Глава 44. Документооборот по специальной одежде

В целях защиты жизни и здоровья, обеспечения безопасных условий труда работников производства обеспечивают их бесплатной специальной одеждой. В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, производимые на предприятии, в частности движение специальной одежды, должны оформляться оправдательными документами.

В данном разделе рассмотрим, что понимается под специальной одеждой, порядок ее отражения в учете, а также порядок документального оформления движения специальной одежды в организации.

Для начала определим, что понимается под специальной одеждой. Для того чтобы узнать, какие именно активы относятся к специальной одежде, следует обратиться к Методическим указаниям по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденным Приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. N 135н (далее - Методические указания N 135н).

Согласно п. 7 Методических указаний N 135н под специальной одеждой (далее - спецодеждой)понимаются следующие средства индивидуальной защиты работников производства:

- спецодежда;

- специальная обувь;

- предохранительные приспособления, в том числе: комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы;

- другие виды спецодежды.

Поступление спецодежды в бухгалтерском учете организации отражается аналогично поступлению иных материально-производственных запасов, следовательно, их учет регламентируется:

- Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н (далее - ПБУ 5/01);

- Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н (далее - Методические указания N 119н).

Во всех случаях спецодежда принимается к учету по фактической себестоимости, которая определяется в порядке, установленном п. 7 ПБУ 5/01, абз. 5 п. 16, п. 203 Методических указаний N 119н.

Согласно п. 13 Методических указаний N 135н спецодежда учитывается на счете 10 "Материалы", субсчет 10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе".

При поступлении спецодежды в бухгалтерском учете организации будет сделана следующая запись:

Дебет счета 10 "Материалы", субсчет 10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе", Кредит счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - отражено поступление спецодежды.

Спецодежда может быть приобретена за плату, изготовлена в самой организации, получена безвозмездно, внесена в уставный капитал организации.

Независимо от способа, поступление спецодежды должно быть оформлено документально и отражено в бухгалтерском учете организации.

Для учета спецодежды, поступающей от поставщиков, применяется приходный ордер (форма N М-4), унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (далее - Постановление Госкомстата России N 71а).

Лицу, которому предстоит получить спецодежду у поставщика, необходимо выдать документ, подтверждающий его право выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиками по нарядам, счетам, договорам, заказам, соглашениям.

Такими документами являются доверенности унифицированной формы N N М-2 и М-2а, которые утверждены Постановлением Госкомстата России N 71а. При этом доверенность формы N М-2 отличается от формы N М-2а лишь наличием корешка доверенности.

Такие доверенности выписываются бухгалтерией организации в одном экземпляре и выдаются под расписку получателю.

Методическими указаниями N 135н разрешен и вариант использования форм первичных учетных документов по движению спецодежды, разработанных организацией самостоятельно. Однако эти формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Напомним, что согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, имеющейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Изготовление спецодежды подтверждается составлением акта выполненных работ, образец формы которого приведен в Приложении к Методическим указаниям N 135н.

Передача изготовленной спецодежды на склады организации оформляется составлением:

- Требования-накладной (форма N М-11), применяемого для учета движения спецодежды между структурными подразделениями организации или материально ответственными лицами, составляется в трех экземплярах материально ответственным лицом пошивочного цеха. Первый экземпляр передается в бухгалтерию и служит основанием для принятия изготовленной спецодежды к учету и списания затрат на ее изготовление, второй экземпляр вместе со спецодеждой сдается на склад, а третий - остается в пошивочном цехе;

- Накладной (форма N М-15), применяемой для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, также составляется в трех экземплярах, распределяемых аналогично.

Склад, получивший один экземпляр формы N М-11 или N М-15 и изготовленную спецодежду, оформляет приходный ордер (форма N М-4). Приходный ордер составляется в одном экземпляре и выписывается на фактически поступившее количество спецодежды.

Отпуск спецодежды в эксплуатацию со складов организации и иных мест хранения осуществляется с применением:

- Требования-накладной (форма N М-11);

- Накладной (форма N М-15);

- Лимитно-заборной карты (форма N М-8).

Все вышеназванные формы утверждены Постановлением Госкомстата России N 71а.

При передаче спецодежды в эксплуатацию перечисленные выше документы составляются в двух экземплярах. На основании одного экземпляра спецодежда списывается со склада, где она хранилась, другой экземпляр служит основанием для принятия спецодежды на учет принимающим структурным подразделением.

Спецодежда выдается работникам в порядке, установленном коллективным договором на основе типовых отраслевых норм бесплатной выдачи спецодежды, а также Правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных Постановлением Минтруда России от 18 декабря 1998 г. N 51 (далее - Постановление Минтруда России N 51).

Выдача спецодежды работникам организации отражается в личной карточке работника, форма которой утверждена названным Постановлением Минтруда России N 51.

Также спецодежда, выданная работникам организации, отражается в Ведомости учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (форма N МБ-7), форма которой также утверждена Постановлением Госкомстата России N 71а.

Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается на складе.

Выбытие спецодежды имеет место в случае:

- продажи;

- безвозмездной передачи (за исключением договора безвозмездного пользования);

- списания в результате морального и физического износа;

- ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях;

- передачи в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций.

Если спецодежда выбывает в результате продажи, то на основании заключенного договора купли-продажи оформляется накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15). Однако накладная на отпуск материалов на сторону оформляется только в том случае, если организация продает спецодежду, бывшую в эксплуатации, либо излишки спецодежды, учтенные на счете 10 "Материалы".

Если же организация, помимо изготовления спецодежды для собственных нужд, производит пошив спецодежды по заказам других организаций, то такая спецодежда должна учитываться на счете 43 "Готовая продукция".

Продажа спецодежды, изначально предназначенной для продажи, оформляется составлением товарной накладной (форма N ТОРГ-12), унифицированная форма которой утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Безвозмездная передача спецодежды осуществляется на основании договора, в частности, на основании договора дарения, заключаемого в письменной форме, если стоимость дара превышает три тысячи рублей и дарителем является юридическое лицо, что установлено ст. 574 Гражданского кодекса Российской Федерации.

На основании заключенного договора следует составить акт приема-передачи спецодежды. Однако унифицированной формы акта приема-передачи спецодежды не утверждено, поэтому организация может разработать форму акта самостоятельно, соблюдая требования, перечисленные в ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Списание спецодежды вследствие морального или физического износа, при авариях, стихийных бедствиях или иных чрезвычайных ситуациях должно производиться вследствие проведения инвентаризации.

Инвентаризационная комиссия определяет возможность ремонта спецодежды, его целесообразность, либо непригодность дальнейшего использования спецодежды и принимает решение о ее списании, которое отражается составлением одного из следующих актов:

- "Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов" (форма N МБ-4);

- "Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов" (форма N МБ-8).

Все названные формы утверждены Постановлением Госкомстата России N 71а.

Возможность внесения спецодежды в счет вклада в уставный капитал организации должна быть предусмотрена учредительными документами такой организации.

При передаче спецодежды в уставный капитал организации необходимо составить передаточный акт, унифицированная форма которого не установлена. Следовательно, организации следует самостоятельно разработать такую форму, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты, предусмотренные в ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Таковы основные документы, которыми следует оформлять учет и движение специальной одежды в организации.