1.2. Документ № 2 Отчёт

Рассматриваемый отчёт (см. Приложение В) (да и все другие документы этого вида) относится к информационно-справочной документации. Отчёт выполнен на листе формата А4 (297х210 мм.) Отчёт полностью оформлен альбомной раскладкой. Такая раскладка является недочётом, так как не является желательной при составлении документа. Документ разделён на три части: заголовочную, основную и оформляющую. Документ является одностраничным. Документ изготовлен на белой бумаге.

Разметка полей и содержащиеся в них реквизиты

Размеры полей документа (раскладка документа в данном случае альбомная, поэтому мы будем мерить поля относительно расположения реквизитов на странице): верхнее 19 мм., левое 17 мм., нижнее 35 мм., правое 19 мм. Размеры верхнего и левого полей не соответствуют п. 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003, который сообщает нам, что верхнее и левое поля должны иметь не менее 20 мм. (так как многостраничный документ, начиная со 2-й страницы, нумеруется по середине верхнего поля листа, а левое поле служит для подшивания документа в дело). Страница документа не нумерована, так как документ одностраничный. В документе отсутствует реквизит 30 «идентификатор электронной копии документа». Отсутствие этого реквизита ошибкой не является.

Расположение реквизитов на страницах документа

Представленный перед нами документ имеет продольное расположение реквизитов (можно видеть по характерному расположению реквизитов 10 «наименование вида документа» и 08 «наименование организации»). (Все реквизиты документа расположены относительно альбомной раскладки страницы, поэтому когда мы будем говорить как о верном, так и о неверном их расположении, мы не будем упоминать о том, что они должны быть расположены относительно книжной раскладки, однако о предпочтительном расположении необходимо помнить).

Вверху заголовочной части документа, по середине строки располагается реквизит 10 «наименование вида документа». По способу расположения этот реквизит ошибок не имеет.

Строчкой ниже этого реквизита размещается реквизит 18 «заголовок к тексту», который также находится посередине строки. По способу расположения этот реквизит ошибок не имеет.

Строчкой ниже заголовка к тексту находится реквизит 08 «наименование организации», который также располагается посередине строки. По способу расположения этот реквизит ошибок не имеет.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в расположении относительно друг друга реквизитов этого отчёта допущены следующие ошибки и недочёты: 1) Реквизит 10 «наименование вида документа» должен располагаться ниже реквизита 08 «наименование организации». 2) Реквизит 18 «заголовок к тексту» должен находится ниже реквизита 10 «наименование вида документа», но выше 20 «текст документа».

В заголовочной части отчёта отсутствуют следующие реквизиты, которые включает в себя документ конкретного вида (кроме письма): 03 «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (отсутствие этого реквизита не является ошибкой, так как в уставе организации, документ которой мы рассматриваем, нет информации о его наличии), 14 «место составления документа» (его отсутствие оправдано тем, что по реквизиту 08 «наименование организации» и так понятно, где находится организация). В документе отсутствуют реквизиты 11 «дата документа» и 12 «регистрационный номер документа». Их отсутствие в документе является ошибочным. Они должны быть расположены на одной строчке в левой части страницы документа (дата документа слева, а регистрационный номер документа справа) напротив грифа утверждения, ниже наименования вида документа, но выше заголовка к тексту. В заголовочной части отсутствует реквизит 16 «гриф утверждения», что является ошибкой. Он должен располагаться в правой части страницы документа напротив реквизитов 11 и 12, ниже наименования вида документа, но выше заголовка к тексту. Реквизит должен быть центрирован относительно серединной вертикальной линии правой части страницы или расположен с некоторым отступом к серединной вертикальной линии страницы, оставаясь при этом в правой части.

Далее следует основная часть, которую составляет реквизит 20 «текст документа». Этот реквизит занимает большую часть страницы документа. В расположении этого реквизита ошибок нет.

После основной части документа находится оформляющая часть. В ней, находясь в левой части строки с некоторым отступом от левого поля, располагается реквизит 22 «подпись». В расположении этого реквизита допущена ошибка, так как он должен размещаться во всю длину строки, т. е. располагаться без отступа от левого поля и касаться границы правого поля.

