении его элементов ошибок нет.

Реквизит 11 «дата документа» оформлен словесно-цифровым способом и расположен на одной строчке. В оформлении этого реквизита и расположении его элементов ошибок нет.

Реквизит 12 «регистрационный номер документа» находится справа от реквизита 11 и располагается на одной строчке. В оформлении этого реквизита и расположении его элементов ошибок нет.

Расположенный строчкой ниже реквизит 18 «заголовок к тексту» оформлен на одной строчке. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «кого?». Реквизит полностью оформлен строчными буквами. В оформлении этого реквизита и расположении его элементов ошибок нет.

Реквизит 16 «гриф утверждения» расположен на пяти строчках. Реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица (включая наименование организации в сокращённой форме), утверждающего документ (первое слово должности с большой буквы), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, оформленной словесно-цифровым способом. После цифрового обозначения года общепринятое буквенное обозначение с точкой перенесено на центр следующей строчки, то есть оторвано от остальной части даты. Здесь в оформлении даты допущена ошибка (вероятно опечатка). Интервалы между строк реквизита: между 1 и 2 строчкой — 5 мм., между 2 и 3 — 8 мм., между 3 и 4 — 5 мм., между 4 и 5 — 2 мм. Тут допущена ошибка, состоящая в том, что межстрочные интервалы этого реквизита должны быть равны между собой, а они не имеют единого размера.

Реквизит 20 «текст документа» разделён на следующие разделы: 1. Общие положения; 2. Функции; 3. Должностные обязанности; 4. Права;

5. Ответственность. Названия разделов находятся по центру отдельных строчек. Наименования разделов выделены жирным шрифтом. Каждый раздел включает в себя пункты, каждый из которых начинается с новой строчки. В нумерации пунктов есть недочёты, заключающиеся в несоответствии оформления некоторых номеров пунктов другим (большинству) номерам пунктов документа (в пунктах «2. 1.» и«5. 1.» цифры разделены пробелом и точкой, а в остальных только точкой, т. е. была нарушена предполагаемая составителем документа унификация).

Реквизит 22 «подпись» располагается на трёх строчках. Он включает в себя сокращённое наименование должности лица, подписавшего документ (на первой строчке), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) (на второй строчке) и дату подписания, оформленную словесно-цифровым способом (на третьей строчке). Здесь допущена ошибка, заключающаяся в том, что элемент «наименование должности лица» находится на разных строчках с элементами «личная подпись» и «расшифровка подписи». Эти три элемента должны быть расположены на одной строчке. В данном случае наименование должности лица состоит из немалого количества печатаемых символов, поэтому можно расположить этот элемент реквизита на нескольких строчках, центрировав его относительно самой длинной строки. Тогда элементы «личная подпись» и «расшифровка подписи» нужно будет расположить на уровне последней строки элемента «наименование должности лица». В оформлении этого реквизита допущена и ещё одна ошибка, заключающаяся в том, что в нём присутствует такой элемент, как «дата подписания», которого в этом реквизите быть не должно.

Виза ознакомления включает в себя фразу, подтверждающую, что работник ознакомлен с документом (находится на двух строчках над таблицей этой визы). Ниже (в таблице) располагаются такие элементы визы ознакомления, как дата подписания, оформленная цифровым способом с общепринятым буквенным обозначением года с точкой, ФИО должностного лица (полностью, без инициалов) и его подпись. Виза оформлена для двух должностных лиц в виде таблицы, состоящей из восьми строк и четырёх граф. Все графы на первой строке имеют заголовки. Первая графа представляет собой боковик таблицы, содержащий номера второй и третьей строчек таблицы (остальные строчки этой графы, кроме первой, являются пустыми). Во второй графе на второй и третьей строках находятся даты подписания (остальные строчки этой графы, кроме первой, являются пустыми). В оформлении даты допущена ошибка, так как при её цифровом способе оформления общепринятого буквенного обозначения года с точкой быть не может. В третьей графе на второй и третьей строках находятся ФИО должностных лиц (остальные строчки этой графы, кроме первой, являются пустыми). В оформлении ФИО должностных лиц (точнее это является расшифровкой подписи) допущена ошибка, так как здесь должны указываться не полные ФИО, а инициалы и фамилия. Четвёртая графа, судя по её заголовку («Личная подпись» без кавычек) должна содержать личные подписи должностных лиц, указанных в третьей графе. Все строки этой графы (кроме первой, которая содержит заголовок) являются пустыми.

Исправленный документ

(См. приложение Б)

Вывод:

После проведённого выше анализа документа на соответствия требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 по правилам оформления и расположения реквизитов было обнаружено в нём 20 ошибок и недочётов, основная часть которых приходится на заголовочную часть документа (13 штук: неверный способ расположения 08, 10, 11 и 12 реквизитов; неправильное размещение 16 реквизита в целом, его элементов и разные размеры межстрочных интервалов; наличие лишних 10 и 18 реквизитов; неправильное оформление 08, верхних 10 и 18 реквизитов); на поля — 3 штуки (неправильные размеры верхнего поля на первой и третьей страницах; неправильные размеры нижнего поля на первой и второй страницах; отсутствие нумерации второй и третьей страниц); на основную часть документа — 1 штука (несоответствие оформления некоторых номеров пунктов другим (большинству) номерам пунктов документа, т. е. нарушение унификации); на оформляющую — 3 штуки (расположение 22 реквизита с отступом от левого поля (т. е. не во всю длину строки); наличие лишнего элемента в 22 реквизите; оформление частей реквизита 22 на разных строчках). Сам вид документа является весьма распространённым для подобных организаций (средние образовательные учреждения), но несмотря на такую распространённость встречаются типичные ошибки, в частности, неправильное использование реквизита 10 «наименование вида документа» и 18 «заголовок к тексту», а именно расположение их в неправильном месте. Часты ошибки, заключающиеся в неправильном расположении и оформлении реквизита 22 «подпись». Нередки недочёты в оформлении реквизита 20 «текст документа». Имеется весьма часто встречающаяся ошибка, заключающаяся в неправильном оформлении реквизита 08 «наименование организации». Нередко пренебрежение размерами полей документа. Имеется весьма типичная ошибка, заключающаяся в неправильном размещении и оформлении реквизита 16 «гриф утверждения». Встречаются нередкие ошибки, состоящие в неверном оформлении реквизитов 10 «наименование вида документа» и 18 «заголовок к тексту».