На этом же реквизите находится реквизит 25 «оттиск печати». Он захватывает личную подпись и часть расшифровки подписи в 22 реквизите. Расположение реквизита 25 на 22 реквизите является ошибкой. В документе данного вида реквизит 25 должен располагаться на реквизите 16 «гриф утверждения».

Строчкой ниже реквизита 22 «подпись» с определённым отступом от левого поля расположен (предположительно) реквизит 27 «отметка об исполнителе». В его расположении допущена ошибка, так как он должен оформляться без отступа от поля. Нахождение этого реквизита на документе данного вида является ошибкой, так как отметка об исполнителе может быть только в письмах.

Оформление реквизитов и расположение их элементов

Реквизит 10 «наименование вида документа», расположенный на одной строчке, полностью оформлен заглавными буквами. В оформлении этого реквизита и расположении его элементов ошибок нет.

Реквизит 18 «заголовок к тексту» расположен на двух строчках. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чём?». Реквизит полностью оформлен строчными буквами (в реквизите присутствуют и цифры). Здесь допущена ошибка, состоящая в том, что в заголовке к тексту, отвечающем на вопрос «о чём?» («о ком?»), первое слово должно начинаться с большой буквы, а в данном отчёте оно начинается со строчной.

В реквизите 08 «наименование организации», расположенном на одной строчке, указано только сокращённое наименование организации. Однако в уставе (учредительный документ) этой же организации есть и сокращённое и полное название, поэтому в рассматриваемом документе в реквизите 08 нужно указать и полное наименование организации (указать выше сокращённого, а сокращённое заключить в скобки). У организации, документ которой мы рассматриваем, есть вышестоящая организация (указана в уставе), поэтому нужно указать над полным наименованием рассматриваемого нами заведения название вышестоящей для неё организации. В документе в сокращённом наименовании организации допущена ошибка, так как в нём отсутствует часть названия (отсутствует цифра «51»). Можно также предположить, что исполнитель документа не отделял реквизит 08 от реквизита 18 «заголовок к тексту». В таком случае 08 реквизит, включённый в состав 18, по сути является частью заголовка к тексту и отвечает на вопрос «чем?». Однако включение 08 реквизита в состав 18 является ошибкой.

Реквизит 16 «гриф утверждения» должен состоять из следующих элементов: ключевого слова «УТВЕРЖДАЮ», написанного заглавными буквами без кавычек и двоеточия после него; наименования должности лица, утверждающего документ с указанием сокращённого наименования организации; личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия); даты утверждения.

Реквизит 20 «текст документа» оформлен в виде таблицы. Она состоит из девяти граф (в таблице семь граф, которые имеют только заголовки, но четвёртая и пятая из них делятся ещё и на две графы каждая) и шести строк. Боковик таблицы (первая графа) содержит номера строк (всех, кроме второй). Первая строка боковика имеет заголовок («№ п/п» без кавычек). Остальные графы, каждая из которых имеет на первой строке свои заголовки (четвёртая, пятая, шестая и седьмая графы имеют ещё и подзаголовки, согласованные с заголовками; заголовки второй, третей, восьмой и девятой граф выражены именем существительным в именительном падеже), содержат основные данные (на последней девятой графе вторая, третья, четвёртая, пятая и шестая строки являются пустыми). В оформлении двух заголовков для четвёртой, пятой, шестой и седьмой граф (каждый заголовок оформлен на две графы, каждая из которых имеет свои подзаголовки) допущена ошибка, состоящая в том, что один заголовок выражен глаголом («Поступило» без кавычек), а другой кратким причастием («Израсходовано» без кавычек). Заголовки должны быть выражены именем существительным в именительном падеже («Поступления» без кавычек; «Израсходование» или «Траты» без кавычек). В оформлении данных таблицы есть недочёт, заключающийся в том, что рядом с количеством денежных единиц, обозначенных цифрами, не указано наименование денежной единицы.

Реквизит 22 «подпись» оформлен для двух должностных лиц (на двух строчках). Их подписи расположены одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должностными лицами должности. В состав реквизита подпись входят: сокращённое наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (фамилия, а затем инициалы). В расположении элементов подписи есть ошибка, заключающаяся в том, что в расшифровке подписи должны сначала указываться инициалы, а потом фамилия. В оформлении наименований должностей лиц, подписавших документ, допущена ошибка, состоящая в том, что данные здесь названия отличны от тех, которые закреплены за этими лицами в организационном документе (уставе) организации. Поэтому нужно в наименованиях должностей лиц указать (в сокращённом виде) те должности, которые указываются в учредительном документе организации (вместо «Руководитель» должно быть «Директор», а вместо «Гл.бухгалтер» - «Главный бухгалтер»). В оформлении этого реквизита допущена и ещё одна ошибка, состоящая в том, что реквизит оформлен и для такого должностного лица, как директор (руководитель организации). Данное лицо не подписывает документы такого вида, а только утверждает их (реквизит 16 «гриф утверждения»).

Реквизит 25 «оттиск печати» представляет собой печать организации. В оттиске печати есть воспроизведение герба г. Пензы. Оттиск содержит полное и сокращённое наименование организации, документ которой мы рассматриваем, а так же наименование вышестоящей для неё организации. В оттиске печати указан и ОГРН. В оформлении этого реквизита допущена ошибка, состоящая в том, что в нём указано как полное, так и сокращённое наименование организации, а должно быть отмечено только полное.

Реквизит 27 «отметка об исполнителе» оформлен на одной строчке. В нём указан номер телефона исполнителя документа. Слева от номера находится часть 27 реквизита, указывающая (содержит надпись «(телефон)» без кавычек) на то, что находящаяся от неё справа часть того же реквизита является номером телефона. В оформлении этого реквизита допущена ошибка, заключающаяся в отсутствие в этом реквизите инициалов и фамилии исполнителя документа (они должны располагаться выше номера телефона). Однако с целью проявления этикета часто в практике делопроизводства вопреки ГОСТ Р 6.30-2003 вместо инициалов пишется полное имя и отчество. Также в этом реквизите является лишним наличие элемента, оформленного в виде слова в скобках «(телефон)».

Исправленный документ

(См. Приложение Г)

Вывод:

После проведённого выше анализа документа на соответствия требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 по правилам оформления и расположения реквизитов было обнаружено в нём 22 ошибки и недочёта. На заголовочную часть приходится 8 штук (неправильное расположение между собой реквизитов 08, 18 и 10; неправильное оформление 08 и 18 реквизитов; отсутствие реквизитов 11, 12 и 16); на поля и раскладку — 3 штуки (оформление документа в не предпочтительной раскладке; неправильные размеры верхнего и левого полей); на основную часть — 2 штуки (отсутствие наименования денежных единиц рядом с их количеством; заголовки выражены неправильной частью речи); на оформляющую часть — 10 штук (наличие на документе данного вида реквизита 27; расположение 27 реквизита с отступом от левого поля; размещение реквизита 22 не во всю длину строки; наличие недостающих и лишних элементов в 27 реквизите; неправильное расположение некоторых элементов в 22 реквизите; неправильное расположение реквизита 25; наличие в 25 реквизите сокращённого наименования организации; неверное оформление наименований должностей лиц, подписавших документ, в реквизите 22; оформление в 22 реквизите должностного лица, не подписывающего данный вид документа). Сам вид документа является весьма распространённым для подобных организаций (средние образовательные учреждения), но несмотря на такую распространённость встречаются типичные ошибки, в частности, неправильное использование реквизитов 18 «заголовок к тексту», 10 «наименование вида документа» и 08 «наименование организации», а именно расположение их в неправильном месте. Типично отсутствие реквизитов 11 «дата документа» и 12 «регистрационный номер документа». Часты ошибки, заключающиеся в неправильном расположении реквизита 22 «подпись» в целом, его отдельных элементов и оформлении его составных частей. Нередки ошибки в оформлении реквизита 20 «текст документа». Нередко пренебрежение размерами полей документа. Имеется довольно типичная ошибка, заключающаяся в неправильном оформлении реквизита 25 «оттиск печати». Имеется весьма часто встречающаяся ошибка, заключающаяся в неправильном оформлении реквизита 08 «наименование организации». Нередки ошибки в неправильном оформлении реквизита 18 «заголовок к тексту». Часта ошибка, заключающаяся в неправильном расположении (в данном случае в отсутствии) реквизита 16 «гриф утверждения».